随着机关事务管理改革，基建管理实践中探索出成熟的模式及工作机制。零星维修工程量小、周期短，但重复项目多、涉及金额多、分布面广、种类繁杂，是厉行节约的重要抓手，是机关运行经费管控的重要环节。不断提高的法治化水平、公开透明的全过程管理、集中统一的服务保障标准和规范、引入信息化数字化技术手段等是机关事务治理现代化的表现。因此，从机关事务治理现代化视角进一步审视零星维修工作，零星维修工程管理应符合制度化、规范化、信息化等趋势。
一、机关集中办公区零星维修工程的特点
集中办公，指以节约行政成本、提高行政效能为目标，将机关职能部门集合到指定区域办理公务的组织模式。机关集中办公区，指有一定数量机关单位聚集在一起办公的场所。为规范机关集中办公区工作秩序，创造有序、安全、文明、和谐的工作环境，办公用房和附属用房的维护维修、装饰装修、改造改建，办公区共用设施设备维护等工作，由机关事务部门统一负责组织实施。
机关办公区日常基建管理中，大部分是零星维修工作。主要对机关办公区设施设备、办公用房日常管理维护、新建、改造等，解决办公区日常运维过程中出现的应急性问题，例如紧急抢修、小型改造、小修小补、局部美化升级等，具有工程量小、费用低、分布面广、紧急突发性、频率高等特点。零星维修项目一般没有施工图纸，建筑物的构造也各异，工程量需要根据项目的特点和实际情况现场计量，对施工内容掌握不充分，具有不确定性和不可控因素。
二、机关集中办公区零星维修工程存在的问题
（一）工作制度及管理体系不完善
工作制度及管理体系设置较为简单，未设立完善的工作流程，一些制度在实际执行中存在执行不到位、监督不力的情况，导致制度建立与执行的脱节。缺乏清晰的组织结构和职责分工，组织结构模糊不清，职责分工不明确，导致工作任务无法有效地分配和执行，可能存在反复维修、返工等问题。
（二）零星维修工程量难以计算
工程量计算是否正确、预算单价的套用是否切合实际、设备材料预算价格取定是否正确、各项费用标准是否符合现行规定等，均是零星维修工程预算的审核重点，其准确性对项目的成本控制、后续结算等起着重要的作用。基于零星维修工程特点，在制定预算过程中存在工程量难以准确计算或难以预算的问题。年初申报工程量时，机关事务部门对全年发生的工程量是基于去年经验值的估算，预算编制过程中可能存在丢项漏项、定额选取不合理、措施项目选项和取费不合理等情况。在实际施工过程中会出现偏差，就会发生因变更引起的费用变化。
（三）“最低价中标”难以提升工程质量
在选取施工单位过程中，为激发充分竞争采用公开招标的方式。招标以独立施工项目为依托统筹考量，科学编制招标文件及工程量清单。由于零星维修费用较低，普遍采用“最低价中标”方式选择施工单位，容易造成大家只比价格低、不比质量的问题。“最低价中标”影响施工单位创新的积极性，是企业提升工程质量的突出障碍，可能造成零星维修工程的质量及效率难以保证的问题。
（四）施工监管及验收工作不规范
新技术、新工艺、新材料在工程建设中不断涌现，管理人员对此了解不深，造成监管不到位，可能存在维修使用材料以次充好，维修工艺标准降低等现象。有些施工单位验收材料上报不及时，造成工程量、使用材料、品牌规格、型号尺寸等无法有效的验收，可能导致工程质量达不到预期标准。
（五）工程资料归档及更新不及时
零星维修工程量小、次数多、施工时间短，存在资料未及时采集和归档的问题，例如工程预算、施工图纸、现场图像视频等。随着对同一设施设备的维修过程增多，涉及设施设备改造、拆除或出现疑难杂症时，档案遗失、档案信息不全或存在错误等造成存档资料无法有效溯源，难以找到根源问题，导致零星维修的工作量增加，耗费人力物力。
（六）专业技术人才匮乏
有些零星维修工程的施工情况复杂，需精通施工技术和材料设备的人才，对管理人员的专业性和业务能力要求较高。管理人员队伍普遍存在年龄老化、断档、知识储备不足、结构老化，出现人才断层等问题，老同志缺乏精力培养新人，新同志实践能力有所欠缺。
三、机关集中办公区零星维修工程改进的方向及建议
针对零星维修项目管理存在的主要问题，从机关事务治理能力现代化视角看，围绕零星维修工程管理应大力推进制度化、标准化、信息化、规范化建设，研究提出优化的思路和对策，推动实现机关事务从“管理”走向“治理”。
（一）强化政治引领，增强勤俭节约的思想自觉
机关事务部门积极履行主体责任，要站在讲政治的高度来认识和把握勤俭办一切事业的重要意义。统筹考虑项目需求和实际资金情况，着眼于实效、控制项目规模，不搞形式主义、不做表面文章、不建面子工程，从严管理项目经费开支，努力提高财政资金使用效率，实现少用钱多做事、用小钱办大事。按照“非危不修”原则，克服资金支出减少和保障需求提高的矛盾，推动零星维修工程提质增效。坚持能改建不新建，采取少采购、多利旧、合用租用等方式统筹用好现有设备设施。
（二）健全专项制度体系，大力推进标准化建设
一是聚焦零星维修项目管理流程，改进优化各项流程。建议总结以往项目的经验，定期修订并完善机关事务部门零星维修工程的管理制度。明确零星维修的种类、金额、程序，在涉及零星维修工程项目的立项、招标、合同、施工管理及验收、结算等关键环节上，制订有效的控制措施。特别要做到将项目按照资金进行分级管理，明确监督管理目标属性，明晰管理责任界限，并在工程项目使用部门、管理部门、监督部门和审计部门之间明确权责利关系。
二是建议以标准化推动零星维修工作区域一体化，制定区域机关事务协同标准，要加快推进不同区域、不同部门之间的零星维修工程标准互认。通过不断改革创新标准制修订程序，建立灵活高效的标准制修订机制。规范基建项目管理，明确项目立项申报、工程预算、开工审批、物料处置、竣工验收等各环节工作流程，切实抓好项目各阶段的全过程管理，构建覆盖全面、结构合理、重点突出的“零星维修工程”区域协同发展标准体系。
（三）加强培育专业化人才队伍，为高质量发展赋能
一是大力培育零星维修专业人才队伍。在管理人才培养上，营造尊重人才、重用人才的良好氛围，激励干部职工干事创业精气神，着力提升干部职工履职能力和专业化水平。通过人才引进、轮岗交流、定期培训、技能训练等方式，锻造一支政治可靠、专业过硬、敢于担当的高质素的零星维修工程管理队伍。在外聘员工管理方面，让经验丰富的老员工为新员工讲解业务、传授经验，一改过去灌输式的授课形式，把技术理论知识渗透到各检修现场操作流程之中，碰到专业难题，刻苦钻研，熟悉专业设备使用方法和操作流程。
二是积极共建零星维修工程专家库。围绕加强标准应用和支撑制度建设等方面，创新搭建零星维修技术服务平台，提供标准咨询、技术帮扶和质量把控等服务。联合专业机构、科研院所与经营主体等，构建零星维修工程政策共研、标准共建、信息共享、干部共训等合作机制。定期组织基建管理知识更新，坚持以需求导向，推动技术落地，健全零星维修管理制度，为机关事务高质量发展赋能聚力。
（四）加强造价管理，科学控制施工费用
一是根据项目金额大小、性质及维修时间要求，建议机关办公区零星维修项目立项，根据年度零星维修资金预算及项目的紧要程度给予安排。突发性的维修工程，要立即制定应急措施及施工方案，保证零星维修工程能够迅速且有效地开展，全面消除安全隐患点。根据年度零星维修资金的总额，按照月度计划合理安排零星维修资金，重点考虑项目实施目的需求及年度总体预算，在科学论证的基础上，按照轻重缓急的原则有选择地进行立项审批和实施。
二是考虑零星维修项目特点，需严格审核工程量，建议采用“据实结算”方式。采购人采用固定单价合同，工程项目中标商应当按照合同约定履行，采购人以实际结算金额支付合同价款。如果采购人采用工程量清单进行采购的，采购人需要在工程竣工验收时，核实中标商实际完成的工作量，现场踏勘及测量，避免工程的漏算、错算、多算或少算等情况发生，据实结算，并支付实际工程款。
（五）优化招标机制，合理选择施工单位
一是对零星维修项目的施工单位进行合理有效的招标，评标时建议选用综合评分法。针对零星维修的类型，适当设定工程项目招标条款，评标时可进行综合评分法，全面考察施工单位的资质、技术实力、管理和工程质量等方面，选择施工经验丰富、设备配套齐全、技术水平先进的单位作为施工合作单位。鼓励竞标企业进行良性竞争，对于报价明显低于成本的供应商视为恶劣竞争，将上报政府采购监督部门追究相关责任并予以处罚。
二是防控法律风险，做好零星维修工程的合同管理工作。合同内容是确定甲、乙双方各方权力与义务关系的有效基础，同时也是确定质量、工期、费用等的关键性依据。在制定合同内容时，明确责任主体，并加强对项目的定额套用、原物料来源、质量标准、工期时间、施工方法、结算方式、质保时限、违约责任的规定，明确处罚措施及相应的责任追究办法。
（六）加强过程监管，规范验收工作程序
一是对施工进行全过程监督。进场前进行安全三级教育和技术质量交底，加强过程控制。严格执行各项奖罚制度，明确实施计划的技术组织措施，做到有制度有落实。掌握现场一手资料，实地测量和验证已办理的各种签证内容，详细记录现场发生的临时设施搭设，为竣工结算审核奠定基础。
二是合理设立零星维修工程验收小组，专业涉及电气工程、机电一体化、工业与民用建筑等，并对验收组成员明确分工。建立严谨科学的验收工作流程，在工程实施、竣工等各个阶段验收组均适时参与，验收组进行现场检查，查看工程完成度、设计匹配度、施工质量、设备运行情况及施工管理资料，发现不符合验收标准的施工内容及时整改，保证工程质量。
（七）推进档案信息化转型，提升专业能力
一是建立电子档案系统，实行档案收集、整理、管理、保存、归档一体化的管理模式。基于数据驱动和渠道共联为基础，利用数字化手段实现零星维修工程档案信息化转型，涵盖工程建设立项、审批、设计、采购、实施、监管、验收、评估等全过程，形成规范化成果、标准化流程和精细化服务。优化数据采集方式，提高数据统计分析水平，提升科学决策和精准施策能力。建立维修服务平台，对各项零星维修工作的周期、根源进行有效分析，可根据监测数据分析结果进行预警报警，实施预防性维修。
二是严格执行档案管理有关规定，提高规范化管理水平。针对安全问题，单独设置零星维修档案专用库房，并配齐配全设施配备，确保数据完整、信息安全。其他科室需借阅维修工程档案时，应进行登记，登记借阅部门、借阅人、借阅时间、归档目次、归还日期。
（八）突出绩效管理，健全监督机制
一是建立目标责任制，突出绩效管理。服务对象监督评估与机关事务部门内部绩效考核、创先争优相结合，打造出立体化的监督评估网络。公开透明服务过程，服务对象可随时查看施工状态、施工结果等信息，可随时对零星维修服务提出意见和建议。施工结束后，通过电话回访、上门抽查等形式，了解并记录服务对象的意见和建议。
二是聚焦重点流程加大公开力度。加大对物资采购、零星项目维修的公开力度，建立和完善有效的工作机制，充分利用“互联网+”和大数据的资源共享优势向公众公开。要规范零星维修采购标准、采购形式以及采购审批和验收等重要环节，成立相对独立的监督小组。通过多元化手段，有力提升监督质效，推进权力公开透明运行。
作者：杨娟、刘帅
作者单位：河南省驻马店市市直机关后勤服务中心、黄淮学院
本文获2024年研究成果鉴定二等奖
