机关事务管理是一个组织机构神经中枢有效运转的重要保障，中央企业的机关事务管理工作，旨在为企业总部机关运行提供资金、资产、资源和服务，保证总部机关及时接收信息，有效做出决策，是现代企业治理体系的重要有机组成部分。机关事务管理体制，本质是机关运行保障资源的管理模式和配置方式，直接反映了机关事务治理能力和水平，对提升行政办公效率至关重要。“十四五”时期，在中央企业争相打造世界一流企业的背景下，如何推动机关事务管理体系建设，优化机关资源配置方式，提升机关运行效能，是能否建成一流企业总部的关键。
一、中央企业机关事务管理面临的新形势和新要求
（一）国家治理体系、治理能力现代化为机关事务管理指明了方向。所谓治理现代化，旨在开展职能整合，促进均衡发展，推进法治建设，释放内在活力。用治理的方式看待机关事务管理，就是整合机关事务细分职能，均衡推进各项工作，以法律法规为准绳建章立制，在规范机关事务工作运行的同时，释放机关内在活力。需要我们在体制机制中完善治理体系，提高治理能力，实现机关事务管理科学、合规、有效率的运行状态。
（二）党和政府过紧日子要求，对持续性推进节约型机关建设提出了更高标准。2020年，习近平总书记宣布中国将力争2030年前实现碳达峰、2060年前实现碳中和。这是基于实现可持续发展内在要求所作出的重大战略决策。在这一背景下，新时代对机关事务管理中节能减排提出了更高要求，机关事务工作不仅要完成基本保障工作，还需要处理好投入与产出、价值与效率的问题，要通过创新、变革，在现有资源利用上挖潜，降低行政办公碳排放，并形成可对比、可测量的量化指标，使绿色节能看得见、摸得着。
（三）疫情常态化防控，对不断健全机关运行保障和应急保障机制提出了更高挑战。机关事务工作在疫情防控中作出了重要贡献，也暴露出机关事务保障在面对突发性风险时，反应速度的不足。面对不断变化的公共安全形势，机关事务还需从自身寻求体制机制变革，战时与平时结合，进一步健全机关运行保障体系，优化防火墙设计，做足应急处置的政策储备，实现日常防范与快速准确处置相辅相成。
二、目前中央企业机关事务管理存在不足
央企的职责使命就是维护国有资产保值增值，工作重心更倾向于生产经营，机关事务管理工作在总部机关中，往往是扮演后勤大管家的角色，侧重于后勤保障，而忽略了管理，尤其是体系机制的建设有一定滞后，这些管理职责定位的偏移，便衍生出一些共性问题。
（一）关键制度缺失，体系建设不健全
正因为更多精力放在后勤保障，导致央企机关事务总是就事论事，没有全局性思考和管理体系的布局，尤其是很多基础性工作缺乏制度依据和标准化流程。面对本身就种类繁多的机关事务，重在一事一办，而不是管，导致事务性工作需要大量人为的协调，占用了不必要的人力、物力。而机关事务工作在干部职工面前最为直观，流程不透明、依据不明确，导致机关事务权威性不够，机关事务体系建设整体上得不到重视。
（二）缺乏系统性、前瞻性，工作比较被动
央企各项职能对口的管理体系以及很多专项工作方案、应急预案等，在全集团内都适用，但反而放到总部机关不适用。造成企业管理一张皮，总部机关管理另一张皮。很多工作放到总部层面，临阵磨刀，略显被动。围绕年度重点展开，在年度工作计划安排下，机关事务工作缺乏前瞻性，企业重点工作契合度不够。
（三）法人层级较多，资源配置效率有待提升
央企一个最大特点就是集团化管理，总部下面有二级子公司、三级子公司，而每一层级子公司都是独立法人，有自己的机关事务管理机构，有自己的行政资产，彼此之间没有并联，各行其是。比如在办公用房、公务用车方面，经常出现一家单位资源闲置，而其他单位又申请新增购置的情况。在同一层机关内部，也存在诸如此类的不平衡、不充分的问题。办公资产没有统筹的调度和使用计划，导致资产配置效率、利用率不高。
（四）队伍专业化不够，不能满足机关事务工作需要
央企总部机关有编制限制，能够进入总部机关的人员精挑细选，少之又少，外部人才难以进入总部编制内，而且编制内人员安排又不能做到专业对口。通常做法是编制内的人员调整，包括安排之前的司勤人员以及其他生产经营业务人员等等。他们虽然机关经验丰富，但不具有管理专业能力。对新环境的适应能力、学习能力以及服务态度不能充分满足机关事务工作需要，缺乏工作的前瞻性、科学性和全局性。
三、加强中央企业机关事务管理体系建设的建议
加强央企机关事务管理体系建设，关键还是围绕高效有序、精简节约的机关运行需求，结合央企规模大、层级多的特点，从职责模块、履职标准、信息途径、人才队伍发力，聚焦“优化资源配置机制，保障机关运行效能”的总体目标，建立健全机关事务的标准化流程体系、打造机关事务专业化支撑力量、构建机关事务信息化运行方式，共建共享新型机关事务管理格局，为打造一流总部助力。
（一）统一管理标准，建立全集团机关事务管理体系
将机关资金、资产、服务保障各类工作进行职能梳理和流程再造，以总部标准引领机关事务管理体系建设。
抓实机关事务目标管理。从企业年度重点工作出发，制定机关事务年度计划、目标，按目标考核，实施全周期管理。做到机关事务工作与企业重点工作高度契合，切实发挥服务保障的支撑作用。针对重点保障事项超前谋划，提前准备，制定周期工作流程图，加强保障供应的计划性。既提高保障效率，又均衡全年度机关事务工作的人力物力投入。
优化机关事务标准供给。整合机关事务职能，合并同类职责，制定权责清单，实现同类保障、服务事项归口管理。根据机关事务分类，细化组织机构，明确岗位权责界限。对标对表法律法规和企业规章，建立全流程管理机制，为每一项机关事务管理定制好“规定动作”，确保机关事务运转可预测、可跟踪、可评估。最后建立效能提升导向，以机关运行为标准，针对机关事务管理的职能和流程，动态调整，不断提升保障能效。
推进机关事务标准落实。汇总总部机关统一的履职标准程序和职能模块、岗位职责，形成总部机关事务管理岗位说明书和流程手册，将总部标准向下推广，逐级落实。保证集团范围内，不分级别，同样的机关事务工作，配备同样的职能模块，同一类的工作事务，履行同一管理流程，实现机关事务标准一张蓝图画到底。
完善机关事务标准保障。做优总部机关保障预案和机制，统一全集团应急保障体系。针对疫情防控、人防、消防等应急管理工作，总部机关先做方案，再做演练，为二级单位树立样板。通过模板化的应急管理演练，将机关运行保障和应急保障机制有机结合。
（二）穿透法人层级，统筹全集团行政资产管理
完善行政资产管理体制，统筹资产管理，覆盖资产的采购、运行、维护全流程，涵盖总部机关到各级子公司机关全范围，进一步释放资产价值，切实保证行政资产用到实处。
一是建立办公楼宇区域化统筹机制。针对办公用房等不动产资产，在全集团内实现基建统筹。全面梳理各层级办公用房和持有楼宇情况，按照区域进行划分。重点统计闲置用房。以区域为单位建立集团内部协调机制，内部资源优先满足内部需求，避免部分单位高额外租办公用地，部分单位持有楼宇空闲的情况。
二是推行大额资产的大客户采购。针对公务用车、大型办公设备的配置，以降成本为核心，实施大客户采购机制。由总部机关牵头，高层对接，与主要供应商建立合作关系，降低采购成本。并将后期保障和报废回收列入合作内容，实现全周期管理。
三是推行其他资产和服务的大平台采购。对日常办公耗材、服务，建立全集团集采平台，降低资产、服务的外购成本。进一步加强集采电商平台建设，在平台中录入各供应商价格目录等信息，区域酒店会议场所信息等，通过平台建立良性竞争，压低机关服务外购成本。
（三）提升数字化水平，全面推进信息化建设
信息化是高效便捷应对繁杂事务性工作的有效工具，也是集成化管理的需要，深入探索机关事务应用数字技术，以信息化途径实现机关事务的流程化管理，进一步合并简单的重复性管理事项，保证程序的合规和保障的及时性。
一是开发总部机关事务管理的平台。根据机关事务管理需要，打通不同业务领域渠道，通过一套平台、系统，实现行政资源全面录入、资源数据集成分析、行政资源科学调配。简单的如机关会议管理，可以开发会议系统，录入会议室数据和会议数据，按照会议重要程度、场所大小排列，分配时优先保障人数众多，重要议题的关键会议。并将会议预定与预算绑定，解决基层反映的会议多、会议乱等问题。
二是实现机关事务平台间数据接入。在各级单位推行机关事务管理平台，并将总部数据平台与各单位平台进行互联互通，实现数据共享，资源公开。进而保证数据录入的标准统一，为后续数据的分析和资源的分配打好基础。同时将二级单位个别优质资源，上升到总部平台共享。比如同一区域各二级单位资源并不均等，就可以通过资源共享，实现在系统内部的有偿使用，优化系统内跨单位的资源配置。
三是通过信息化实现智慧办公。在机关事务全面上线信息系统，实现无纸化办公的基础上，提高系统智能参谋作用，避免资源错配多配。比如会议管理和检查管理系统，可以对参会人员高度重复、会议主题相近的活动提示合并进行。督办系统，可以将有因果关系的督办事项整合，进行关联跟踪和提示。外包商管理系统，可以通过录入外包服务信息和评价标准，对外包商选用实现过程提示、信誉预警和优胜劣汰。
四是通过信息化优化绩效考核。建立机关事务成本动态统计台账，综合录入各项机关运行成本，科学统计机关费用支出，定期对比本单位营业收入变化，纳入考核指标。对机关经费占营收比例排名，倒逼再降成本，再提质效，最终促进绿色节能办公。
（四）围绕专业化目标，强化人才队伍建设
人才是机关事务管理发展的基础。加强人才的选、用、育、留，切实充实机关事务管理的履职体系。
一是加强人才专业化培养和选拔。制定岗位招录标准，将行政事务管理人员的选用，尽量向懂得工程施工、通晓法律知识、掌握行政技巧的综合高素质人才倾斜，提升机关事务管理的针对性、合规性和实用性，加强机关事务保障软实力。
二是注重人才持续培养和教育。及时宣贯机关事务法律法规和制度标准，保证管理标准体系人手一册。适当组织员工回炉再造，定期组织机关事务专项工作培训，持续提升管理人员履职能力。建立传帮带机制，激励机关事务管理工作方式传承，鼓励老员工帮扶新员工快速进入角色。
三是优化机关事务管理人员绩效考核。机关事务工作重在高度负责和优良的作风，要激励尽责履职，考核就要向效率性、合规性、人性化等角度倾斜，把老黄牛摆在重要位置。同时，在机关事务工作上，还应建立单独的职级体系，打通员工晋升通道，拉开层级梯队，避免职级扎堆。
加强中央企业机关事务管理，要充分发挥标准化对管理的支撑作用，引入符合企业特色的市场化机制，用成本、效率和效益说话，倒逼机关事务管理机制改造升级，构建高质量的央企机关服务与保障体系，为央企高效运行、规范管理、深化改革、持续发展，练好内功、夯实基础。
文/中国交通建设集团有限公司 杨志超 梅雪峰 薛宇 周家钦
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