怎样做好机关后勤管理工作(经验交流)

怎样做好机关后勤管理工作

杨锦平　

　机关后勤管理的工作内容比较复杂,涉及到财务、车辆、房地产、财产物资、设施设备、基本建设、水电、电话、生活服务、接待服务,机关绿化、卫生、安全保卫以及机关创办经济实体管理等等,是一种“全方位”、“全过程”、“全天候”的管理体系。所谓“全方位”是指它的管理范围包括方方面面;“全过程”是指后勤管理的每项工作,从头到尾都要负责到底;如接待工作,从客人迎进到送走,中间的吃、喝、住、行、用以及娱乐等,都要负责到底;“全天候”是指一年365天,一天24小时都要不间断运转。如安全保卫、总机电话接转、水电供给等是没有八小时内外之分的,这是与其他工作一个重要的区别。要把如此多的具体事项都管理好,关键是要把人力资源运用好,要分析研究工作量和人力之间的关系,分析每个岗位的工作量是否饱满、工作者的素质能力是否适合岗位需要,要使人的质和量与工作的质和量相一致,工作量不足是一些单位懒散、低效,滋生不正之风的一个重要原因。要尽量做到以最少的人员投入,最短的时间占用,最低的财力支出和物力消耗,获得最佳的成果。　　机关后勤管理只有做到人人有专责,事事有标准,才能取得良好的效果。　　我们体会到机关后勤管理工作需要坚持三个原则:一是必须贯彻集中与放权的原则。要根据后勤管理特点、正确划分管理层次,一方面要把有关机关全局的管理权限集中到决策指挥层上来,加强统一决策指挥。另一方面,又要充分调动各级管理组织的积极性,充分发挥每个管理者的智慧和力量,信任他们在其职权范围内独立地处理各自有关业务。当然,后勤工作是个管钱管物的部门,需要时对某项工作进行调查、抽查、督促也是必要的。　　二是制定制度要坚持责、权、利对等的原则。后勤管理部门具有经济性特点,而且这个特点越来越突出。在制定和落实责任制时要做到责任明确,奖惩分明。因此要注意避免三种倾向:一是责任明确、权利含糊现象。在落实工作时,应既明确责任,也要给责任人相应的权力。二是责任含糊、利益明确现象。如在制定岗位责任制时、笼统原则,模棱两可,在利益的分配上却清清楚楚,明明白白;当工作检查兑现时,责任不清,而分配不给不行。长久下去,岗位责任“虚”,经济利益“实”,工作起来钻政策的空子,检查验收时,扯皮现象越来越突出。三是责任清楚、利益不明的现象。岗位责任制中不仅要规定岗位人员的职责,还要规定相应的权力,落实相应的奖惩制度。只有这样才能保证岗位责任制的贯彻执行。防止出现少数人热气腾腾,多数人冷冷清清的局面。　　三是必须坚持“说到做到”的原则。责任目标经过调查研究、充分讨论后,一旦制定,就必须坚决执行。平时要按责任目标进行检查,年底按责任目标考核兑现,做到奖励不眼红,惩罚不手软,决不搞下不为例,才能取信于民,否则就会影响责任制的落实。州委办公室的后勤创收目标责任制和办公室电话管理责任制,就是坚持了这一原则,取得了增收节支,干部职工满意、工作效率提高的效果。　　机关后勤管理工作还必须处理好两个关系:一是处理好全面服务和重点服务的关系。首先是为领导开展政务活动提供很好的服务,这是服务的重点。领导的政务活动事关全局,影响很大,服务工作不能有失误;其次是为机关服务。为机关服务既包括为机关有效运转服务,又包括为改善机关干部职工生活福利服务。这种服务关系到大多数干部职工的利益,服务的面很宽,内容很多,我们必须服务好。　　二是处理好开源与节流的关系。节流本身就是很好的开源。一是资源利用上要节流。如有些单位的微机购置,几年内就由“286”换到“486”“586”甚至还有最新潮的奔腾机,实际都只利用了它的打字功能。再如小车及零部件的购置,80年代末90年代初吉普车、上海牌轿车、伏尔加轿车等都算是时髦车辆,有的单位此类车的零部件一购就是成千上万元放在仓库,但由于科技发展,市场竞争激烈,几年之中以上车辆就被淘汰,最后该单位所购置的成千上万元的零部件变成了一堆废铁。二是院内大小建设上的节流。如“修一栋房子、建一个草坪花园等,这里的学问深得很,若不懂行、不精打细算,多则几万几十万,少则成百上千就这样流出去了。三是消耗与支出要节流。如公共场所的长明灯、长流水问题,办公室的夏天空调、冬天电炉有人无人一开一整天无人管,笔墨纸张需不需要一领一大摞,办公室的电话,有事无事一打就是几十分钟,一个多小时,在里面谈天、说地、听音乐,甚至谈情说爱。这类现象在各个单位都不同程度的存在。我们不能小看这种节流。实际上节流也是一种创收,少开支一点,也就等于增加了一点。不积小流无以成江河,就是这个道理。　　此外,做好机关后勤管理工作还必须转变观念。许多同志平时普遍认为,行政后勤工作是与钱、物打交道的部门,没有钱就无法办事,给多少钱就办多少事,这似乎是天经地义的道理,但这正是后勤工作的大忌。我们州委办公室后勤管理人员在分管领导的正确领导下转变了这种观念,贯彻了“少花钱多办事、花小钱办大事、不花钱也办事”的原则。如在抓文明创建方面,我们针对院内23个县级部门406户住房、1033人的大院,保安力量又十分有限的实际,成立了文明创建活动协调领导小组,小组成员均由各住户自己推荐出的两名协理员和单元组长组成。这些人员都是不拿一分钱报酬,乐意为大家服务的热心人,形成了机关工作人员上班有单位管,下班有协理员和单元组长服务的格局。我们行政后勤一班人还组织并参与了大院的绿化、美化、净化、亮化工程,为机关节约了大笔资金。这说明了观念转变天地宽,后勤管理工作只要做到心里常常想着事,手里时时找事干,不断创新管理方法,坚持不懈的落实,就一定能取得成效。(作者单位:湖北省恩施州委办公室)