“专题数据库”也叫领域数据库、特色数据库、学科/主题数据库等，一般指专门性资源/数据集合体。长期以来，“专题数据库”一直是人文学者利用文献资源的基本途径。机关事务管理，又或者是政府运行保障管理，作为一个既历史悠久又年轻的领域，其专题数据库建设与其他领域相比相对滞后。自新中国成立以来，机关事务管理的表现形态也从“后勤服务”向“运行保障”转变。“政府运行保障管理”是对“机关事务管理”的继承与发展。2022年，国务院学位办印发《关于推进“政府运行保障管理”专业方向（二级学科）建设的通知》，标志着机关事务管理从此有了学科依托。随着大数据、人工智能等技术的应用，探索建立机关事务管理专题数据库成为面向现代化政府运行保障体系构建的必然选择，符合时代发展趋势，也符合机关事务治理现代化的发展需求。然而在新时代背景下，如何高起点建设、高效率应用机关事务管理专题数据库成为本文探究的核心议题。
知识协同为机关事务管理专题数据库建设与应用提供了指引。知识协同是知识管理的发展趋势，是知识管理中的主体、客体、环境等达成有效协同状态，并实现将恰当的信息传递给恰当的对象。本文将借用知识协同理论的基本框架，提出适用于机关事务管理专题数据库的建设策略，并进一步考虑机关事务管理专题数据库的应用场景与应用价值，从而为后续建设机关事务管理专题数据库奠定理论基础与框架设计。
一、机关事务管理专题数据库建设的必要性分析
（一）以信息化赋能机关事务工作高质量发展
机关事务管理专题数据库是机关事务信息化建设的重要体现。一方面，随着信息技术的飞速发展，机关事务管理过程中产生了大量的电子化数据，包括文件存档、人事管理、会议记录等；另一方面，随着大数据、人工智能技术的推广应用，传统纸质文档数据电子化、海量数据分析成为可能。如何充分利用数据分析和挖掘，发现机关事务管理的优点与潜在问题，实现循证决策、助力理论研究，仍然是当前机关事务管理工作实践与理论研究的一大短板。在前述背景下，聚焦机关事务管理专题数据库开发，探索数据库建设策略与应用，是内涵式推进信息化赋能机关事务工作高质量发展的重要方向。通过大数据、人工智能等方式，构建覆盖面广、内容丰富的专题数据库，进而推动机关事务日常工作的数字化转型与发展。
（二）以开放共享提升机关事务档案利用服务效率
公共数据资源是数据领域的“富矿”。推动公共数据开放共享是国家发展战略。2024年国务院《政府工作报告》提出，“健全数据基础制度，大力推动数据开发开放和流通使用”。机关事务管理专题数据库是推进机关事务工作领域数据开发利用的呈现方式之一。一方面，机关事务管理实践对于工作文档的检索需求与日俱增。当前，机关事务管理文献管理手段相对滞后，主要以机关系统内部文档汇集为主，距离数据开放、共享仍有较大差距。开放共享的专题数据库建设可以极大提升档案利用效率，便于工作人员快速获取和使用相关文献，进而提升工作效率。另一方面，社会大众对于机关事务数据的深度挖掘需求愈发旺盛。当前，机关事务信息公开主要依托于政府官方网站，缺乏汇集性平台，公众获取信息较为繁琐。推进机关事务管理专题数据库建设，有利于公众便捷使用，实现数字资源的最大化利用。
（三）以数字化知识管理推进机关事务管理研究创新
随着大数据、人工智能等技术的兴起，知识管理已经进入数字化知识管理时代。机关事务管理专题数据库就是数字化知识管理的重要体现。当前，机关事务理论研究蔚然成风，学科建设加快推进，在此背景下，机关事务理论研究对于基础文献的使用需求愈发旺盛。然而，在2022年政府运行保障管理学科设立之前，机关事务管理并无直接对应的学科支撑，导致理论研究相对滞后，直接表现为高质量的文献基础较为缺乏。专题数据库建设有助于科学研究中产生的数据及时归档，促进研究数据的系统化、标准化，进而提高研究效率与质量。同时，专题数据库建设将赋能政府运行保障管理学科建设，丰富其教育资源，为师生提供更加专业化、系统化的学习资源，支持教学与科研创新。
二、知识协同视域下机关事务管理专题数据库建设逻辑
（一）机关事务管理专题数据库
本文将机关事务管理专题数据库作为机关事务管理知识协同的核心。机关事务管理专题数据库作为一个开放共享的聚合性网络平台，应该具备以下几个特性：1.开放性。一方面，保持开源而非封闭，面向社会大众开放；另一方面，保持内容开放性，文献库、案例库、信息库是其核心内容，但可以进一步开辟新的知识资源。2.动态性。要面向未来，随着时间的推移，不断丰富和拓展专题数据库的内容。3.科学性。一方面，保证内容的科学性，在收录信息时要做好信息的甄别与筛查；另一方面，保证操作的科学性，要科学合理设计数据库的操作方式以及强化科学分析工具的嵌入。4.互动性。应该兼具知识获取与知识互动的功能属性，依托人工智能、数据挖掘等技术嵌入，强化人机互动，从而提升专题数据库的利用率。
（二）机关事务管理知识协同需求与主题
机关事务管理知识协同需求可以分成宏观、中观、微观3个维度。宏观层面，机关事务管理知识协同需求是因应机关事务管理知识开放共享的需要，是面向机关事务管理实践部门与科研工作者的知识服务提供，是助力政府运行保障管理学科发展的需要。中观层面，与其他专题数据库建设方向类似，机关事务管理知识协同需求是围绕基本文献汇总展开。知识协同需求有基本需求，那就是对机关事务管理整体信息的资源获取。在此基础上，机关事务管理专题数据库需要围绕文献、案例、信息搭建基础架构，满足内部使用的知识协同需要。微观层面，机关事务管理知识协同需求还可以来自外部环境。例如，机关事务管理实践部门面对新时代发展需求提出新的内容开发需求，或者是机关事务管理科学研究者对科研项目的需求。
上述机关事务管理知识协同需求将直接转化为建设机关事务管理专题数据库的内容主题。这些主题可以是固定性主题也可以是临时性主题。固定性主题包括文献、案例、信息等，需要前期的开发以及后期的维护，临时性主题则主要依赖于临时性任务的开展。
（三）机关事务管理知识协同活动与环境
机关事务管理知识协同活动主要指的是围绕专题数据库开发，知识协同主体之间的协同互动活动。根据知识协同主题进行模块划分，依此建立起不同的知识协同网络。在不同主题的知识协同活动中，可能有若干个知识协同主体。因为一个主题的知识供给无法单纯依赖单一主体，以机关事务管理工作文档为例，机关事务管理政府部门掌握一手的资源，而机关事务管理研究者掌握二手资源，双方之间形成互补性。与此同时，同一主题的机关事务管理知识资源也分散掌握于不同的机关事务管理研究机构或者机关事务管理政府部门。不同知识协同主体在一定的知识协同环境下进行知识的协同交互，最终实现知识的整合与创新。
知识协同环境包括文化环境、技术环境等。文化环境指的是知识协同主体之间建立起有组织式的协同网络。文化环境可以有几种方式的表达：一是基于全国性或地方性机关事务管理研究课题，形成涵盖机关事务管理政府部门与高校科研机构的合作组织网络；二是基于全国机关事务管理研究会，建设全国机关事务管理研究机构联盟网络；三是基于机关事务管理系统，建设纵、横向联系的机关事务管理沟通网络。文化环境的营造旨在弥合机关事务管理知识协同关联性缺失。而技术环境则是指机关事务管理专题数据库平台搭建的技术环境，通过虚拟空间的营造，能让不同的知识协同主体在时间、空间上实现“并行”或“串行”的协同工作。
（四）机关事务管理知识协同产出
机关事务管理知识协同产出可以有以下三种类型：1.技术产品。技术产品主要指基于信息技术赋能的各种产品，包括机关事务管理专题文献数据库管理系统、嵌入人工智能的知识问答系统；嵌入数据挖掘的文献更新系统；嵌入机器学习的文献分析系统等。2.人工产品。人工产品主要指机关事务管理实践者与研究者基于专题数据库的知识创造，包括研究报告、学术论文、工作报告等。3.定制产品。定制产品主要指基于特定任务或主题的客制化知识产出，可以表现为上述技术产品或人工产品的形态。例如，对机关事务管理某一个主题的文献查询服务等。
三、知识协同视域下机关事务管理专题数据库应用策略
（一）面向支持科学研究的服务型知识协同应用
支持科学研究是专题数据库建设的核心要义。当前，相较于机关事务管理实践进展，机关事务管理领域的科学研究稍显滞后，需要来自研究机构的知识贡献。然而，当前机关事务管理的存量知识多数集中于机关事务管理政府部门。机关事务管理领域的基础文献获取难度较大，间接导致该领域的科学研究并不多见。另外，机关事务管理工作具有较强的实操性，机关事务管理研究者通常缺乏对实践背景知识的深度了解。显然，单方的数据库知识应用并不足以支撑高质量的学术研究。为此，机关事务管理领域的科学研究需要依赖于多方协同的服务型知识应用。
多方协同主要体现为科学研究的主题可以是研究者与机关事务管理实践工作者共同拟定。而多方协同的服务型知识应用，不仅体现为机关事务管理数据库知识的收录是由多方协同，也体现为在知识的查询获取方面，也是由多方协同共同完成。为此，在科学研究的知识创造环节，可以由多方共同组建研究团队，形成良性互动的知识协同网络。
（二）面向服务教育教学的交互型知识协同应用
服务教育教学是专题数据库建设的目的所在。当前，机关事务管理依托于政府运行保障管理学科正在稳步推进该领域的人才培育工作。然而，政府运行保障管理学科目前尚处于起步阶段，人才培育工作稍显滞后。虽然部分学校已有开设相关课程，但经常面临相关教学资源短缺的窘境。为此，机关事务管理专题数据库将为服务教育教学、人员培训搭建基础平台。
同时，教育教学对于专题数据库的使用要求是可以实现多方交互式互动。尤其是在人工智能、机器学习应用化发展的时代，交互式使用已然成为数据库资源利用的发展趋势。交互式互动功能的实现则需要依赖于多方协同，这里的知识供给主体包括高校、科研院所、数据库开发团队等。同时在功能使用上，也需要教师与学员的多方协同，并将使用效果反馈给数据库开发团队，进行功能的开发与完善。
（三）面向智慧公文写作的赋能型知识协同应用
赋能智慧公文写作是机关事务管理专题数据库的特色应用方向。机关事务管理是一个实务导向的专业化领域。全国机关事务管理系统是一个庞大的干部队伍，其对工作文档撰写的需求旺盛。在智慧政府建设背景下，如何提升机关事务管理系统干部的智慧公文写作是新时代机关事务管理高质量发展的重要命题。为此，要充分利用机关事务管理专题数据库赋能智慧公文写作，需要依托于多方知识协同应用。
赋能机关事务管理领域的智慧公文写作，不仅需要智慧化的数据库系统开发，也需要智慧化的操作指南。在系统开发上，通过人工智能、机器学习、数据挖掘等工具的嵌入，实现对知识的整合与创造。在智慧化操作上，则需要建立起使用者与数据库平台的人机交互关系。上述功能的实现，需要依赖于机关事务管理实务工作者与数据库开发团队的协同知识创造。
（四）面向未来知识生成的创造型知识协同应用
随着大语言模型的开发应用，将通用大语言模型嵌入专题数据库建设将成为未来数据库建设的重要应用方向。机关事务管理专题数据库的传统建设路径是聚集大量的文本资料，如何通过海量文本资料查询和挖掘机关事务管理知识，将成为未来机关事务管理领域知识生成的重要应用场景。
依托于大语言模型的知识生成，需要符合机关事务管理研究和实务工作者的需求。在此基础上，通过数据库开发团队的共同努力，打造能够不断升级迭代的、适配于机关事务管理文献资料分析的大语言模型。在应用方面，大语言模型的存在，有助于机关事务管理实务工作者乃至社会大众快捷地了解机关事务管理的有关知识、政策法规、标准规范等，从而提升自身认知及工作效率。
作者：林民望
作者单位：福建省（福州大学）机关事务管理研究中心
本文获2024年研究成果鉴定二等奖
