食材采购是机关后勤保障中的一项关键工作，其质量和效果直接关乎服务保障对象的食品安全，也关乎广大干部职工的满意度和幸福感。在确保“舌尖上安全”的首要前提下，合法合规、经济高效、保质保量地做好食材采购工作，对于贯彻落实“坚持勤俭办一切事业”要求、提升机关事务治理水平以及餐饮服务保障能力具有重要意义。食材不同于其他货物或服务，存在品种广而杂、价格易波动、标准难衡量的特点；食材采购也不同于其他货物或服务的采购工作，在管理上存在发生频率高、涉及岗位多、廉政风险高的难点。本文从五个方面识别和分析机关后勤食材采购工作中存在的风险隐患，并提出有针对性的防控建议。
内部控制方面
食材采购内部控制主要包括制度建设、决策程序、采购工作机制和岗位设置情况、预算管理等方面。这一方面的主要风险有：食材采购管理制度体系不够健全，或者现有制度中对采购工作机制和审批权限的规定不够明确，导致实际工作中无法严格执行；采购岗位职责分工不清晰，没有做到不相容岗位相分离，无法形成相互制约与监督；采购人员长期与供应商联络，若长期不轮岗，则存在较高的廉政风险；食材采购缺少有力的预算控制，导致实际采购成本远超过计划的餐饮成本考核指标。
针对上述风险点，一是完善管理机制。按照内控要求，加强餐饮部门、采购部门、财务部门、库管部门之间的监督制衡，请购与审批、询价与确定供应商、采购合同签订与审核、采购与验收、采购与会计记录、付款申请与审批等不相容岗位严格分开，采购员、库管员、收货员及采购部门负责人等相关人员原则上3-5年进行岗位轮换，形成各负其职、相互制约的工作机制和岗位分工。二是健全制度体系。根据单位实际情况，建立务实管用的食材采购管理制度，严格规范采购流程、审批管理、供应商选择与管理、采购合同、档案管理等重要事项；加强业务培训和内部监督，对制度流程、规矩规范进行深入解读和宣传灌输。此外，可通过食材采购的小切口，延伸至其他货物和服务类采购，通过梳理流程、完善制度，全面规范单位采购管理。三是强化预算管控。结合餐饮成本率等考核指标，科学合理提出采购需求，明确食材的品种、规格、等级、数量等要求，按月或按季度编制采购预算，统筹安排食材采购计划，避免闲置浪费和资金损失。
采购实施程序方面
采购实施程序是指从食材请购开始至付款和归档结束的全过程，程序规范直接影响到采购行为的效率和采购结果的质量。这方面的主要风险有：采购实施流程倒置，比如先实施采购后提出采购申请，先实施采购后签订合同，先签订合同后完成招标比选，先资金结算后现场验收，等等；审批程序不合规，重大采购事项没有经集体研究决策，紧急采购事项没有及时补齐审批手续；验收程序不细致，对食材品质检验把关不严引发食品安全风险。
针对上述风险点，一是理顺业务流程。全面梳理请购、询价、审批、签订合同、购买、验收、付款、考核评价、归档等各个环节的职责和工作流程，按照规定程序和环节逐项办理采购业务，避免出现程序倒置的情况。二是严格审批程序。对于一定金额以上的食材采购及合同签订、确定长期合作供应商等“三重一大”事项，应当经集体研究决策；对于日常食材采购，可根据采购金额明确相应的审批层级和权限，对于贵重食材可提高审批层级；对于紧急或临时采购事项，可规定先经口头审批同意、后在2个工作日内补齐签字审批手续等弹性制度。三是加强验收管理。由使用方即餐饮部门、采买方即采购部门、供应商三方共同验收，对食材品质、规格、数量、有关检验检疫合格证明等进行全面查验，做好验收记录；对于贵重食材，建议指定厨师参与验收；质量检验部门定期抽查验收情况，并在单位内部公开抽查结果。
长期合作供应商招标方面
实务中有些单位通过一定的招标采购程序确定各类食材（如蔬菜水果类、海鲜冻品类、调料干货类等）长期合作供应商，目的是提高工作效率，减少盲目采买，确保食材品质。供应商招标过程中的风险有：使用财政资金的预算单位食材采购金额超过当年政府采购限额时，习惯性采用直接委托方式确定供应商，没有依法履行政府采购程序。自行组织招标比选时，没有严格审核供应商资质，例如出现食品经营许可证过期、供应商存在重大信用风险等情况；对供应商评比打分不够公正、客观、规范，以及参加比选的供应商存在关联关系，将导致招标比选流于形式。
针对上述风险点，一是规范供应商选定方式。预算单位限额以上食材采购应依法实施政府采购，如需公开招标的，应坚决避免化整为零或以其他方式规避公开招标的情况；其他食材采购也可采用竞争性方式选择长期合作供应商。二是严格审查资质。对于参加投标比选的供应商，开展实地调研走访，并通过企业信用信息查询平台核实是否存在信用风险，以及参加投标比选供应商之间是否存在关联关系；要求供应商提供营业执照、食品许可证、法人身份证、食品检验检测报告等，确保供应商资质合格、满足需求。三是规范客观评审。自行组织招标比选时，应由餐饮部门、采购部门、财务部门以及纪检部门选派人员组成采购小组，对备选供应商进行综合打分评审；合理设置评分项和评分标准，以便全面、客观考察和选择供应商；委托招标代理机构选择供应商时，单位应依法承担招标采购管理主体责任，对招标采购文件、评审过程等加强把关审核。
长期合作供应商管理方面
确定长期合作供应商后，后续的监督管理同样重要，包括合同签订、考核评价、食材定价等方面。这一方面的主要风险有：供应商使用合作多年，但一直没有签订食材供货协议或合同，也没有定期对供应商履约情况开展考核评价，存在缺少合同约束、供应商实际履约能力不佳的风险隐患；食材实际结算价格与合同约定不一致，例如供应商投标文件和双方合同均约定供应商食材价格以《中国餐饮价格网》等均价为基础上浮一定比率（即综合加成率）来确定，但实际结算的综合加成率远高于合同约定比率，导致食材采购成本偏高。
针对上述风险点，一是规范合同签订。与长期合作供应商签订供货协议，明确定价原则、送货要求、结算方式、违约责任等关键性条款，签约期限可控制在2至3年；如有保密要求时还应单独签订保密协议。如遇协议期满、尚未完成新一轮供应商招标、需要在一定时期内继续延用原供应商时，建议签订补充协议以约束过渡时期的履约行为。二是定期考核评价。采购部门应每年组织餐饮部门、财务部门等有关部门对食材供应商进行考核，可采用定量打分和定性评价相结合的方式，对食材价格和质量、响应和送货速度、信用状况、售后服务等开展综合评价，并将评价结果作为履约管理和下一轮采购的重要参考因素。对在考核中反映的问题，采购部门应及时约谈供应商进行整改，如仍无改进的，应终止合作。三是加强定价管理。定期审核供应商是否按照合同约定的定价原则进行报价和结算，防止出现供应商低价中标、高价结算的履约风险。对于蔬菜、水果、海鲜等生鲜类食材，可横向对比同一时点大型超市、电商平台价格；对于调料、饮品等非生鲜类食材，可纵向分析不同时期价格是否存在异常波动。
资金结算和档案管理方面
资金结算和资料归档属于采购环节的“尾声”，但对于具体采购事项的顺利完成起到关键性作用。这一方面的主要风险有：付款主体、合同主体、发票抬头不一致，采购记录、存货记录、会计记录不一致；没有与长期合作供应商定期对账，往来结算较为混乱。采购资料记录不规范、签字不完备、保管不齐全，比如验收单未准确记录食材数量、品种，缺少参与验收人员签字；没有完整留存询价单、入库单、合同及合同审批单、供应商招标过程性资料等，导致采购过程无法追溯。
针对上述风险点，一是严格付款审核。财务部门应严格审核采购发票的真实性，审批程序的规范性，以及合同、验收单、入库单等原始凭证的完整性；对于预算外或计划外的采购事项，重点审查是否严格按照内部制度履行审批程序。二是建立定期对账和分析机制。财务部门应定期与供应商核对供货清单、款项支付等情况，检查应付账款、预付账款等往来款账目是否记录清晰、准确。定期盘点食材，确保库存合理、账实相符；定期按供应商或食材类别统计实际结算金额，及时与月度（或季度）采购预算进行对比分析，提示管理者有无过量采购、食材积压等浪费情况，有效发挥财会监督作用。三是加强采购档案管理。借助信息化手段实行全过程的采购登记，可以在采购系统中设置统一的请购单、采购单、验收单、入库单、出库单模板，做到审批完备、记录清晰、全程留痕、方便查询。妥善保管各类采购档案，包括长期合作供应商招投标文件、评审记录、合同协议，询价、定价审核、验收等记录，定期考核评价表等相关资料。
作者：侯晓金（国家机关事务管理局）
