建设项目档案利用服务，是档案公共服务能力建设的重要方面，是建设项目档案开发工作和各业务环节的出发点，支配建设项目档案工作全过程，体现档案工作的服务性质。中央国家机关后勤建设项目有其特殊性、内部性，对其建设项目的档案开发与利用服务进行研究，有助于进一步强化档案资政服务，提升档案工作和机关事务工作水平。
中央国家机关后勤建设项目档案的特点
以工程建设档案为主，保密性较强。中央国家机关后勤建设项目主要围绕机关有序运转展开，资金来源大部分为财政资金，部分为自有资金，以工程建设为主，涉及众多敏感信息。如机关内部的消防安防设施建设、重要办公场所的建设改造、水电气暖通管网的铺设、人防工程的审批实施等。这些项目档案包含的设计图纸、技术参数、资金使用情况等信息，直接关系机关安全和正常运转。例如，安全监控系统建设项目档案中涵盖的监控布局图、周界布防图、设备密码设置等信息，其重要性不言而喻。在相关档案的收集、整理、保管和利用过程中，需要严格保密制度，做好加密存储和访问权限控制。
紧贴中央部门主责主业，专业性突出。中央国家机关的后勤建设项目往往与部门主责主业息息相关，直接体现部门特色。建设项目实施，一般集中在建筑工程、设备安装、信息化建设等专业领域。以智慧后勤涉及的办公大楼智能化建设项目为例，档案中涉及计算机网络技术、通信技术、自动化控制技术等多方面专业知识。这就要求档案工作人员同步提升专业素养，积极理解和把握好专业内容，准确分类和编目档案，以便快速查阅和使用。同时，在档案开发利用过程中，需要与各业务部门密切协作，确保档案信息的有效转化和应用。
用户类型相对单一，内部性明显。中央国家机关后勤建设项目主要服务于机关内部，其档案的利用也多局限于机关内部各部门。用户类型上，主要为部机关各司局干部职工，少量外部用户。使用目的上，以老旧工程维修改造、财务审计为主，影响力强。比如，机关食堂的升级改造项目档案，主要供后勤管理部门、财务部门等内部单位使用，用于成本核算、设施维护等工作。总体上，呈现档案利用服务对象相对固定、服务内容和方式匹配机关内部需求、与机关内部工作流程紧密衔接等特点。
中央国家机关后勤建设项目档案开发实践
当前时代背景下，中央国家机关的后勤建设项目档案管理工作面临着新的挑战与机遇。结合调研及笔者所在单位工作实际，为积极推进“智慧后勤”建设，农业农村部机关服务局全方位提升机关后勤管理与服务水平，实现“双提升”目标，同时提高基本建设项目管理的信息化程度，在后勤建设项目档案管理方面采取了系列举措，积累了一些工作实践经验。
优化建设项目档案收集整理。档案收集整理是档案管理工作的基础环节，其质量直接影响后续的档案开发利用。服务局制定了详细且具有针对性的档案收集范围和标准，明确规定建设项目从规划设计、项目审批、施工建设到竣工验收等各个阶段所产生的文件资料，包括纸质文件、电子文档、图纸图表、声像资料等均需完整收集。在收集过程中，建立严格的归档流程和责任制度。要求项目各参与方在规定时间内将相应阶段的档案资料提交至基建管理部门，档案管理人员对提交的资料进行严格审核，确保资料的真实性、完整性和规范性。对于不符合要求的资料，及时退回并要求补充完善。在整理环节，依据档案的类型、项目阶段、时间顺序等因素进行科学分类，建立了层次清晰的档案分类体系，并编制详细的档案目录，方便后续的查找和调阅。在归档环节，按照年度或工程进度，积极将已完成的项目向档案部门进行归档移交，强化档案安全规范管理。
开展建设项目档案编研工作。从调研情况看，部分中央国家机关后勤部门高度重视建设项目档案的编研工作，组织档案部门的骨干人员对建设项目档案展开深入挖掘与研究。在编研形式方面，农业农村部机关服务局积极开展基建档案目录汇编。对1950年至今在库房和档案信息系统内的全部基建项目档案，进行系统梳理和筛选，完善形成基建项目档案目录共计1143项，形成全部基建档案目录汇编。在编研过程中，对每个建设项目背景档案进行归集，详细阐述项目实施的起因和目标。对实施过程的档案按环节进行全程归集，包括施工流程、技术应用、人员调配等情况。同时，通过档案着重梳理项目实施过程中遇到的各类问题，如施工难题、协调矛盾等，并整合解决这些问题所采取的方法和策略。编研形成的成果，不仅为基建部门、物业部门和参建部门工作人员在组织类似项目建设时提供了宝贵参考，还从宏观层面促进了后勤建设工作朝着规范化和标准化方向发展，促进后勤建设工作质量和效率提升。
推进建设档案信息化建设。当前除机构改革后少数新成立的部委外，大部分中央国家机关单位历史悠久，许多单位后勤基建项目多、年代久远、时间跨度长。农业农村部机关服务局为解决办公区及建筑物基础信息不全、缺乏系统性管理维护等问题，建立建筑物基本信息及相应基本建设项目台账，强化基本建设项目信息的统筹管理和日常维护，为工程项目申报提供科学合理的依据，推进建设完成基本建设项目管理系统。一是建立建筑物基本信息及相应基本建设项目台账，全面梳理和记录建筑物的基础信息，如建筑年代、结构类型、面积规模等，以及包括项目名称、投资规模、建设周期在内的相关基本建设项目信息，强化了统筹管理和日常维护工作。详实的信息为工程项目申报提供了科学性和合理性依据，有力推动了基本建设项目管理系统的建设与完善。二是立足基本建设项目管理平台，推动老旧建设项目档案数字化录入。通过匹配检索功能，输入项目名称、时间、关键词等即可快速精准地检索到所需档案。三是设置不同用户权限，不同层级人员对应查阅和使用其权限范围内的档案信息。
加强跨部门协作利用。在一些大型后勤建设项目中，涉及多个部门的协同工作，档案利用也相应加强了跨部门协作。以机关院区的综合改造项目为例，后勤部门、规划部门、财务部门等多个部门共同参与其中。在项目实施过程中，各部门通过共享档案信息，实现了高效沟通与协作。后勤部门凭借其掌握的设施档案资料，为规划部门提供了重要参考依据。财务部门则依据档案中的预算和费用支出信息，对项目资金进行管理和监控，确保资金使用的合理性和透明度。通过跨部门的协作利用档案信息，保障了项目的顺利推进，避免了因信息不畅导致的工作延误和资源浪费等问题。
中央国家机关后勤建设项目档案利用服务优化思考
在国家治理体系和治理能力现代化背景下，优化中央国家机关后勤建设项目档案的开发与利用服务，对提升机关事务工作水平具有重要意义。要通过深入分析此类档案特点、系统总结开发实践经验，并据此优化实施措施，提高档案利用服务质量。
优化利用环节，推进档案资源整合与共享。中央国家机关后勤建设项目档案资源分布于多个部门，容易存在信息壁垒。整合这些分散的资源，是提升建设项目档案利用效率的首要任务。建立统一的档案资源共享平台具有较强现实需要，将分散在各部门的建设项目档案集中管理。通过制定统一的档案分类标准和数据格式，确保档案信息的兼容性和互操作性。例如，将机关各部门的基建设备采购项目档案、办公场所建设项目档案等统一纳入共享平台，实现资源共享。同时，加强与其他中央国家机关之间的档案资源交流，拓宽档案利用服务的范围，促进经验交流和资源互补。
把握政策需求，提升档案人员专业素养。中央国家机关各门类档案的利用与政策环境紧密相连。各类政策的出台都会对后勤建设项目档案利用产生影响，机构改革会导致部门职能转变，进而改变档案的需求主体和利用方式，巡视或审计项目的推进，也会对建设项目档案的查阅、分析提出新的要求。为更好地适应动态的政策环境，提升档案人员专业素养十分关键。要定期组织档案业务培训，结合建设项目档案，邀请档案专家、行业学者进行授课，内容覆盖基本建设知识、电路管网基础、项目档案管理理论、信息技术应用、专业知识解读等方面。鼓励档案部门人员参加工作和学术交流活动，了解行业最新动态和研究成果。
强化存凭资政，创新档案利用服务方式。建设项目档案管理的核心目标是实现高效服务。在数字化时代，充分利用现代信息技术创新建设项目档案利用服务方式是必然趋势。要引入人工智能技术，开发智能档案检索系统，实现语音检索、图像识别检索等功能，提高检索的准确性和便捷性。利用虚拟现实技术，对一些重要的后勤建设项目进行虚拟展示，让用户更加直观地了解项目全貌。此外，根据机关内部不同部门的需求，提供个性化的档案服务。财务部门在进行项目资金使用分析时，档案部门可提供详细的项目资金流向档案，并在此基础上生成建设项目资金使用分析报告，为财务决策提供数据支持。工程管理部门在进行项目质量评估时，档案部门提供项目建设过程中的质量检测报告、施工记录等档案资料，并协助生成项目质量评估报告，满足多样化的利用需求。通过不断提升档案资政服务能力和水平，为中央国家机关后勤建设项目的科学决策和高效管理提供坚实保障。
作者：周振国（农业农村部机关服务局）
