进入新时代，机关事务行业建设也面临着新挑战、新要求、新机遇。本文将全生命周期管理理念引入机关事务行业管理中，旨在用全面、发展、可持续思维，提升机关事务管理精细化、科学化、规范化水平，促进机关事务行业治理体系和治理能力现代化。
全生命周期管理概念、内涵及应用
全生命周期管理是一种基于系统控制端的动态全过程管理，它从长期效益出发，运用一系列技术手段和管理方法，统筹管理对象全过程各个环节，从整体流程角度系统考虑资源的投入产出效果，注重管理主体多元化、管理过程动态化、管理要素集成化，最终目的是实现全生命周期系统整体最优。
全生命周期管理的关键在于全局性、长期性和动态性。全局性要求在管理的过程中建立系统思维，用整体视角代替局部视角，避免了分散化、碎片化和片面化管理。长期性要求在管理过程中充分考虑不同阶段之间的联系，加强前瞻性研究，充分预测未来可能发生的问题来进行初始阶段决策研究。动态性要求加强全过程控制，确保管理的连续性、稳定性、有效性，针对全生命周期中出现的新情况、新问题灵活制定对策，同时严格落实阶段性监督检查、绩效评价机制，保证阶段性目标与长期综合目标的一致性。全生命周期管理理念已经在国防科技、机械设备、工程建设、企业产品运营等众多行业得到广泛运用。
机关事务行业实行全生命周期管理的意义
机关事务管理作为政府行政管理的组成部分，旨在保障党政机关高效运行，是兼具系统性、长期性、复杂性和专业性的工作。将全生命周期管理应用在机关事务行业的管理中，是适应新时代国家治理体系和治理能力现代化背景下机关事务行业点多、线长、面广的必然要求，是提升机关事务保障和管理效能、解决传统机关事务管理一系列问题的重要手段，是深化机关事务行业管理体制改革、推动机关事务行业实现质量变革、动力变革、效率变革的重要保障。机关事务行业的全生命周期管理是将全生命周期管理的理论、方法应用到机关事务管理的全过程，在纵向上充分考虑规划决策、落地实施、监督控制、反馈评价等各环节关键要素，在横向上统筹经费、资产、服务、能源资源等若干管理活动，运用全面、发展、系统的思维进行机关事务全过程、全要素、全场景管理，推动机关事务行业管理向科学化、精细化和规范化方向迈进。机关事务全生命周期管理的主要意义可总结为以下几个方面：
以长远和系统的视角开展机关事务管理，是落实集中统一管理的必然要求。由于历史原因，我国机关事务行业条块分割、分散化管理问题较为严重，不同地区的机关事务难以统一管理标准，不同层级机关事务部门缺乏业务上的指导关系。另外，机关事务与其他部门多头管理现象普遍，不同部门之间的沟通协调困难，导致机关事务管理呈现碎片化状态，难以对资源进行有效整合利用。
全生命周期管理的全局性和长期性契合了机关事务集中统一管理的需要。首先，机关事务全生命周期管理站在保障全国各地党政机关高效运行、服务国家治理体系和治理能力现代化大局的角度，而不是站在某一地域或某一部门的角度，因此更能整合各种资源，形成以机关事务部门为主体、多部门协调配合、上下级联动的机关事务治理体系，为机关事务集中管理创造良好的制度环境。其次，机关事务全生命周期管理的长期性，避免了传统机关事务管理可能存在的短视行为，为机关事务统一管理提供长效机制保障。
有利于降低全生命周期成本，落实过紧日子要求，建设节约型机关。机关事务管理部门在办公用房管理、公务接待、公务用车管理、公共机构节能、后勤服务保障等多方面为落实过紧日子要求、建设节约型机关起到重要促进作用。
机关事务的全生命周期管理强调全生命周期成本理念，全生命周期成本有两大核心价值：一是考虑包括制造成本、采购成本、维修保养成本、废弃处置成本在内的全过程所有成本，避免了初始阶段的制造采购成本低，但运行阶段的使用维护成本高，导致全周期总成本高的问题；二是既考虑用于保障机关运行的直观的、可具体统计的直接成本，也考虑一些难以统计的间接成本，如对环境造成影响的绿色成本、对社会产生影响的社会成本等。在全生命周期成本两大核心价值的指引下，更有利于做出成本节约型、效益优先型、环境友好型的决策方案。例如，在公务用车管理中，宜优先采购节能减排、使用成本相对较低的新能源汽车。在全生命周期多维目标导向下有利于把过紧日子的要求落细、落实，着力降低成本、压缩开支、节约资源能源。
有利于机关事务管理的连续性，提升保障和管理效能。机关事务工作的特征之一是长期性，而在管理过程中往往存在边际效益递减情况。机关事务全生命周期管理强调对不同对象进行分阶段、分层次的动态化管理，针对不同对象、不同阶段的实际情况，确定管理方式、管理重心、管理目标以及监督评价机制，强化闭环管理。针对全周期各环节精准施策，着力解决机关事务管理全过程的难点和痛点，保障管理的连续性。
机关事务管理在长期性中也蕴含着一定的周期性、循环性，例如，某项资产管理中，其标准制定、采购、分配、使用、维护、处置利用、评价等全过程可以视为一个周期，一个周期结束后再进入下一个管理周期，在同一个时间节点存在若干不同类型的周期性循环，对所有具体事项的周期循环管理构成机关事务总的全生命周期管理。要提升机关事务全生命周期管理水平，就要保证在每一次周期循环管理中不断提高管理效能。
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全生命周期管理的思想基础和方法依据是PDCA循环，PDCA循环将每一个小周期分为4个管理阶段：计划阶段，确立管理目标，设计具体方案；执行阶段，根据计划的内容，具体运作实施；检查阶段，检查执行情况是否符合计划预期目标，分析现状，发现问题；处理阶段，根据检查结果，采取相应的措施，吸取失败教训，并把成功的经验标准化，遗留问题转入下一个PDCA循环去解决。在机关事务全生命周期循环管理中运用PDCA方法，每周期循环一次，就总结一部分经验、解决一部分问题、取得一部分成果，机关事务的管理效能就会前进一步。
机关事务全生命周期管理实现路径
实现机关事务行业的全生命周期管理是长期的系统工程，既要深化顶层制度设计，又要强化基层落实研究，构建多层次、多主体、多角度的机关事务全生命周期治理体系。具体表现在以下5个方面：
以政治建设为统领，全面加强党对机关事务行业的领导。新时代机关事务行业全面加强党的领导可以为全生命周期管理提供长期稳定的组织基础，全面提升机关事务的管理水平。各级机关事务管理部门和广大机关事务工作者要带头维护党中央权威和集中统一领导，在深入学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想上作表率，贯彻落实党中央各项决策部署，坚持从政治的高度、战略的维度、全局的角度，提升保障和管理效能，推动新时代机关事务行业高质量发展。
以目标管理为导向，建立机关事务行业全生命周期多元目标体系。美国管理学家德鲁克在《管理的实践》中，首次提出目标管理的主张，他认为组织的目的和任务必须转化为目标，如果没有总的目标以及与总目标一致的分目标来指导管理活动，就容易造成内耗和浪费、导致管理效能低下。机关事务行业的管理也需要以目标管理作为导向来提升保障和管理效能，目标管理的第一步是制定目标。机关事务系统性和多样性决定了机关事务行业要有主要目标，但绝不是单一目标，因此需要建立一套多元化的目标体系。在全生命周期管理的框架内，目标体系的建立要考虑到机关事务系统内的各个要素，既有主要的核心目标、又有附加的可持续发展目标，既有短期内的阶段性目标、也有长期性的总目标，形成多层次、多维度、多阶段的机关事务全生命周期目标体系。机关事务工作的主要职能涵盖管理、服务和保障3个方面。管理是基础，其目标也具有多样性，在管理内容上有经费、资产、资源能源管理等，在管理方式上有集中统一管理、标准化管理等。服务是手段，其目标主要包含服务质量和满意度两个方面。保障是根本任务，管理好、服务好归根结底是为了保障好。管理、服务和保障三大核心目标之间是相互联系、相互影响、相互促进的关系。机关事务三大核心目标的关键在于提升服务质量、管理效率和保障能力，在新发展理念下，还要把可持续发展目标纳入范畴。可持续发展通常包括经济、环境和社会3方面。在经济方面，机关事务工作在做好服务和保障的同时，要进一步节省全生命周期的成本和投入，充分发挥机关事务的经济价值；在环境方面，各级机关是能源资源的消费者，也是环境保护的执行者、受益者，制定机关事务全生命周期环境目标，是贯彻绿色发展理念，建设资源节约型、环境友好型机关，落实“碳达峰、碳中和”决策的必然要求；在社会方面，机关事务行业直接或者间接对社会产生影响，机关内部的一些服务对社会开放，也会从社会引进服务，机关事务直接服务的许多机关部门也在为社会直接服务。机关事务行业应始终促进社会发展、着力提高社会满意度。
以流程管理为主线，做好机关事务全生命周期流程优化与控制。所谓的流程管理就是以规范化的业务流程为中心，通过流程不断优化创新，持续提高组织绩效和工作效率的系统化方法。做好流程管理首先要梳理机关事务各项工作流程，在此基础上，结合实际情况和工作目标，进行流程优化与创新，对非关键环节进行合并简化，对重要环节进一步明确主体责任、细化工作标准和要求，用尽可能少的时间和成本，实现机关事务工作绩效的最大化。在流程执行过程中，通过精细化管理提高受控制程度，降低风险，提升管理效率和服务质量。
以监督管理为约束，构建机关事务全生命周期绩效评价机制。首先，要建立对人和对事的机关事务阶段性长效监督制度，增强风险识别和内部控制能力，长效监督制度的建立要形成常态化、标准化的自我监督、内部监督和社会监督3层督体系。其次，要根据全生命周期各领域、各业务、各阶段的目标，完善绩效评价指标体系，用绩效评价指标促进目标的完成，用目标的完成情况来衡量机关事务治理效果。
以数字化为手段，推进机关事务行业信息化、智能化转型。数字化在全生命周期管理中体现在形成数据收集、处理、共享、监控、反馈、决策利用等一系列闭环措施，突破了时间和空间的限制，极大提高了效率。首先，通过建立办公用房、公务用车、公共机构节能、智慧后勤等众多业务条线管理信息系统和智慧服务平台，在提高服务质量和效率的同时收集数据，并对这些数据进行深度加工计算，形成一系列可视化、可直接使用的信息，这些数据和信息通过云平台实现同级部门、上下级共享，逐步形成全市、全省乃至全国“一张网”，便于相关部门单位的监控、决策和使用，实现跨层级、跨地域、跨业务、跨周期的机关事务协同治理体系。以办公用房数字化管理为例，近年来江苏省扬州市大力推进党政机关办公用房管理信息系统建设，已经对全市各级机关单位的组织机构、办公地址、房屋房间、使用人员等基础信息进行统一录入，形成全市办公用房“一张网”，接下来将继续利用信息系统的大数据分析功能、图形化空间数据管理功能统筹推进办公用房权属管理、使用管理、调配管理、维修保障管理、处置利用管理、信息管理等，实现办公用房的全生命周期管理。
（文/江苏省扬州市机关事务管理局 徐胜利，本文获“新时代机关事务行业建设”主题征文三等奖）
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