浅议政府采购装修工程的组织与管理

国管局门户网站 www.ggj.gov.cn 2005-06-27 11:13
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栾培达

 

    2004年,山东省省级机关事务管理局利用财政资金,按照政府采购法的规定对省化工办、机械办、轻工办及纺织办的办公楼整体装修改造工程进行了组织和管理。通过这次装修改造,不仅改善了各单位的办公条件,而且为政府采购中二次装修工程的组织与管理工作理顺了关系,完善了工作程序,为以后的工作提供了一条可供借鉴的思路。本文希望结合此次工程的实际情况对政府二次装修工程的组织与管理进行以下几个方面的探讨:
    一、二次装修工程的特点
    二次装修工程与新建工程相比,具有很大的差别,主要体现在以下几个方面:
    一是各办公楼的现状差别较大,情况复杂。各办公楼建成年代不同,使用情况、维护情况、改造情况也是千差万别,办公楼主体建筑结构及破损程度也不尽相同。
    二是政府工程资金受到严格限制。财政部门在拨付装修资金时往往根据粗略的概算确定资金使用额度,资金的确定缺乏弹性,使得工程费用必须严格限定在一定范围内。
    三是施工组织较为复杂。由于很多单位不能全部腾空办公用房,因此二次装修工程必须与用房单位的办公同步进行,这为施工的组织与管理增加了难度。


    二、工程的前期准备工作
    针对二次装修工程本身的特点,其前期准备需要作好以下三个阶段的工作:
    (一)方案阶段。由于政府办公楼实际情况各不相同,因此进行认真的前期设计工作尤为重要。在方案的设计阶段需要做好以下几个方面的工作:
    一要现场摸底。管理局根据现场对用房情况的摸底,提出装修总的要求,确定装修范围及装修的重点。
    二要编制装修方案及预算。各用房单位根据装修要求提出需装修改造的项目及概算。
    三要进行方案审查及施工图设计。管理局对装修内容及概算情况进行初审,对不符合装修要求以及概算与资金差距较大的项目进行调整和修正。各用房单位根据确定的装修内容组织方案设计并编制详细的预算,设计方案和预算再次经管理局审核并提出修改意见,经修改完善后确定最终装修施工方案并组织施工图设计。
    (二)招标阶段。根据政府采购法的有关规定,由管理局在考察的基础上委托较有实力和经验的招标代理机构。在招标的准备过程中,明确招标总的原则,对招标公司提供的招标文件[JP]进行认真审查和论证。在招标阶段要注意以下两个问题:
    1、招标文件的确定。在招标文件中,评标办法是其中的主要内容,由于二次装修工程较为复杂,对施工队伍的报价以选取中偏下为宜。一是可以尽量节省资金,二是保证施工质量,防止施工队伍为中标而采取不合理的低报价策略。
    2、采取定价中标的招标办法。中标单位中标后,其中标价格即为最终结算价格。在开标以前,要求施工企业对施工项目进行详细的了解,(考虑一切由不利因素造成的价格调整,并包含在报价中,)防止施工企业在竣工后以各种理由提高工程决算价格。
    (三)签订施工合同
    由于山东省省级机关事务管理局为房产的产权人,与中标单位统一签订施工合同。在合同签订以前,会同施工企业、监理单位、用房单位就施工组织方案进行仔细研究,确定详细的施工组织方案。

    三、施工管理与控制
    在施工阶段需要抓好以下几个方面的工作:
    (一)工程的组织与协调:在整个施工过程中,用房单位必须全过程参与并配合施工企业的工作。管理局在每家用房单位指定一名同志作为驻工地的专职甲方代表,并以书面形式对甲方代表的权利与义务予以确认。通过这一形式能够有效地发挥用房单位的主动性和积极性,强化其责任心,同时加强用房单位与施工单位在施工过程中的配合。在施工过程中,甲方代表定期召集项目经理、监理工程师就工程进展情况进行沟通与协调,及时解决出现的各种问题。
    (二)工程的质量管理:工程的质量是关键,在质量控制上采取分级负责的办法。首先,我们要求监理公司必须严格按照监理合同的工作内容,对施工企业的施工质量进行严格的验收与审查,同时要接受甲方代表的监督和管理。其次,我们明确甲方代表所承担的工程质量责任,甲方代表与监理人员共同对施工过程进行实时监控,同时甲方代表对监理公司的工作进行日常的监督。另外在施工过程中,管理局不定期对施工现场进行检查,协调各方工作,对施工过程中出现的各种问题及时提出建议和意见,对不符合施工质量要求的限期整改,其中重点检查监理公司的工作情况,比如对隐蔽工程的检验记录,对主要材料的检验记录等。
    (三)工程的造价管理:由于在工程的招标阶段中,就已经明确了所有项目为固定价工程,施工单位中标价格为最终结算价格,因此施工单位必须严格按照招标所确定的施工内容组织施工,避免工程造价的大幅度波动。同时加强对工程款支付程序的管理,对施工过程中工程款的支付,严格按照合同规定的工程进度执行。工程款支付前,需经监理同意,并由甲方代表、管理局专人审核签字后才能生效,从而杜绝了各种不合理款项的支付。
办公楼的二次装修工程普遍存在工期短、资金紧张、施工复杂等情况,在施工项目的组织与管理中有几个问题需要引起政府采购部门的注意:
    一是要充分调动用房单位的积极性。由于用房单位对房产状况较为熟悉,因此由其提出的装修方案更为合理,能够做到实事求是、因地制宜。另外在施工过程中需要用房单位的组织与协调,因此必须取得用房单位的支持。
    二是加强工程造价管理,防止投资失控。主要抓好两方面工作:首先是方案的设计管理,强化方案的优化及细化,在方案阶段严格控制项目投资额;其次在施工阶段强化监理签证管理,严格控制施工方案的变更和调整,采用定价承包方式,避免工程费用超支。
    三是确保施工队伍优选的质量。做好对施工队伍的前期考察工作,选择真正具有较高施工管理水平的施工企业,必要时可在政府采购范围内建立施  工企业登记备案制度,保证施工企业的质量。
    政府办公楼的二次装修工作对于改善政府部门办公条件,提高政府部门行政效率,具有十分重要的意义,因此需要政府采购部门在实践中不断总结经验,提高组织与管理水平,更好地为政府部门提供优质的后勤保障服务。
                                        (作者单位:山东省省级机关房产管理处)

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