机关事务工作精细化管理的实践与启示

    近年来，江苏省泰州市机关事务管理局以精细化管理为抓手，推动管理、保障、服务水平和队伍素质的整体提高，有力促进了事业的全面健康发展。

    一、推行精细化管理的三个步骤
    （一）培育一种精细文化。2013年底，我局组织干部职工代表专程赴江苏海企化工等标杆企业学习先进的管理理念，现场感受精细化管理方式和成效。随后，在全局开展专题大讨论活动，引导干部职工“跳出后勤看后勤”，以精细管理的标准审视自身工作，树立精益求精的工作态度，摒弃传统工作模式难以突破、精细化管理只适用于企业等狭隘观点，着力培育关注细节、研究细节、改进细节的精细管理文化。
    （二）建立三个制度体系。2014年以来，我局修订了10类124项精细化制度标准，逐步建立了目标责任体系、工作标准体系和考核评价体系。目标责任体系，将目标任务按照项目内容、序时进度、责任履行细化分解，让每一个人知道自己“应该做什么”；工作标准体系，以文字、图表、信息软件等方式准确表述各个岗位的工作内容、质量标准、操作流程，让每一个人知道自己“应该怎么做”；考核评价体系，根据目标责任和工作标准，制定日常监督量化考评制度，实施月度、季度、年度考核奖惩，让每一个人知道自己“做得怎么样”。三个管理体系覆盖全局工作的各个层面、各个岗位，形成了精细化管理机制。
    （三）推进落实三个到位。一是理解到位。组织干部职工学习掌握精细化管理制度标准，要求熟知内容，把握要领，清晰定位，保证制度落实不缩水、不走样。二是执行到位。逐层推进和落实制度标准，做到谋划工作精细化、布置工作精细化、检查工作精细化，真正将精细化贯穿到各项工作、各个环节。三是督查到位。定期开展精细化管理情况督查，及时了解、掌握工作进度及成效，确保落实的质量和效果。
    二、聚力精细化管理的三个着力点
    （一）坚持以人为本。精细化管理是覆盖全员、全岗位，每一个干部职工都是精细化管理的对象和参与者，也是精细化管理的主体和实践者。我们充分调动和发挥每一位员工的主动性和创造性，让员工大胆探索适合本岗位实际的精细管理方式，参与制度标准的讨论和制订，“从员工中来，到员工中去”，使制度更加贴合实际，实践性、操作性更强，也使精细化的管理方式获得了广大员工主观上的认同和行动上的积极配合。
    （二）强化问题意识。坚持问题导向，打破传统思维定势，在发现和解决问题中不断改进优化，是精细化管理的重要特征。“看不到问题是最大的问题”，问题往往隐藏在“习以为常”、“视而不见”当中。我们引导干部职工“跳出后勤看后勤”，以宏观的眼光加以审视，以精细的眼光加以分析，以问题意识倒逼精细管理。全局梳理出对市（区）机关事务工作缺乏有力指导、购买机关食堂面点难等大小问题80多条，通过建立局领导班子成员挂钩联系市（区）管理局工作制度、自主开发网上面点预订系统等举措逐一解决，获得广泛好评。
    （三）突出过程控制。将每项工作进行单元拆分，对拆分后的各个节点、环节“精雕细琢”，以节点控制抓环节，以环节控制抓结果。市级行政中心的设备运行已有15年，我们通过24小时全天候巡查、过程“留痕”管理，建立了每台设备的“健康档案”，“量身订做”了个性化维保计划，定期诊断运行状态，据此启动大院老旧设备改造项目，提高设备运行安全系数，保证了行政中心76个强弱电机房、476台套机器的运行零故障。
    三、精细化管理取得的三个主要成效
    （一）加强了队伍能力建设。一是增强了执行力。改变了工作中“差不多”、“还凑合”的心态，逐步形成“精、严、细、实、快”的工作作风，全面提升了从决策、落实、到考核评析的执行力。今年，我局代建武警泰州支队二中队营房装饰改造工程，实施以质量、进度、造价和安全为内容的精细化管理，仅用三个月时间就完成了代建任务，工程质量和改造效果得到竣工验收组和建设方的一致好评。二是提升了创新力。精细化管理注重优化改进、鼓励创新，使创新氛围愈加浓厚，为我市机关事务工作注入新的活力。房产管理建立了智能图形管理系统，将办公用房位置、功能分布、人员使用、房屋出租等信息直观地反映在电子平面图上，形成较为完备的数据信息系统，为办公用房长效管理夯实基础；局属装潢公司建立日清日结管理系统，每人每天的工作计划和完成情况、考核评分一目了然，员工主动干、比着干，公司业务量翻番；局属花木公司针对养护项目分散的特点，利用微信群实拍实录、即时传递，加强了实时监管。
    （二）降低了管理成本。通过精细化管理，对各个环节和细节“精打细算”，有效控制成本。机关财会管理中心负责66家归口单位的经费管理和指导，通过财务制度、责任管理、工作流程、绩效评价的精细化，提高了预算安排的科学性、准确性和项目资金管理绩效，归口单位无一超预算开支；节能管理，逐项排查设备设施，建立实时监管系统，从细节入深挖节能潜力，甚至机关食堂的每一个开关面板都贴上了开启时段的标记，市级行政中心接连被评为“全国节约型示范单位”、“省节水型示范单位”；局属物业公司通过定人定岗定工作量提高人力使用效率，今年新增的2个服务项目，三分之一的岗位抽调公司老员工，既保证了服务质量，又节省了人力成本。
    （三）提高了工作质效。精细化管理细化到每一个工作环节的标准要求，看似繁琐、复杂，但实际运行中却提升了质量，节省了时间和资源。比如，机关国有资产管理出台了操作细则，明确了购置审核、使用管理和公开处置每一个操作步骤的管理依据、需准备的资料、操作方法、标准要求和对应的责任部门，使程序更加紧凑、透明，方便了机关各部门单位；机关食堂在总结、提炼、优化原食堂大锅菜、公务接待用餐制作方法，编印了我市首份“双菜谱”，进一步提高了菜肴质量；成功自主开发“后勤服务综合管理平台”，整合现有的管理软件，进一步提高了服务效率……
    四、实施精细化管理的三点启示
    （一）实事求是，因地制宜。当前在一些规模化的大企业中，精细化管理已日趋成熟。我们没有照搬照抄企业的成功模式，而是分析政府管理与企业管理的差异，探索建立适合机关事务工作特点的精细管理机制。机关事务工作面广量大，“一把尺子量到底”是行不通的，我们分共性内容（工作作风和环境建设）、个性内容（业务流程和标准等），以及关联性内容（不同处室、单位间同类、相似、有关联性的内容，如资产、财务管理等）三类，分类实施目标管理、过程控制和结果分析，管理、保障、服务的精细化均取得较好效果。
    （二）删繁就简，务实管用。精细化管理不等于巨细无遗，其要义是去粗存精、去伪存真。我们制订制度标准依托于具体的工作实践，对工作的每个环节进行剖析、讨论和反复地推敲，优化再造后的流程标准，有的是实际操作经验的总结提炼，有的借鉴成功的做法经验，有的是得到实践验证的创新举措，精简多余的制度、环节，一切从实际效果出发，力求简明扼要、切实可行，力戒形式主义和简单问题复杂化。我们以物业公司托管的市检察院为试点，推出360°精细化服务平台，简化流程，一站式提供30多个物业和生活服务项目，受到服务对象的极大欢迎，360°平台已在全国检察院系统推广应用。
    （三）持续改进，久久为功。精细化管理是一项打基础、固根本、利长远的工作，必须持之以恒，不可一蹴而就。我局精细化管理分三年实施，2014年是启动年，建立目标管理体系和工作标准体系；2015年是全面实施年，建立考核评价体系，全面推动制度的执行落实；2016年是巩固提升年，从这一年开始持续不断地加以改进，实现常态化管理。