河南省公务接待信息的分类——管理分类法

     公务接待是一项极其琐碎的工作,每一次具体的接待又不同于其他任何一次。从信息管理的角度考虑,建立公务接待信息的事务处理系统是必不可少的。在这个系统中,每一次具体的接待都被当作一个独立的事务单元,在系统数据库中作为一个单独的项目。

每一个事务单元都可分为开始事务、提交事务、执行事务、结束事务四个环节。在这个单元里,信息的数据流是连贯的,一致的,从开始事务到结束事务形成一套完整的资料。

一、事务处理系统

1.开始事务:开始事务包括一次具体接待工作的接待计划、接待方案等相关信息的数据。在接待计划中需要收集的信息数据有:接待通知、团队成员名单、计划访问时间、计划访问内容、接待工作方案、经费预算等。当接待工作方案得到通过,即进入下一个阶段,向接待部门(处室)提交接待事务。

2.提交事务:把接待工作任务提交给具体接待部门后,具体接待部门将在接待方案的基础上进行细化,增加的数据包括:主接待人、接待工作人员及分工、具体接待活动的时间及地点、细化的日程安排、具体事项的责任人以及正常情况的预案等。当接到被接待团队启程通知后,将进入执行事务阶段。

3.执行事务:接待工作一旦进入实施,信息数据的管理也就进入了一个频繁的更新期,各种不可预见性的行程变更,使这个阶段的信息管理工作出现大量的数据调整。为真实反映接待工作的全过程,任何一个数据的变更都不能简单地将被变更的数据覆盖,应该采用注明的方法。比如:原定团长更换,不能用现团长的名字将原定团长名字直接换掉,而应该在原团长名字后注明现团长为xxx;原定到A单位考察,后改为到B单位考察,则应保留A单位考察的内容,并补充实际到B单位考察的内容。

4.结束事务:一次接待任务结束后,要对这次任务做全面总结,包括任务的评价、形成的文件(会议纪要、签约文本等)、经费结算单、团队的反应等,将这些信息数据进行收集整理,并汇总前三个阶段的所有信息数据,最终形成这次接待任务的全部资料。结束事务的主要工作内容就是把全部资料整理、存储、归档。