一、机关事务部门自行采购的特征及常见问题
机关事务工作的本质是党政机关对维系自身运行的物质要素的供给和管理，除物业、餐饮服务等标的较大采购外，常见的采购内容诸如办公用品、药品、文印设备等货物类，小型维修改造等工程类，以及监理、咨询等服务类，不少达不到集中采购目录内、分散采购限额标准以上的要求，多由本单位参照政府采购相关规定自行组织开展。
我国的政府采购实行集中采购和分散采购相结合的组织形式。自行采购不是一种单独的组织形式，指的是采购人自行开展采购活动，不委托社会代理机构采购。根据《中华人民共和国政府采购法》第十八条“采购未纳入集中采购目录的政府采购项目，可以自行采购”，“属于本单位有特殊要求的项目，经省级以上人民政府批准，可以自行采购”。《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第九条“未纳入集中采购目录的政府采购项目，采购人可以自行招标，也可以委托采购代理机构在委托的范围内代理招标”。
自行采购在实现采购人多样化、个性化采购需求的同时，可以提高资金的利用效率。概括起来有以下特点：一是范围广，既有未纳入集中采购机构采购范围的政府采购项目，也有在集中采购目录内，但本单位有特殊要求且经省级以上政府批准的采购项目。二是金额小，采购标的预算相对较小，以中央国家机关为例，采购金额一般在分散采购限额标准（货物或服务项目采购金额100万元，工程项目采购金额120万元）以下。三是时效性高，既有机关日常保障所需有计划的常规采购，也有紧急或突发情况采购，采购频次较高，如疫情期间采购防疫物资。四是方式灵活。符合法律法规规定的自行采购项目，采购人不用经过财政部门审批，可按照政府采购法律法规以及政府采购程序开展自行采购。
但另一方面，自行采购不是采购人自由采购、随意采购，虽然采购人不需要委托代理机构，但仍要严格按照相关方式、程序进行采购。越是自行采购，越要加强内部控制管理，强化采购需求制定与内部审核、采购文件编制与复核、合同签订与履约验收，做到岗位相互分离、形成制衡机制。笔者结合文献调研及相关采购实践，认为自行采购仍存在一些共性问题：一是制度规范有待完善。以政府采购法、政府采购法实施条例为核心的法律法规体系，基本涵盖政府采购的各相关领域，但对自行采购还缺少专门的规范性文件，更多依靠单位内控制度，导致部门之间管理水平参差不齐，管理相对松散，缺少较为明确的规范或操作指引。二是信息对称有待完善。自行采购在信息发布方面具有滞后性，经常以邀请方式组织供应商参与比选，缺少统一的信息发布及资源整合平台，很容易形成“信息孤岛”，采购主体难以引入全面的优质资源，造成自行采购陷入内部循环的境地。三是操作流程有待规范。政府采购作为一种经济活动，会因操作不规范而滋生寻租行为。自行采购项目操作流程相对自由化、弹性化，容易形成寻租空间。
二、审计署机关服务局自行采购标准化建设实践案例
2023年5月，习近平总书记主持召开二十届中央审计委员会第一次会议强调，要发挥审计在推进党的自我革命中的独特作用，进一步推进新时代审计工作高质量发展。审计部门作为依法对预算执行、决算实施审计监督的部门，深谙打铁还需自身硬、正人先正己。审计署机关服务局为进一步规范政府采购行为，促进廉政建设，从源头上杜绝风险，结合国管局、市场监管总局《机关事务标准化工作“十四五”规划》要求，及时出台政府采购管理办法并连续两年实施修订，组建政府采购小组，全周期组织政府采购工作，实现自行采购工作全流程、全链条标准化管理。制度实施以来，总体采购项目资金较采购预算节省率达29%，服务商履约满意度稳居高位。主要做法如下：
（一）强化准入门槛合理。一是落实市场准入规定，充分保障公平竞争。严把采购文件编制及审核关，切实落实政府采购负面清单，明确禁设条款，把准准入门槛，对各类所有制企业平等对待，增强供应商参与采购活动的积极性、主动性。二是在采购文件制作中尽可能精简证明材料，对可以通过互联网或相关系统查询的信息，不再要求供应商提供相关材料或证明。对确实需要提供证明材料的，不超过项目实际需要，降低供应商的隐形负担。三是坚持局政府采购小组央采网筛选为主、内部处室推荐为辅的原则，逐家进行书面材料审核、天眼查及信用中国系统审核，及时排除风险供应商。最大限度地邀请充足的优质服务商参加采购，在资产清查、油烟清理等服务采购中各邀请行业协会理事单位10家服务商现场谈判，获取最优质服务，在办公用品、文印设备等货物类采购中，广泛征集具备央采供应资质服务商，成交价格低于电子卖场报价。
（二）强化公平竞争审查。一是严格落实《政府采购需求管理办法》，合理设置供应商资格条件。要求供应商资格条件应与采购项目相匹配。二是合理设置评审因素，评审因素按照采购需求和实现项目目标相关的因素确定，不将供应商规模条件及除进口产品以外的厂家授权、承诺、证明等作为资格条件或实质性要求。三是在采购项目实施前，注重对市场进行数据分析，真正了解项目的特点和需求，通过电话咨询、网上比对、实地考察等方式获取采购项目的性能、配置、供求、价格等详细信息，广泛听取几家潜在供应商的意见建议，综合对比方案优劣，保证项目需求的准确性、公平性，确保采购结果更好地满足实际需要。
（三）强化现场监督管理。一是严把评审过程关，强化节点管理。按照“公开、公平、公正”原则，加强对重点岗位和关键环节的监督，减少人为因素干扰。加强对采购过程的监督管理，统一保管采购成员的通讯工具等随身物品，严格落实采购区域封闭式管理制度，对采购现场拍照留痕。二是严把询问处理关，加强学习交流。抓好自身业务知识学习，熟练掌握政府采购程序规则，对供应商现场提出的询问，坚持及时答复，将达成共识及服务承诺详细登记在谈判记录中，现场打印、当场签署，做到以理服人，化解矛盾关口前移。
（四）强化现场谈判及档案管理。一是严把谈判关。公心砍价，勇当黑脸，严格执行两轮现场报价谈判机制和现场监督机制，认真解读采购内容，在服务商充分了解采购需求的基础上，精准谈判节约资金，真正落实过紧日子要求。从谈判实践看，两轮报价机制成效显著。由于第一轮报价是公开集中报价，第二轮是背靠背单独谈判，服务商在了解竞争对手的出价后，均会再次向公司提出优惠申请，多数能比第一轮降低10%以上。二是严把归档关。坚持“痕迹化”管理，落实主体责任，将采购项目请示、采购方案等相关资料整理汇总形成采购档案，进行集中管理，确保采购工作有迹可循、有据可查、有证可考，也便于日后审计监督。三是把好总结关。认真总结各类采购方式的特点、运行规律、期限要求，把握好各个时间节点的工作事项，把每个环节做实做细。
三、深化机关事务部门自行采购标准化建设的建议
标准化建设是提升机关事务管理科学化、规范化、精细化水平的战略性、基础性工程。习近平总书记指出，要完善科学标准体系，推进管理革命，努力建设强大的现代化后勤。机关服务保障采购工作要以对党的事业高度负责的精神，把履行采购人的主体责任，作为增强“四个意识”、坚定“四个自信”、做到“两个维护”在政府采购标准化建设中的具体体现，切实做到依法依规依程序采购，维护好机关政府采购工作的公信力和权威性。
（一）推动建设自行采购制度标准或操作规范。国管局、市场监管总局印发的《机关事务标准化工作“十四五”规划》，明确了“十四五”时期机关事务标准化建设的总方向。类似《机关食堂反食品浪费工作指南》（GB/T 42967-2023）等标准为机关服务日常工作提供了明确的操作规范，做到可复制、可操作，大大提升工作效率和质量。建议推动加强自行采购制度规范化建设，聚焦立项审批、采购需求制定、项目资金管理、履约验收、资料存档、监管机制等相关主要环节，开展调查研究、试点推动，为自行采购向规范化、标准化、透明化良性循环发展构建制度框架。
（二）规范各单位自行采购的操作程序。采购人是政府采购的第一责任人，对本单位的政府采购活动履行主体责任。严格、规范的操作程序是高效开展自行采购的关键。应从项目立项、采购、履约验收等环节做好程序规范化。立项阶段，要严格按照采购单位内部管理办法的要求，适时开展项目需求论证、资金落实、市场调研等准备工作。采购阶段，应围绕公开、透明、科学、高效的原则，积极做好供应商选择、项目信息公布、供应商答疑等工作，提高自行采购的执行效率。项目履约验收阶段，严格依据相关法律法规及内部管理办法要求，按照采购文件的约定，积极开展项目验收，保障项目资金得以妥善运用，形成良性运转闭环。
（三）将守规矩作为自行采购的底线。遵纪守法是政府采购的生命线和必须坚守的底线，也是推动标准化建设的内生动力和价值取向。要不折不扣贯彻落实党中央、国务院有关财经纪律、采购活动的决策部署，在具体采购中科学编制采购需求，合理制定评分标准，严格规范评审程序，充分发挥政府采购的政策功能。要把纪律和规矩挺在前面，坚守纪律底线，不踩规矩红线，坚持依法采购，严格采购制度，规范采购程序，强化内控建设，杜绝寻租空间。
（文/审计署机关服务局 骆强）
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