一、研究意义
为深入贯彻落实习近平总书记关于机关事务工作的重要指示精神，奋力谱写陕西新篇章、有效发挥西部示范引领作用，陕西省委、省政府印发了《关于加强省级机关资产和运行保障集中统一管理 推动机关事务工作高质量发展的意见》，为省级四大家集中办公区机关资产和运行保障集中统一管理提供政策指引，届时，资产和服务保障内容将愈加丰富、规模日益庞大，机关资产和运行保障集约化管理势在必行。重要意义体现为：
（一）践行勤俭办一切事业宗旨。通过对机关物业、资产等保障资源供给的集约化管理，带来规模效应，有效地将厉行勤俭节约、反对铺张浪费贯穿到服务保障各方面，从而降低保障成本。
（二）提高服务质量和管理效率。在集中办公区对机关餐饮和机关物业确定统一的服务规范、内容、标准以及考核机制，严把服务质量，提升保障效能。
（三）促进服务保障的均衡发展。解决分散保障带来的服务标准不统一、重复投资建设、苦乐不均等问题，使各类资源合理配置，打破信息壁垒，有效盘活存量资产，推动保障模式从“碎片化”转变为“整体化”。
二、国内其他省市机关资产和运行保障集约化管理做法
山西省积极推进体制机制改革，先后整合省直97个后勤中心，组建后勤保障中心、晋勤集团、会务集团，明确了政事企之间的职责关系，在服务保障方面，通过大数据等数字技术，建成智慧机关事务工作平台，有效地实现服务保障信息的互通共享。
浙江省将标准化作为推动机关运行保障现代化的重要手段，承担6项国家级标准化试点，全省各级机关事务部门发布各类内部标准500余项，在会议服务保障方面，将现代技术与管理相结合，综合集成会场预约、公车保障等业务，打造数字化会议指南、智能引导等。云南省重点推动四大机关办公区集中统一管理，组建云勤集团、云联集团负责物业服务和餐饮等服务工作。充分发挥“标准化+”效应，搭建资产管理、公务用车、智慧大院等10个板块，实现办公用房动态化监管、办公区水能耗在线监测等功能。
三、新城大院机关资产和运行保障集约化管理现状及困境
（一）基本情况
新城大院是陕西省人民政府主要办公区，位于西安市中心新城广场北侧。院内共有50余个省级部门、事业单位和人民团体部门办公。新城大院主要由陕西省机关事务服务中心部分直属单位承担保障政府机关正常有序运转的任务，如水电管网维修维护、环卫保洁、绿化养护、职工餐饮、医疗服务、职工幼儿教育管理等。院内有会议室39间，其中13间会议室由省机关事务服务中心负责统一管理，面向大院各厅局共享共用，使用单位可直接拨打会务预订电话或前往现场填单预订会议室。年均保障各类会议430余场，参会5万余人。
（二）存在问题
1.集约化管理中存在权责边界不清现象
在新城大院，另有10多家厅局由各自后勤服务部门提供日常保洁、绿化、设备维修等保障任务，这些服务部门直接向主管部门负责，规格不一，职能设置、制度办法、提供的服务工作都有很大差异，易出现责任边界模糊、推诿扯皮、经费浪费等现象。
2.集约化管理中资产集约效果未及预期
一方面部分水电气暖通讯等设施设备老化严重，资产使用单位日常维护成本较高，更新改造不够，使用效能低下，不能较好满足服务需求。另一方面资产日常管理不规范，资产清查不到位，资产未有效整合利用，资产功能潜力未充分挖掘。
3.集约化管理中相关专业人员较为短缺
一是部分人员在管理理念上，满足于按老经验、老方法办事，系统思维较差，大局观不强，工作缺乏前瞻性和预判性。二是给排水、暖通等专业技术岗位长期短缺，由其他人员兼任，在标准化作业等要求上存在差距，造成人岗不匹配现象。
4.集约化管理中推进手段措施较为单一
新城大院的设施设备报修、会务预定以及能耗统计等日常保障任务主要以人工递单、电话登记处理为主，服务效率不高。在设施设备、管网线路、环境监测等方面信息化覆盖面较低，人工参与较多，对数据共享、智能化决策等造成限制。
（三）原因分析
1.集约化管理中各部门认识不到位
由于各部门认识不一致，使原本应集中到一个部门管理和保障的职能、资源被割裂成碎片分散到不同的服务保障单位，而原本可以统筹配置的保障资源也在管理不清、标准不明中不完全科学地分配出去，造成机关资产和运行保障的不集中、不统一。
2.集约化管理相关配套制度不完善
资产管理等缺乏健全、有效的管理制度和标准，或者现有的管理制度滞后于实际情况，容易形成管理漏洞和盲区，部分资产管理主体及人员缺乏有效的资产监督问责机制约束，未能主动履行管理职责，导致资产管理基础工作薄弱、职责界定不清。
3.集约化管理人才队伍结构不合理
主要体现在中青年人才较短缺，后备力量不足，人员力量补充多为内部调动，系统封闭性较强，复合型管理人才、懂物业管理和设施设备等专业人才短缺，同时存在编外人员比例较高以及在使用、培养、晋升方面存在困境。
4.集约化管理信息化基础支撑不强
目前数字技术难以实现机关事务工作综合功能。其次，资金、技术投入不够，机关事务工作侧重于后勤保障，难以获得大量的技术资源和资金资源，导致信息化建设的技术硬件设施投入不够。
四、机关资产和运行保障集约化管理路径探索
（一）构建集约化管理工作模型
运用系统管理思维，构建陕西省人民政府机关新城大院机关资产和运行保障集约化管理工作模型：以“坚持勤俭办一切事业”为核心，围绕“机关资产和运行保障”两个支撑，建强“标准化管理”、“精细化服务”和“信息化赋能”三个着力点，有效促进机关事务治理体系和治理能力现代化，打造机关事务高质量发展“陕西模式”。
（二）聚焦“坚持勤俭办一切事业”发展核心
“坚持勤俭办一切事业”是习近平总书记对机关事务工作的基本要求，是推进以资产管理为基础的集中统一管理必然要求，要找准“为党和人民事业发展提供重要保障”的定位，贯彻落实陕西省《进一步厉行节约过紧日子的十条措施》，统筹整合保障资源，盘活用好各类资产。
（三）围绕“机关资产和运行保障”双支撑
机关资产为机关运行保障提供物质基础，也是实现机关高效运转和节约成本的关键。一是增强机关资产管理效能，从严控制资产配置，通过对新城大院办公房屋、各厅局公务车辆、水电气暖设施设备等服务保障资产的科学合理管理，严把资产配置“入口关”、“出口关”，选择最优方式配置，理清盘活资产，节约资产成本。二是提升机关运行保障水平，以机关高效运转、干部职工满意度为目标，以大数据、人工智能、新算法等新技术，推进机关运行保障的智慧化管理，进而合理配置服务资源，降低服务成本。
（四）建强“标准化管理、精细化保障和信息化赋能”三个着力点
1.全面实施标准化管理
A基本思路
按照“建立—调整—完善—再调整—再完善”的思路，逐一制定管理标准，确保新城大院机关资产、服务实现统一管理、统一调配、统一标准、统一考核。
B工作机制
以整体性思维推动顶层设计和统筹规划，实行“领导统筹、组织协调、协同推进”全过程控制：
①建立领导统筹机制，将标准化建设列为“一把手”工程加以推进。
②建立组织协调机制，成立标准化工作领导小组，协调推进标准化建设进程，提高工作系统性、整体性。
③建立协同推进机制，邀请省市场监管局和省标准化研究院提供业务指导，西安建筑科技大学提供理论指导，具备一级物业管理资质企业参与，共同研究资产管理、餐饮服务以及机关物业等标准的编制工作，形成合力。
C标准化管理体系
（1）机关资产管理
按照全生命周期管理理论，建立集资产采购、配置、使用、处置于一体的标准化管理机制。
①资产采购，先对新城大院内部存量资产进行调剂，无法调剂时再考虑购置。对于水电暖电梯等专业设备，由专业人员或者邀请专业机构指导，避免购买超出实际需求或已过时的产品，及时将资产登记到人、一物一卡。将采购管理纳入监督范围，向审计、纪委等部门开放全过程采购信息，发挥监督部门的职能。
②资产配置，综合新城大院使用面积、各厅局单位机构职能和人员编制情况，核定资产配置总额，合理配置办公用房、公务车辆以及物业设施等。建立资产调剂机制、资产定期清查盘点机制，及时更新资产量、资产价值、资产状况，打破各厅局资产信息壁垒，整合盘活闲置资产，提高资产使用效率。
③资产使用，干部职工通过APP、公众号等平台，查询使用的资产规格型号、存放位置等，增强使用人责任感。制定各类管网、水电暖消防等设施设备维护检修管理规范。紧盯重点耗能设备，及时消除跑冒滴漏现象，开展高能耗设备节能降碳改造、清洁能源利用等。建立资产管理考核标准，将资产使用考核与预算挂钩，强化资产管理的力度。
④资产处置，实行严格审核责任制，规范处置程序，未达报废期限的原则上不得处置，已达报废期限但尚能使用的继续使用，因技术等原因需要更新、但仍具有使用价值的，及时转变用途、修旧利旧。
（2）服务保障规范
①服务内容管理。结合工作实际，加快制定《省级机关办公区域保洁服务规范》等标准，从每项服务的时间、流程等方面制定统一标准，严格规范设备运维等服务项目、日常考核，增强标准在机关事务工作中的治理效能。
②外包服务管理。制定《省级机关办公区购买后勤服务管理办法》，明确外包服务单位准入考察、人员、服务质量等考核制度，对外包公司资质、服务经验、考核等给出明确要求。加强外包服务监督考核，通过日常监督、定期考核、满意度测试等机制，倒逼外包公司提高服务质量，如组建监督检查队伍，选派专业人员开展监督检查，查找人员管理不规范、服务不标准、整改落实不到位等问题，定期请干部职工“把脉问诊”，分析服务保障情况，以查促治、以改促进。
2.深入开展精细化服务
A构建精细化服务ST矩阵
通过对新城大院服务保障工作优势、劣势分析，帮助了解工作现状，从而扬长避短，制定出优化路径。
B树立精细化服务观念
服务性是服务保障工作的本质属性，要坚持围绕中心、服务大局的宗旨，牢固树立品牌意识，以优质高效为目标，确保做到平衡“点”的临时性保障与“面”的日常性保障，做好关键小事，将“操心事”变成“暖心事”，用心用情用力做好服务保障。
C完善精细化服务保障机制
一是建立报修快速响应机制，积极落实敏捷理念与快速响应相结合，及时预测和应对风险，在重点场所、重要部位严格落实24小时值班值勤制度，随时接收并处理各类报修、建议、咨询等信息，确保问题得到及时有效地解决。
二是在前大楼、综合服务楼、新城小院等场所设立服务接待室、服务台，上墙工作制度、工作人员公示栏和服务目标，积极对接干部职工需求。接待人员上岗前进行系统培训，深入服务保障一线，培养专业服务素养，定期服务回访，对接待人员服务态度、服饰仪表等打分，作为日常考核依据。
三是重点抓细环境卫生保洁工作，定期在重点区域更换应季花草，美化办公区环境，设立环境卫生巡查岗，定时完成规定片区的巡查，遇雨雪暴风等天气，加大巡查力度。
D加强职工队伍管理
一是加强一线人员管理，严格人员准入条件，规范活动区域，将工作质量、到岗情况等信息利用人脸识别、智能监控等技术在各点位进行实时监督，掌握人员工作情况、获取考评依据。
二是根据新城大院服务保障工作的实际，做好培训内容建设工作，明确培训的目标、内容、方式、考核等，通过线上学习、统计学习时长以及线上考核等方式进行培训，规范服务人员工作。同时注重人员保密教育，确保人员的政治素质、行为规范、道德操守。
3.着力推进信息化赋能
A构建统一的资产管理信息化平台
①整合信息资源。将资产管理平台与财政采购平台实现“财务+固定资产”管理一体化。平台智能化管理资产采购申请、入库验收等环节，各厅局在资产采购申请时，系统会自动检索数据库内同类资产状况，避免重复购置，同时关联财政预算系统，智能分析控制采购成本，超出预算时自动弹出预警。
②资产信息录入。定期组织人员通过便携式扫描录入设备，将所有资产按照统一的规则进行编码，如办公用品、设施设备、保洁绿化养护工具、植物清单等，使资产拥有一个自己的“身份号码”，并形成电子资产清单，使资产透明化，方便快速查找和调配。
③资产信息管理。及时对资产的新增、变更等情况实时更新，线上完成资产变动流程审批，保证手续健全、去向清晰，避免出现资产流失现象。针对需要处置的资产可放到二手平台上公示，使有需求的社会机构进行购买，提高资产处置利用收益。
B建成机关运行保障一站式服务平台
通过一站式服务平台，把会务服务、设备管理、管网监测、维修服务以及满意度调查反馈等嵌入系统，以全场景、智能化、移动化、数据化的方式实现新城大院服务保障信息共享，实现机关后勤数字化管理。
①设施设备管理。一是针对保障日常运转的水电暖等设施设备分布分散，通过配备智能监测设备，将空调巡更、漏水监测等多个系统集成在一起，实时采集视频监控、环境参数、设备运行参数等数据，实现各种设备、系统的集中监测和综合管理等功能，一旦出现超过设定参数现象，系统自动报警，第一时间进行响应，准确找到问题点位，实现快速抢修。二是与运维保养等工作流对接，按时推送保养信息开展养护工作，及时修理小故障，变救火式运维为预防式运维。三是通过对综合地沟、地下管网加装智能传感器，实时测量和监控办公区内隐蔽工程设施设备状况，实现对隐蔽工程的智能管控。
②维修服务管理。干部职工将报修信息通过APP、微信公众号或者扫描公共设施上张贴的二维码，上传报修信息，维修人员会在一小时内回复，根据维修需求及照片快速抵达现场，一天内办结。维修结束后，一周内对维修人员维修时限、效率以及仪容仪表等向平台反馈信息，平台通过服务管理订单化、沟通反馈常态化和意见建议数据化，更为清晰掌握干部职工需求，改进服务、优化流程，提供干部职工更加满意的服务。
③会议服务管理。将新城大院所有会务服务接入一站式服务平台，串联会议预约、安防门禁等系统，会议组织方在线预订会议室后，同步生成会议码，参会人员扫码即可通行和申请用车，在提升通行效率与参会体验的同时，减轻组织方的工作量。会议组织方在后台可查看会议组织情况，提升了会议服务质量；同时在各会议室内设置温度、湿度以及采光量等传感器，通过实时监控调整，确保会场环境参数恒定，提升参会人员的舒适体验感。
作者：何绍军 李宣璋
作者单位：陕西省人民政府机关新城管理中心
本文获2024年研究成果鉴定二等奖
