办公用品信息化管理推进节约型机关建设

    电子政务是信息通信技术与当代政府创新理念相结合的产物，电子政务以现代信息技术作为改革的工具与媒介，以技术创新引发制度创新，带动管理创新，最终达到提高政府管理效能，实现政府服务的高效便捷。
    近年来中直管理局行政处在推行电子政务即信息化管理方面动脑筋、下功夫、重实效。首先清理、整合、完善处内各项工作流程，明确信息化管理的主要工作。如办公用品和医疗用品的领用、固定资产管理、职工住房档案和住房补贴的管理。然后对管理所需的信息以电子化、数字化形式自动采集、交流和再现，建立网络化的信息管理系统。从而实现为全局各部门提供效率高、成本低、质量优的服务。尤其是办公用品领用软件的成功开发、升级、应用成为推进节约型机关建设的一项重要措施。
    一、办公用品采购价目公开透明
    电子政务的最重要特质就在于它的公开性与透明性。每次通过政府采购购置的办公用品，都会及时将类型、品牌、型号、价格等相关信息登记入库，这些信息都是对全局干部职工公开的，大家可以清楚地知道自己用的每一张纸、每一支笔、每一个本的采购价格。
    这种网络化的办公用品领用模式，打破了封闭式运行机制，建立起一种网络化的、公开、透明的开放式领用模式，使采购程序、采购价格、领用制度在阳光下运行。正是阳光采购、透明领用节约了采购经费，节省了行政成本，形成了全局干部职工对办公用品采购管理的监督。
    二、办公用品领用制度化提高效率
    通过开发办公用品软件，我处将办公用品的领用制度、领用程序进一步清晰梳理，并制订了《中直管理局办公用品管理暂行办法》。形成了办公用品的动态定额管理、按需集中采购的模式。办公用品领用程序：打开局域网，登陆进入办公用品管理系统，查看库存，选择办公用品，生成并打印出《办公用品申领单》，经本部门主管领导和行政管理处主管领导签字审批及出库管理员审核后，即可领取办公用品。
如果各部门要申领的办公用品库房中没有，可以在网上向我处提出需求，我处会及时察看网上信息，根据各部门提出的需求与供货商联系采购，然后回复各部门。
    三、办公用品定额领用、动态管理
    办公用品领用采取人员定额控制的办法，预算定额按各部门在职干部人数和财务部门下达的预算确定额度。每年初在办公用品管理系统中确定各部门的正常预算。各部门登陆进入系统后，每次领用办公用品都会动态显示当前的预算余额，方便各部门控制办公用品的领用。
    我处可以动态掌握全局的办公用品领用情况，根据实际情况申请追加预算或控制办公用品的领用。
    四、办公用品领用数据的分析报告
办公用品领用软件可以提供不同的分类数据，既可以统计各处室办公用品的动态领用情况，也可以统计各种办公用品不同时期的消耗情况。我们会定期公布办公用品采购、出入库、领用的统计分析报告。这些数据和报告为我们下一步制定预算、集中采购都提供了依据，既减少了库存和资金占用，又为各部门提供了便捷的服务。
    正是办公用品的阳光采购，加强了办公用品采购管理，节约了采购经费。办公用品领用制度化提高了效率，节省了行政成本，保障了全局各处室的日常办公需求。办公用品定额领用、动态管理，使办公用品的领用落实到每个人，使大家能够从节约一张纸、一支笔、一个本做起，不断增强节约意识。办公用品领用数据的分析报告，既减少了库存和资金占用，又为各处室提供了便捷的服务。

                                                                                                        (作者单位:中直管理局行政管理处)