构建信息化服务体系 建立高效后勤管理平台

姜 捷  陈华静  许洪华

    随着社会主义市场经济体制逐步完善，经济发展方式加快转变，以及防震减灾事业的不断发展，后勤管理由传统模式转向信息化的改革迫在眉睫。后勤管理的信息化建设，是提升后勤管理与服务水平的重要保证。后勤管理信息化一是体现在管理理念的转变；二是体现在组织机构、制度安排、管理方式上的创新。所以后勤管理信息化要敢于突破传统观念和原有模式，打破常规，适应新时代发展规律。

    一、中国地震台网中心后勤管理现状分析

    中国地震台网中心后勤保障部负责为中国地震台网中心提供后勤服务保障，主要包括建筑设备设施维护、物业服务、后勤保障、综合管理等内容。
    建筑设备设施维护工作包括中心办公楼的建筑、设备、设施的维护保养和房屋改扩建等事项，常常需要查询各种建筑、设备、设施的图纸信息，目前办公楼的相关图纸信息都以纸质形式保存，没有实现电子化，查询不方便，不利于楼内各种设备设施的维修维护。而且，各种纸质图纸频繁查询，容易出现破损和丢失。此外，建筑设备设施在维修改造完成后，旧的图纸信息往往不能及时更新，不能清楚反映出设备设施的当前状态。
    办公楼的物业维保工作委托给某物业管理公司进行管理，出现问题后打电话通知物业工程部，工程部派人进行维修，在整个工作流程中，接待报修时没有登记，维修过程没记录，维修结果没有核查，维修质量没有跟踪分析，维修材料和维修工作量无统计无核算，没有形成一套完整科学的工作管理流程，没有相关数据的统计分析，导致无法对维保单位进行科学评价，也无法对维修经费进行科学计算。办公楼的水、电、暖等能耗数据采用纸质形式保存，数据没有标准化和信息化，无法对这些数据进行科学分析，查找不出存在的问题，也就不能科学地进行节能减排。
    中心所有工作人员住房公积金、医药费等基本信息的维护；所有人员的出入证件，其中包括外聘人员、物业管理人员等，这些人员的信息管理还处于使用Excel表格的形式，不便于人员信息查询、变更和统计。同时，对中心车队的车辆、车辆管理人、行车里程、油耗、节油率等信息的管理还处于使用Excel表格的形式，不便于信息查询、变更、分析、统计。物资出入库采用纸质登记，不便于物资信息的查询、变更、分析、统计和清算，也不便于物资费用的预算、决算和使用跟踪。来访人员手工登记访客单，难以辨识来访人员的真实身份，存在一定安全隐患。

    二、构建中国地震台网中心后勤管理信息化平台建设目标

    针对以上存在的问题，科学构建台网中心后勤管理信息化平台，提高保障部的工作效率和服务质量，做好后勤保障工作，更有力地保障台网中心的各项工作顺利进行，是开发中国地震台网中心基础设施综合信息管理平台的目标。该平台将逐步实现下列工作目标：
    一是将办公楼的建筑、设备、设施等相关的图纸经扫描后，分门别类地存入信息平台建筑档案栏目中，管理人员可通过该栏目进行查询、更新、打印图纸信息。二是建立科学的维修流程，工程部接到报修后，在信息平台中填写报修单，维修人员执报修单进行维修，填写维修处理过程，维修完成后报修人签字确认，管理人员将报修单的相关信息录入到信息平台。管理人员根据这些数据进行统计分析，评估维修质量，核算维修材料和维修工作量。三是将办公楼的水、电、暖等能耗数据标准化和信息化后，录入到信息平台能耗管理栏目中，管理人员使用信息平台对数据进行科学分析，查找存在的问题，为科学的节能减排提供数据支撑。四是将中心办公人员的相关信息标准化和信息化后，录入到信息平台，便于工作人员信息查询、变更和统计。五是将车辆、车辆管理人、行车里程、油耗、节油率等信息进行标准化和信息后，录入到信息平台，便于信息查询、变更、分析、统计。六是规范化出入库管理流程，信息平台中包含有物资库存管理功能。使用信息平台对物资出入库进行管理，管理人员可对物资信息进行查询、变更、分析、统计和清算，对物资经费使用情况进行跟踪，为物资经费的预算、决算提供数据支撑。七是建立访客系统，对访客的二代身份证进行登记、识别、存储、打印，简化登记流程，便于动态监控，提供安全完善的管理。
    总之，后勤管理信息化工作要打破以往传统观念的束缚，充分认识到后勤管理信息化的重要性，对服务防震减灾大局事业的必要性和紧迫性，找准优质高效服务的切入点，才能实现与新时期防震减灾工作相匹配的后勤服务水准。在工作中要有前瞻性的思考，要做到换位思考，善于从细微之处发现问题，提出解决问题之道；要力争在标准化服务基础上，根据不同需求提供差异化、个性化、人性化服务。通过思想观念的转变全面提升服务意识；通过现代化科学管理知识的更新，思想观念和业务知识的更新，服务意识的更新，跳出传统管理模式，实现后勤管理水平的提高。
    在构建后勤管理信息化体系为中国地震台网中心后勤管理工作的组织者、监督者和协调者，制定和完善了相应的规章制度，改进了监督手段和方式，加强了对各项服务项目的监管，把好服务运行过程中的质量关、安全关、成本关，通过构建信息化服务体系，锻炼了管理队伍，提高了后勤管理能力，通过逐步实现资源共享、综合服务、科学决策、智慧环境四大预期目标，为中国地震台网中心后勤管理决策提供数据支撑，实现科学的后勤管理，体现了服务防震减灾的宗旨。