做好新时代机关文印工作，必须用科技手段服务、推动、实现现代化，以信息化建设融入新发展格局、领跑新赛道，为更好服务党和国家中心工作、更好服务国家治理体系和治理能力现代化蓄势赋能。
一、基于ISO9001认证的机关文印信息化建设实践
ISO9001质量管理体系认证作为国际公认的质量管理标准，其核心在于通过持续改进的方式，确保产品或服务的质量满足顾客需求及法律法规要求。2024年3月，生态环境部机关服务中心创新性将ISO9001质量管理体系认证引入机关文印信息化建设，拟通过标准化、规范化的管理流程，提高文印工作的规范性、透明度和可控性，从而提升整体服务效率与质量。服务中心先后编写了ISO质量手册和程序文件等标准文件，组织人员参加ISO质量管理体系培训，并顺利通过现场专家组审核。2024年4月，组织申报ISO质量管理体系资格证书，并于5月通过中国质量认证中心认证，并颁发文印ISO质量管理体系资格证书及国际认证证书。
（一）通过强化内部制度建设，保障规范高效与安全
1.强化内部制度建设
在ISO9001质量管理认证的过程中，内部制度建设的强化是首要一环。生态环境部机关服务中心依据ISO9001标准要求，对现有文印管理制度进行了全面系统梳理和评估，找出了制度中存在的不足和空白点。结合文印工作的实际需求和特点，制定并完善了一系列新的管理制度，如《文印档案电传处保密工作守则》《涉密文件管理“十必须”》《保密工作“十不准”》等，这些制度不仅覆盖了文印工作的全过程，还加强了保密安全管理这一关键问题并完善了工作流程。同时，通过定期组织制度培训和考核，确保全体人员都能够熟练掌握并严格执行各项管理制度，对制度执行情况进行定期检查和评估，确保制度得到有效落实。
2.规范工作运转流程
ISO9001质量管理认证强调过程管理，即对工作运转流程的规范。服务中心在认证过程中，引入先进的流程管理理念和方法，对工作运转流程进行了全面梳理和优化，确保每一项工作都能按照既定的流程和标准进行。通过制定详细的操作规程和作业指导书，明确了每个环节的具体操作要求和标准，确保每一位员工都能按照统一的标准进行操作。此外，还建立了流程执行的监督机制，对流程执行情况进行定期检查和评估，确保流程得到有效执行，实现了对文件处理流程的全程监控和可追溯性管理，增强了管理的科学性和透明度。
（二）通过加强质量监控，保障机制建立与健全
ISO9001质量管理认证强调质量监控与持续改进的重要性。服务中心在认证过程中，建立了完善的质量监控体系和持续改进机制，以确保文印工作的质量和效率不断提升。
1.建立质量监控体系。通过设立专门的质量监控岗位，对文印工作的全过程进行实时监控和评估。同时，还建立了服务对象满意度投诉和反馈机制，及时收集和处理服务对象的意见和建议，以便及时发现问题并采取相应措施加以改进。
2.注重持续改进机制的建立。通过定期组织内部审核和管理评审等活动，对文印工作的质量和效率进行全面分析评估。在此基础上，制定并实施一系列的改进措施和方案，如优化工作流程、改进设备性能、提升员工技能等。这些措施不仅提高了文印工作的质量和效率，还增强了机关干部的满意度和信任度。
3.注重持续改进的激励约束。通过建立持续改进的长效机制和激励机制，鼓励全体员工积极参与质量改进活动，形成全员关注质量、全员参与改进的良好氛围。同时，进一步加强与其他中央国家机关的交流与合作，借鉴和引进先进的管理理念和技术手段，不断提升自身的竞争力和服务水平。
（三）通过优化干部队伍建设增强团队专业能力
干部队伍是文印工作的核心力量。ISO9001质量管理认证要求注重干部队伍建设与优化，以提高整体工作效能和服务质量。
1.注重人才选拔和培养。通过制定科学合理的人才选拔机制，吸引一批高素质、专业化的人才加入文印工作队伍。同时，建立完善培训体系，定期组织干部参加各种培训和交流活动，提升队伍专业素养和综合能力。此外，还鼓励干部自主学习和创新实践，不断提升自我价值和业务能力。
2.注重团队建设和管理。通过建立完善的团队管理制度和激励机制，营造团结协作、积极进取的工作氛围。鼓励团队成员之间相互学习、相互支持、相互协作，共同推动文印工作的顺利开展。同时，建立有效的沟通机制，确保团队成员之间能够及时交流信息、分享经验、解决问题。
3.注重团队建设的稳定性和发展性。通过制定科学合理的职业发展规划和晋升机制，为团队提供广阔的职业发展空间和晋升机会。同时，注重人员心理和人文关怀，关注其工作和生活状态，帮助他们解决实际困难和问题，提升团队整体能力。
二、推进机关文印信息化建设的对策与建议
随着信息技术的不断进步和ISO9001质量管理体系认证的深入实施，机关文印工作的信息化建设已成为提升工作效率、保证文件质量、强化保密安全的重要途径。下一步，建议针对当前文印工作面临的挑战和机遇，结合ISO9001认证要求，全面推进机关文印信息化建设。
（一）提高政治站位，强化信息化意识与服务大局能力
机关文印部门应深刻认识到信息化建设的重要性和紧迫性，提高政治站位，强化服务大局意识。通过日常机制化培训和教育，明确管理要求和建设目标，形成共识。同时，管理人员应综合思考各种影响因素，与文印各岗位人员深入交流，了解意见和建议，共同推动信息化建设。
定期开展培训，加强信息化技术应用，并能够将后勤服务保障管理工作与现代信息技术相融合。摆脱传统思想理念束缚，从长远角度出发，提升文印信息化建设水平，更好满足事业发展需求。加强从业人员培训，有效提升高级管理人员的宏观统筹能力、中层管理人员的管理理论和技能素养、基层技术人员的服务意识与业务能力，培育一支懂管理、懂业务、懂技术的专业队伍。
（二）深化标准化管理，加强系统创新研发
文印信息化建设工作应基于信息化总体框架，聚焦文印业务需求，与公文流转、电子公文远程传输等业务板块信息化并列。作为信息化总体顶层设计的组成部分予以推进，应着眼以信息化提升服务效能，着力补齐文印信息化建设短板，将新功能运用嵌入已有的综合门户平台。
1.技术赋能精细化服务。在建设专网公文管理系统过程中，应该不断扩充系统功能，加快与其他业务系统之间衔接，将系统功能全面发挥。要坚持问题导向和需求导向，构建和完善大数据信息追踪查询系统，借助现代化技术和科技手段对专网公文管理系统进行创新，并结合文印岗位工作特点，制定符合文印部门工作发展要求的管理方案，精准定位服务对象的现实需求，将文印管理工作落实到位，实现对机关不同群体的精准化服务，实现高效完成重点工作任务的服务保障目标。如：探索“互联网+文印服务保障”，整合收文登记、文件排版、公文校对、数码印刷、电子公文网传、纸质件发送和信息在线查询管理等资源，建设“智慧文印”综合管理服务平台，实现“一网式”集中管理、“一站式”精准服务。
2.技术赋能大数据安全。强化数据共享功能，在数据平台作用下，同步加强文印部门电子数据信息传输和使用安全，推进数据共享和数据传输交互等环节的便捷操作，实现电子数据安全和文件运转安全，减轻文印人员工作负担，建立一套全面化的数据库，便于各部门之间信息交流。借助信息化技术，发挥技术优势，加强系统之间关联性，同时应结合专网公文管理系统对接中常见问题，保证系统稳定运行，处理好数据端口问题，为各项工作有序进行提供支持。
作者：许福成、杨凤琳
作者单位：生态环境部机关服务局
本文入选《机关事务管理创新与理论建设文集（2025）》
