中央国家机关房地产档案管理办法

 

    第一条  为加强中央国家机关房地产档案管理，维护房地产权利人的合法权益，更好地为中央国家机关房地产管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市房地产管理法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《城市建设档案管理规定》等法律法规，制定本办法。

    第二条  中央国家机关房地产档案（以下简称房地产档案）是指在中央国家机关房地产的建设、使用、管理等工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。  

    第三条  本办法适用于国务院组成部门、直属特设机构、直属机构、办事机构、直属事业单位、部委管理的国家局，最高人民法院，最高人民检察院，有关人民团体，及其下属企事业单位(以下称各部门、各单位)房地产档案的管理。

    第四条  房地产档案管理工作以权属档案管理为核心，遵循统一组织、分级负责、分类归档、多套分存、授权使用的原则。

    第五条  国务院机关事务管理局作为中央国家机关房地产工作主管部门（以下简称主管部门），负责制定房地产档案管理规章制度，指导和监督各部门、各单位的房地产档案管理工作，协调与地方政府档案业务部门的关系。

    中央国家机关房地产档案工作接受国家档案行政主管部门的业务指导。

    第六条  产权人负责房地产档案的收集、保存、移交和利用等工作。

    各部门、各单位组织、领导并监督检查本部门、本单位内各产权人的房地产档案工作。

    本办法所指产权人，即房屋所有权证、国有土地使用证中“所有权人”、“土地使用者”栏目记载的法人。未取得房屋所有权证、国有土地使用证的，出资人或主要出资人承担产权人的职责。

    第七条  房地产档案分为权属档案、建设工程档案和使用管理档案。

    权属档案是指房地产权属登记、调查、测绘、转移、变更等工作中，形成的记载证明房屋所有权及土地使用权权属来源、变动情况等内容的文件材料。

    建设工程档案是指在新建、改建、扩建、翻建和维修改造的工程项目建设过程中形成的文件材料。

    使用管理档案是指房地产在分配、调整及使用等日常管理过程中形成的文件材料。

    第八条  房地产权属档案的归档范围包括：

    （一）产权人的身份证明、立项审批文件、建设工程规划许可证、建设用地批准书、建设用地规划许可证、建设工程施工许可证、工程竣工验收报告、国有土地使用证、房屋所有权证等；

    （二）房屋买卖合同、房产赠与书、房产析产协议书、房屋继承公证书、拍卖成交书、房产交换协议书、房地产调拨凭证、有关房产转移的上级批件或会议纪要等；

    （三）房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图，房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等；

    （四）其他有关房地产的权属来源资料。

    第九条  房地产建设工程档案的归档范围包括：

    （一）项目立项申报文件和批复；

    （二）项目用地批准文件、建设用地规划许可证；

    （三）规划意见书及附图、方案审查意见或方案复函、建设工程规划许可证及附图，建设工程施工许可证； 

    （四）年度投资计划、初步设计和投资概算申报文件及批复；

    （五）竣工结（决）算报告；

    （六）竣工图及设备技术说明书、试运行报告；

    （七）工程建设档案验收合格备案文件、管线测量资料及竣工验收报告；

    （八）其他相关材料。

    第十条  房地产使用管理档案的归档范围包括：

    （一）办公与业务用房使用管理档案

    1.调配申请及批文；

    2.使用协议；

    3.物业单位招投标文件、物业管理合同、日常运行维护记录；

    4.设施设备运行、维修、维护、改造等记录。

    （二）住宅使用管理档案

    1.住房申请、临时入住通知单、腾退旧房协议、调配通知单、集资建房协议；

    2.职工住房档案；

    3.周转住房的装修、制度设立及分配方案；

    4.物业管理合同、费用支付单据、物业公司变更资料、物业管理工作的年度测评报告；

    5.职工住房配售办法、相关会议纪要及最终配售方案；

    6.住房的各类证明或信函。

    第十一条  房地产档案归档应符合下列要求：

    （一）权属档案按照《城市房屋权属档案管理办法》有关规定归档；权属档案应为原件，原件已存其他档案馆或者确属另有重要用途的，可以是复印件或复制件，但须经产权人与原件校对、签章，并注明校对日期及原件存放处。 

    （二）建设工程档案、使用管理档案按照国家《科技档案案卷标准》有关规定归档；除纸质文件外，有条件的还应保存缩微品及电子文件。

    第十二条  各产权人以年度为单位，及时收集、保存和移交权属档案、建设工程档案、使用管理档案，并在国家法定法规的期限内完成归档；有隶属关系的各产权人，其档案移交工作须服从上级管理部门的决定。

    使用人和物业服务单位根据实际需要收集、保存部分建设工程档案及使用管理档案。

    建设工程停建、缓建的，建设工程档案由项目管理单位负责保存。

    第十三条  房地产档案与现状不符时，产权人应及时变更档案。  

    第十四条  房地产档案不完备的，产权人应组织力量补制。

    第十五条  权属档案应永久保存，建筑物续存期间应保存完整的建设工程档案，使用管理档案的保存期限由产权人根据实际情况设定。

    第十六条  档案销毁需本单位档案管理部门同意，经上一级资产管理部门批准，档案销毁后应保存销毁清单。

    第十七条  产权人对所移交的档案有优先利用权；其他单位或个人需调阅、抄录、复制房地产档案的，应经产权人及档案管理部门同意。

    第十八条  产权人应指定专门机构，配备专兼职人员和必要的安全保护设施，建立健全档案管理制度，确保房地产档案的完整、准确、安全和有效利用，人员变动时须办理工作交接手续。

    第十九条  主管部门结合房地产档案管理工作实际，定期组织开展档案检查和业务培训，提高房地产档案管理人员业务素质。

    第二十条  主管部门和各部门、各单位应逐步采用先进技术，不断提高房地产档案管理的标准化、信息化水平。

    第二十一条  主管部门对在房地产档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，应当给予表彰和奖励。

    第二十二条  违反本办法，有下列行为之一的, 由主管部门通报批评；对负有直接责任的主管人员和其他直接责任人员依法应当给予行政处分的，由主管部门提出给予行政处分的建议，各部门、各单位应依法及时作出决定；情节严重构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

    （一）无故延期或者不按规定收集、保存和移交房地产档案的;

    （二）涂改、伪造、倒卖房地产档案的;

    （三）房地产档案管理人员玩忽职守,造成档案损失的；

    （四）其他违反档案管理规定的行为。

    第二十三条  中央企业单位及其他按照规定纳入中央国家机关土地管理范围单位的房地产档案管理参照本办法执行。

    第二十四条  本办法由国务院机关事务管理局负责解释。

    第二十五条  本办法自印发之日起施行。