档案作为党和国家各项工作、人民群众各方面情况的真实记录，是促进我国各项事业高质量发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。2021年7月6日，在中国第一历史档案馆开馆之际，习近平总书记对档案工作作出重要批示：“档案工作存史资政育人，是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业。”习近平总书记的重要批示指出了档案工作的重要性和重大意义，为我们做好新时代档案工作指明了方向、提供了遵循。
工程档案作为建设项目管理的重要组成部分，详尽记录了项目规划、设计、施工、监理及验收等全过程，为项目顺利进行提供了坚实有力的保障。但工程项目建设周期长，档案过程资料多，每个环节稍有不慎就会造成档案资料缺失。持续做好建设项目工程档案全生命周期管理，确保档案资料完整、真实、有效，对更好服务党和国家工作大局、服务人民群众、服务国家治理体系和治理能力现代化具有重要意义。
工程档案管理现阶段存在的问题
工程档案是指在项目建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录。由于工程建设项目具有投资规模大、建设周期长、专业领域多等特点，涉及档案专业复杂、载体多样、数量巨大，档案工作开展难度较大。在工程档案管理实践中，档案收集移交阶段依然存在诸多问题，突出表现在以下几方面：一是因为建设单位或参建单位对档案工作重视程度不够，过程性资料保存不及时，导致档案收集不完整；二是由于建设项目周期长，机构调整和人员更迭，经办人员档案资料交接不彻底，造成部分文件原件缺失或损毁；三是经办人员主动移交档案的意识不强，导致档案移交进度与工程建设进度不匹配，大量档案资料堆放在项目现场，没有存放在专门的档案室或档案柜，极易丢失损坏；四是经办人员移交档案时，存在图纸资料叠图不规范、项目文件交叉、目录与文件不一致等情况。
加强工程档案管理的具体措施
工程档案管理主要是对项目建设信息进行组织、管理和利用，通过一系列规范化流程确保档案的完整性、真实性和有效性，主要工作流程可以分为3个阶段：形成与收集，整理与移交，保管与利用。
——档案形成与收集阶段。在建设项目中，参建单位是工程档案一手资料形成的主体，对档案的完整性、真实性负直接责任，建设单位对档案的有效性负监管责任。
建设单位内设档案管理部门的，应建立完善本单位档案管理制度，划清内部职责边界，明确责任主体。制度办法中应明确本单位档案收集归档范围，规范档案移交与借阅程序，保证档案的严肃性和完整性。
建设单位工程管理部门应加强过程监督管理，重视对上级批复文件、本单位决策过程文件的收集整理，相关请示报告应纳入档案归档目录，并在原件签批完成后及时向档案管理部门移交。建设单位与参建单位签订的合同类文件，应设立专门章节或条款明确约定项目文件管理责任，参建单位负责承担合同范围内相关工程文件的形成、收集、整理和立卷归档工作。
项目建设实施前，建设单位工程管理部门应明确对参建单位档案工作的要求。参建单位应设置专职人员负责档案管理并制定档案管控方案，明确文件归档范围、归档时限、归档套数、整理标准、项目文件材料收集过程要求、档案移交时间节点等。建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案并及时向建设单位移交。
项目建设过程中，参建单位应在重要例会上向相关工程管理部门汇报档案收集、整理、移交情况。工程管理部门每半年对参建单位档案管理情况进行检查，短期工程随工作进度检查，对档案管理混乱、过程资料不全的提出整改要求，督促其整理移交。档案管理部门会同工程管理部门随机抽查。对参建单位进行合同履约考评时，将档案工作纳入项目绩效考评，压实经办人员档案管理责任。
建设项目竣工验收前，建设单位工程管理部门应督促总包、监理等单位整理完善竣工档案，并提请城建档案管理机构预验收。预验收合格后，应取得由城建档案管理机构出具的工程档案认可文件。
——档案整理与移交阶段。建设单位工程管理部门在项目启动前期工作时应开始建立档案目录并指派专人负责，每完成一项阶段性工作即整理移交，与项目建设进度保持同步。工程档案移交应与工程款支付挂钩，完成档案移交且符合要求后履行资金支付手续，压实相关部门和经办人员的责任。涉及机构调整或工作岗位变动的，经办人员应及时移交个人所经手的档案。
参建单位应按照《建筑工程资料整理规程》、《建设工程文件归档规范》等制度要求整理档案资料，工程管理部门应检查移交文件的完整性、准确性、有效性和规范性。建设单位工程管理部门负责人和经办人员移交前填写档案移交表，建设单位档案管理部门根据移交目录清点移交档案，核对无误后双方签字，增强管理人员责任心，保证档案移交质量。
建设单位档案管理部门负责整编立卷，应按照《建设项目档案管理规范》等规范要求完善资料归档范围，可结合工作实际与规范要求编制建设项目档案必须移交的文件清单，方便归档和查验。
——档案保管与利用阶段。建设单位可结合工作实际委托专业机构负责档案整编工作，纸质文件整编应符合国家建设项目档案管理、建筑工程资料管理、档案文件整理等有关行业标准，实施档案分类整编和编号上架，进一步提升档案管理专业化水平。设置专门的档案室，购置档案专用密集架和专用档案盒，为档案规范化管理提供基础，方便档案存放和查取调用。建立档案卷内电子目录，实现信息资源共享、精准管理、快速查阅，解决档案查找难以及内容不对应的问题。
建设单位档案管理部门应严格档案借阅程序。在制度办法中明确工作流程，借阅档案应填写档案借阅申请表，经所在部门和档案管理部门负责人审核同意后，在档案室查询、阅卷。需要外借档案原件的，应报单位分管领导签字审核同意。借阅人对借阅档案的完整性和安全负责，应妥善保管，防止信息泄露或损坏。严格档案借阅时间，逾期未归还的应办理续借手续。
建设单位应加强档案宣传培训，全面促进档案管理办法的贯彻执行。充分利用国际档案日、档案法治宣传月等时间节点开展集中宣传；邀请当地档案局和城建档案馆专家讲解档案法、建设项目档案归档规范等；邀请档案服务单位定期开展交流研讨，介绍档案收集整理流程、移交过程中的注意事项等。
未来发展方向
档案电子化是工程档案发展的必由之路，有助于提高工作效率，便于查询、检索和存储，可与其他新型软件技术接轨，为项目数字化管理提供必要支撑。目前，许多建设单位积极探索工程档案电子化，大大提高了档案管理工作的科学性、规范性和时效性。当然，档案电子化还面临纸质文件扫描还是数字平台+电子签章的“十字路口”，相信随着OCR图像识别技术以及人工智能的发展，档案电子化进程将大大提速，管理模式将不断创新，真正实现档案工作的便捷、可靠、易利用。
作者：尹超 付康（国家机关事务管理局）
