《国务院关于加强数字政府建设的指导意见》强调，要加快一体化协同办公体系建设，全面提升内部办公、机关事务管理等方面共性办公应用水平，推动机关内部服务事项线上集成化办理，不断提高机关运行效能。机关事务部门作为保障机关运行的重要职能机构，构建现代机关事务数字化运行体系、运用数字化手段提高保障效能，才能更好服务国家治理体系和治理能力现代化。
一、内涵与特征
现代机关事务数字化运行保障体系立足机关事务职能，以数字化的理念、资源、工具和规则等重新梳理优化各项业务流程，以技术手段倒逼体系改革和制度建设，提高科学决策、制度执行和监督落实能力。这种功能定位，决定了现代机关事务数字化运行保障体系具有4个典型特征——
平台化。在数字政府运行的体系框架中，平台是重要基础，机关事务工作亦是如此，需要建设以服务对象为中心，围绕机关事务管理、保障、服务职能，在信息空间集成聚合资源，以整体形式提供机关运行保障的数字化基础平台。
扁平化。近些年，随着“最多跑一次”等政务服务改革事项深入推进，扁平化管理的理念逐渐运用到数字政府建设中。就机关事务工作而言，扁平化包括重塑机关事务运行体制机制，建立与信息时代、数字时代相适应的非线性、交互式的组织流程模式，打通机关事务内外部等不同主体之间的信息和数据链路，推动高效协同运行。
集约化。集约是数字政府建设的基本要求之一，落实到机关事务运行保障领域，强调管理服务保障内容的集成，一张网、一体化构建机关事务数字化运行保障体系，强化资源的共享共用。
智慧化。强调前沿技术的运用，通过大数据、人工智能、区块链等新技术，实现机关事务运行保障的即时感知、主动服务、科学监管和有效决策。
二、实践与探索
杭州市机关事务管理局抢抓省、市大力推进数字化改革的契机，运用BIM、AIoT、Big Data等先进技术，打造智慧机关事务综合平台，构建“四纵四横两端”现代机关事务数字化运行保障体系。
以平台驱动夯实体系基础。2020年起，管理局启动机关事务管理服务数字化转型三年行动，围绕打造统一的现代机关事务运行保障数字化平台，建设了融合门户、数据和业务流程的智慧机关事务综合平台，数字房管、数字车管、数字节能、数字后勤和数字安防成体系运行，解决了原系统平台入口多、分布散、保障难的问题，实现了一站式管理、保障和服务。目前，平台的月平均访问次数达6000多人次。
以机制重塑理顺体系模式。学习借鉴国家政务服务模式，梳理构建“线下+线上”运行保障新模式，精简办事环节和材料，推动机关事务运行保障扁平化。建立机关事务集中办事中心，梳理包括房管房修、综合管理、后勤服务等19项事项清单，实行一窗受理、集成服务。建立“杭州机关事务”线上办事平台，提供一卡通办理、会议一件事、餐券申购等“跑零次”服务。如“会议一件事”应用场景，通过串联会议预约、安防门禁等系统，原先需多个部门审核的事项扁平化处理，在提升通行效率与参会体验的同时，减轻组织方的工作量。应用上线以来，已预订会议2300余场次，用户活跃度超过79%。
以联动协同优化体系运行。在内部协同上，充分利用现有信息资源，通过数据交换共享推动业务协同和监督考核。如建设市民中心楼宇节能智控项目，将办公室空调巡更、弱电间漏水监测等多个系统集成在一起，实现9000余件主要设备运行状态实时监测、设备故障实时预警报警和能耗实时统计分析。在外部协同上，获取财政、规划、住房保障等部门接口数据，自动核验不动产所有权登记、住房保障、资产处置等信息，实现内外联动。如依托省、市财政“资产云”系统数据，上线集闲置资产上缴、借用办理、在线调配等功能于一体的“公物仓一件事”应用，已有320余家单位、4400余名用户注册，办理业务252笔。以资产借用为例，原来业务流程包含6个环节，涉及3个部门，单笔业务至少耗时5天，现在可实时办理、1天办结。
以标准规范固化体系成果。2020年以来，管理局编制党政机关办公用房管理、公共机构能源资源数据管理、机关食堂数字化管理等市级地方标准，牵头起草《公物仓建设与运行规范》浙江省地方标准，制定标准类规范性文件和组织内部标准80余个，建立了涵盖机关运行保障主要核心业务的标准规范。在此基础上，基于智慧机关事务综合平台，创建集机关事务法治化、标准化、数字化信息于一体的“三化融合仓”，包括融合机制、法治化、标准化、数字化、交流实训研究5个子仓、18个模块，为构建现代机关事务数字化运行保障体系提供载体和机制保证。
三、困境与挑战
数字政府建设的深入推进，对机关事务运行保障提出了更高要求，然而受不同地区保障职能差异、资金、人才等因素影响，综合各地的实践探索，现代机关事务运行保障依然存在短板和挑战——
数字化理念和认识存在差距。部分单位认为机关事务数字化工作仅仅是“建平台、建应用”，数字化赋能与体制机制变革牢固结合的意识不足，未能真正认识到数字化工作的本质和内核是以数字技术服务职能转变、制度创新和流程优化，未将数字化理念思维和技能素养融入工作全过程。
体系运行统筹规划有待加强。从发展现状来看，仍然缺乏整体性的顶层设计和统筹规划，主要表现在：数字化建设的系统性不够，业务系统相对独立，没有真正成为一个整体，一定程度上存在着互联互通、信息共享、业务协同、推广复制等方面难题；不同地域机关事务数字化运行保障的发展不平衡、不充分，存在各自建设、重复投建的情况。
平台系统功效尚未充分发挥。一方面，缺乏对核心业务事项的广泛覆盖和深度梳理，全流程线上办理的比例不足，传统管理手段和信息化管理手段并存，导致信息化平台没有真正发挥作用。另一方面，对现有平台的推广普及应用不够，人员培训、系统功能维护使用尚存差距。
数据治理模式需要进一步转型升级。机关事务工作的业务条线相对分散繁杂，数据来源各异，在实践中缺乏统一的数据收集规范标准，数据的准确性与全面性难以保证；在数据使用与管理层面，没有真正发挥各系统沉淀数据效能，数据内外部共享协同的广度与深度不够，数据孤岛现象仍然存在。
标准制度支撑保障亟待完善。机关运行保障业务标准体系建设、实施还不均衡，综合性效应没有充分发挥。数字机关事务领域的标准较少，实践运用中对既有标准的适应性不强，在数字标准化、标准数字化上都存在一定差距。迫切需要构建落地性好、参考性强的机关事务数字化运行保障标准体系，为推进机关事务现代化运行保障提供规范、科学、合理的指南。
四、对策与建议
厘清理念认知。充分认识到建设数字机关事务，不仅仅是技术问题，更是治理问题。应强化4种理念：整体理念，系统做好数字机关事务的顶层设计和统筹规划，增强各部门协作意识，提升“一站式”管理服务能力。创新理念，通过新技术的运用，解决现实机关事务运行保障的难点、痛点问题，为数字政府运行提供强有力的支撑。数据理念，充分利用数据这一新的资源要素，推动机关事务运行保障模式的变革，提供精准化管理和服务。法治理念，理顺机关事务数字化运行保障的体制、机制，打造集法治、创新、服务于一体的新型数字机关事务。
深入整合资源。现代机关事务数字化运行保障的资源，应包括平台、数据和业务资源等，要对其进行聚类、融合和重组。平台资源整合着重实现单一平台向平台生态圈的转变，汇聚各地域特色应用，能够推广的提级复用，打造适合现代机关事务数字化运行保障的平台生态圈。数据资源整合着重将各系统平台的数据进行汇集、分析，形成机关事务运行保障的各项指数指标，为日常管理决策提供支撑。业务资源整合着重从改革业务办理事项、精简办理材料和流程出发，充分运用数据整合等手段，实现业务办理纵向贯通、横向融通、便捷高效的目的。
推动多跨协同。现代机关事务运行保障工作是面向服务对象的，需要从用户的角度出发，理顺机关事务上下、左右协同的工作机制。在上下协同上，重点突破机关事务运行保障的地域限制，研究区域协同的方法。可以通过构建公务用车保障一张网，实现全地域公务出差车辆保障的无缝对接；探索各级单位餐卡的互联互通，提升公务外出就餐保障的便利化；等等。在左右协同上，机关事务工作需协调机构编制、住房保障、规划资源等部门，围绕办公用房、公务用车、公共机构节能管理等核心业务，通过共享协同业务数据，推动业务“一窗受理”“多跨协同办理”。
深化数据治理。发展高效协同的机关事务数字政务，强化数据治理是基础和关键。建立健全数据管理机制，推动机关事务各业务领域建立数据管理机制，确保每项数据都由对应业务部门承担管理责任，遵从统一的数据管理要求。完善元数据管理使用体系，通过打造机关事务数据资产目录、构建数据标准、明确数据模型，对业务数据进行定位、分类、描述、清洗和转化，保证数据找得到、看得懂、能使用。强化数据分析运用，站在机关事务运行保障需求的高度，通过大数据建模分析、数据碰撞等手段，充分挖掘数据背后的规律，为日常运行保障提供参考和借鉴。
促进“三化”融合。构建现代机关事务数字化运行保障体系，需要站在法治化、标准化、数字化“三化”融合的高度，一体协调推进。加强顶层设计和有效协同，集中打造机关事务基础能力中心、业务能力中心和数智决策中心；推进机关事务运行保障各项标准的数字化和数字的标准化，在建设多跨场景应用的同时，注重法规制度配套，形成跨地域、跨层级、跨部门、跨业务共享的整体运行机制，实现机关运行保障整体协同治理和整体趋优的数字化运行保障体系。
（文/杭州市机关事务管理局）
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