进一步加强机关行政后勤保障 提高服务工作质量 降低行政管理成本

   进一步加强机关行政后勤保障
  提高服务工作质量  降低行政管理成本

●刘忠昌

    在当前全国上下学习贯彻党的十六届四中全会精神，党委机关行政后勤改革发展不断深入的新形势下，如何把广大后勤干部职工的思想进一步统一到中央的要求上来，围绕党委中心工作，提高服务质量和保障能力，不断降低行政管理成本，是行政后勤工作中亟待解决的问题。中共河北省委办公厅积极适应新形势、新任务对行政后勤工作提出的新要求，与时俱进，开拓创新，在提高认识、加强管理、降低成本、锻造队伍等方面实行了一系列新举措，取得了良好成效。
    一、提高认识，统一思想，增强做好行政后勤工作的光荣感和使命感
在学习贯彻《中共中央关于加强党的执政能力建设的决定》中，我们注意针对行政后勤干部职工的思想和工作实际，增强做好行政后勤工作的光荣感和使命感。如我们通过组织讨论，发现少数干部职工对于加强党的执政能力建设存有一些模糊认识：有的认为加强执政能力建设是政务上的事，与行政后勤工作无关；有的认为加强执政能力建设是单位一把手的事，与其他同志无关；还有的认为加强执政能力建设是上级领导和领导机关的事，与基层人员无关。针对这些模糊认识，我们认真组织干部职工进一步深入学习《决定》精神，请专家学者作辅导报告、专题讲座，并以处室为单位结合行政后勤工作实际，展开了热烈地讨论，澄清了这些模糊认识，使干部职工认识到行政后勤工作是党委办公厅(室)工作的重要组成部分。在此基础上，我们还组织大家重温了党和国家领导人对行政后勤工作的重要指示。实践告诉我们，“后勤不后”，古人讲“兵马未动，粮草先行”，打仗是这样，行政管理也是如此。党委机关工作要做到信息准确、决策正确，离不开后勤服务保障工作，它就象神经网络一样，联系着机关单位内的所有部门，如果这个网络在某一点上出现梗阻，就容易影响到单位的正常运转。因此，机关行政后勤工作虽然不是中心但关乎中心，不是大局但关乎大局，是党委机关工作“政务服务”和“事务服务”两个轮子之一。通过学习讨论，使机关行政后勤干部职工充分认识到行政后勤工作的重要性，用十六届四中全会精神统一了思想，进一步增强了做好行政后勤工作的责任感和使命感。
    二、加强管理，保障重点，不断提高服务质量
    机关行政后勤工作是一个系统工程，重在管理。其中，保障重点是关键，制度规范是前提，具体细节是基础，服务质量是目标。为此，我们按照“三抓三促”(抓重点促一般，抓规范促提高，抓具体促深入)的工作思路，加强内部管理，提高服务质量。主要抓了以下几个方面：
    第一，抓重点。机关行政后勤工作点多、面广、事杂，具体工作中既不能眉毛胡子一把抓，又不能只抓一点，不及其余，而是要学会“弹钢琴”，通过把主要矛盾和矛盾的主要方面解决好，带动相关工作，抓住重点带动一般。2003年和2004年，我们共抓了四项重点工作：一是圆满完成抗击“非典”任务。2003年上半年“非典”袭来之际，我们迅速将服务保障重点转移到防治工作上来，抓住购买药品器具、实施全面消毒等关键措施，超前谋划、主动预防。其中仅购置安装消毒灯管就达1200多套、消毒柜36台；对机关大院、食堂等重点部位以及车辆进行消毒，并对30台新风机组和4台冷却塔进行了多次全面、循环消毒。通过大家共同努力，确保了省委机关“非典”零病例目标的实现。二是完成机关大院规划整合。我们积极筹措资金，合理安排工期，严把工程质量，组织拆除了4号楼、旧通讯楼等建筑，特别是在拆除4号楼时，我们组织攻坚战，仅用一个晚上就拆除清理完毕。在此基础上，建起综合服务楼和通讯楼，布置了小餐厅和老干部活动室，移栽花木，铺设管道，调整分配180多间办公室，大院整合基本完成。 2004年上半年，又把办公大楼西侧的草地改造为西花园，并实施大院“亮化工程”，修缮了大楼前的反光灯，增设灯具170多个。三是摸清有关“人、财、物”三个底数，强化了财物管理。我们对临时聘用人员进行调查，摸清了人数、来源、工资、使用等情况，规范了临时工管理；对全厅设有财务的局处室进行财务检查，摸清了各局处办公经费，尤其是预算外资金的底数，并根据检查发现的问题，有针对性地制定了加强财务管理的有关规定；[JP2]对全厅车辆、房地产以及300多个办公室的办公用品进行详细的核查、登记，摸清了办公厅及各局处购置办公物品的底数，成立了办公厅国有资产管理小组，制定并实施了《省委办公厅国有资产管理暂行办法》。四是圆满完成省委大型会议和活动的后勤保障。为了搞好省委六届四次、五次、六次全会和全省创建文明生态村会议、西柏坡纪念
活动等大型会议的后勤保障，我们提出“优质高效率、规范零差错”的要求，抓住会议后勤保障中的食宿、车辆、经费、医疗保健等重点环节，责任到人，做到时间、地点、人员、措施“四落实”，确保不出纰漏。
    第二，抓规范。在行政后勤工作中，我们高度重视规范化问题，注重靠规定、按制度办事，
通过完善规章制度来规范工作程序，围绕各岗位程序规范和纪律规范的落实来开展工作，推动服务工作质量的提高。一是完善首问责任制、首办责任制和工作质量分析制。我们提出，在党委办公系统这部大机器中，行政后勤工作的每个工作岗位，都是一颗“螺丝钉”，要一丝不苟地盯好位、站好岗，凡服务对象首先问到的岗位，都要认真办理，不得推拖，实行首办责任制，工作任务交给谁，谁就是责任主体，就要一盯到底，直到完成。同时明确规定，各工作岗位要定期分析研究工作，总结经验，查找不足，制定措施，保障落实。二是实行降低行政管理成本责任制。根据各自工作特点，树立“成本意识”，先后制定实施了引入竞争、提高技术、改造设备等一系列制度和措施，并纳入目标考核体系，努力节能降耗、减少开支，降低行政管理成本。三是建立紧急工作预案。为做好紧急工作任务的服务，分管处室还普遍建立了紧急工作预案，保证紧急任务能够召之即来，来之能战，战之能胜。
    第三，抓具体。在行政后勤工作中，我们不是只泛泛地讲、笼统地要求，而是通过抓具体工作任务的落实，从具体事抓起，从具体岗位管起，用心做好每一件事，从而推动整体工作的提高。比如，为配置好新建综合楼、通讯楼的办公用房，我们对相关部门腾出的所有办公用房一间一间地查看，做到心中有数，并同有关部门的分管同志多次协商，尽力使参加分配的单位达到满意。机关大院新停车场建成后，为加强管理，我们不仅召开有关会议布置，而且明确专人每天多次到现场查看，对违章停车的及时纠正。为解决机关办公电话费用较高的问题，我们调出了通话清单，对机关办公电话使用情况进行分析，发现有的办公室电话私事多、长途多、晚上多、时间长，有的还拨打信息台，于是对有关人员进行了询问和教育，并
给各位局处长写了一封公开信，谈了看法，提出要求，严格了制度，使办公电话费用明显降低。
    三、充分挖潜，节约开支，降低行政管理成本
    降低机关行政管理成本是个大范畴，广义的内容包括转变职能、裁汰冗员、减少支出、提高效率等内容，狭义的内容一般指节约经费开支、提高行政效率。河北省委办公厅在强化节约意识、制定规章制度的基础上，狠抓了以下几个方面：
    一是改革创新机制。对车辆投保进行改革，实行公开竞标，筛选出理想的保险公司承担车辆保险工作，在竞争中降低保费支出15万元；车辆油料的供给，经过反复比较、筛选，与石化河北分公司签订协议，油料费用降低20％，数量、质量也得到了保证；信息中心购买设备实行招标，经过咨询法律顾问，节约经费 25万元；组建办公厅移动电话集团网，实行手机费用包干，节余归己，超支不补，既方便了工作和生活，每年可节约近30万元；卫生保洁工作实行社会化服务，将大院的绿化、卫生承包给花木公司，以租赁的方式在楼内走廊、卫生间等处摆放艺术花卉2800余盆，减少了费用支出，环境卫生实现“洁雅美”。
    二是改造技术设备。2004年夏季河北省地区用电形势比较紧张，为了让电与企、让电与民，同时也节约经费，我们制定并认真落实节约照明用电、减少办公设备电耗、降低空调负荷等节电措施，更换节能灯具，加强用电巡查，杜绝“长明灯”，每天节电350千瓦时，每年可减少支出7．3万元；对供热站进行改造，更换了电机设备，一个年度供热期可节约经费15．5万元；对制冷站的 4台冷却塔、10个配电柜进行大修和更换，增加了吊装设备，比预算节约经费20余万元；将办公大楼中的普通水龙头改换为感应式水龙头，用水量每年减少7万吨；物业中心改造小区热水供给系统，每年可节约资金10余万元。
    三是严格财务支出。在采购办公物品或医疗用品时，实行货比三家，优中选廉，把好质量关、价格关；从严控制在外地办班、学习考察、会议支出和出差人数；对较大维修项目通过公开竞标确定施工单位，决算时先请审计事务所给予审计后再结账；从细节上降低行政管理成本，治理“跑冒滴漏”现象，办公物品能修不换，车辆定点维修，严格报刊征订，降低办公电话费用等等，取得了比较好的效果。
    四是规范接待工作。根据接待工作实际，我们制定了省委办公厅接待工作实施细则，对接待范围、接待标准、审批程序、接待安排等事项进行了具体规定，并严格依照执行，既做到热情、周到，又严格按照接待标准办事，不超范围、超标准接待，实现“两满意、一降低”，即：来宾满意、领导满意、降低支出。
    五是推行电子政务。我们为每个办公室配备了微机，文字处室每人配备一台微机；库房管理实行微机化，管理情况一清二楚；财务管理也实行微机化，通过微机查询每天收入支出情况，增加了透明度；建立了老干部网站，通过老干部网站可以查阅政策、医疗、保健、娱乐等信息，了解老干部工作动态。机关食堂的每日菜谱也可以在网络上查到，品种、花样、价格一目了然；会议室管理、车辆调度、医疗保健等工作也正在筹划微机化管理。
    六是提高工作效率。工作效率与行政管理成本成反比，效率越高，成本越低。我们注重运用统筹方法、简化程序等多种措施，能一天办完的不用两天，能一个人办的不用两个人，反对拖拖拉拉、松松垮垮，不断提高工作效率。如：在拆除旧通讯楼时，施工单位提出连拆带盖至少需要60天，我们经过协调，合理安排施工，改为“三班倒”，尽量使用机械施工，最终仅用了13天就高质量完成，大大提高了工作效率。
    四、加强管理，搞好团结，努力推进队伍建设
我们针对后勤队伍现状，在加强思想教育的基础上，注重抓了以下几个方面：
    第一，开展“两抓两讲”活动。2003年下半年，我们结合巩固、扩大学习“三个代表”重要思想新高潮和“树正气、讲团结、求发展”教育成果，组织分管处室开展了以“抓管理讲规范、抓纪律讲规矩”为主要内容的“两抓两讲”活动，“抓管理讲规范”，就是建章立制，通过管理来抓规范，使工作标准化、制度化、规范化、责任化；“抓纪律讲规矩”，就是强调遵守政治纪律、组织纪律、工作纪律，老老实实做人，规规矩矩办事，并在分管处室试行了“全面考核、不称职者离岗学习培训”制度。
    第二，建立学习型后勤干部职工队伍。一是长效机制与读书活动相结合。我们建立了学习的长效机制，组织干部职工有系统、有计划地开展读书活动，既以学习促进工作水平的提高，又适应不断提高的工作需要调整学习内容，并根据不同阶段的特点和需要，对有关知识进行强化学习培训。二是注意学习一些哲学思想、理念和方法。组织行政后勤干部职工学习哲学的基本理论、基本观点和基本方法，学习以全局的、辩证
的、发展的眼光去看待客观世界，看待本职工作，学习抓住事物的主要矛盾和矛盾的主要方面，用哲学的方法指导思维、工作和生活。三是为干部职工创造良好的学习条件。针对后勤岗位的技能要求，我们利用专题培训、技术比赛、岗位练兵等多种形式，组织行政后勤干部职工学习新知识，拓宽知识面，营造浓厚的学习氛围，不断提高业务素质。四是在学习的基础上总结提高。学习的目的是为了提高，我们要求大家在学习的基础上不断总结、不断积累、不断提高，努力把后勤干部队伍培养成为一支学习型的高素质群体。
    第三，注重发挥团队精神。机关行政后勤各处室普遍建立了科(队)长例会制度，及时沟通情况，查找问题，协调进度，安排本周工作，做到心中有数、有的放矢。同时，关心干部的成长，为他们的成长进步创造必要的条件。认真开展谈心活动，注重教育干部职工用换位思考增加理解，相互补台增加友谊，相互交流增加感情，从而形成坚强团结的战斗集体.

（作者：中共河北省委副秘书长）