我们组织物资集中采购的做法(经验交流)

我们组织物资集中采购的做法

石油勘探开发科学研究院　李学志　朱开成

　　随着管理经济责任制在我院推行以来,采购权随之分散,如何处理好放权与严格管理的关系,我们在实践过程中摸索出一套较为适应本院情况的物资采购管理办法:即分级采购,控制专项,管住大额,放活小额。院内的大额资金采购由院供应科负责,承包单位用自有或横向项目任务资金采购由承包单位负责,专项大额资金采购由院管理部门和使用单位共同组成采购小组集体讨论决定,承包单位和机关的小额(一般在1000元以下)采购由各使用单位自行负责。1994年实行这种管理办法以来,院内集中采购或委托供应部门采购的数额从1994年300多万元,猛增到1997年1300万元,堵塞了漏洞,减少了浪费,承包单位满意,调动了供应部门的积极性。实践证明,大宗物资集中采购办法能够充分发挥供应部门主渠道作用,效果明显。一、有利于发挥供应部门熟悉业务、了解市场的优势。供应部门在物资采购过程中,掌握购物的多种渠道,更熟悉市场,具有商务谈判的经验,有条件在订货谈判中争取到较低的价格,保证物资的质量。1996年院文献中心需要一套光盘检索设备,他们自行调研,申请经费9.5万元。供应部门参与订货谈判后,通过供应信息网,在签约前调取到国内最新的市场报价,最终以合理价格签约,同样的费用,既买下了光盘检索设备,还给院文献中心多添置了一台新的“586”微机。院油化所购买了一台德国产的搅拌器,验收时发现有些问题,正当供应部门按程序解决问题时,油化所专家巧遇外商谈及此事,外商很快就将一台新搅拌器运来,可是没有任何批件,海关予以扣留。科研人员不了解设备进口的手续,处理起来十分棘手,请求供应部门帮助。采购人员凭借自身的经验,采用请外商传真说明的方式,取得海关谅解,拿回了搅拌器。二、有利于采购组承接大额采购任务,节约经费。为了迎接第十五届世界石油大会在京召开,我院做为中国组委会驻地和重点参观单位,进行了建院以来最大规模、最多投资的院容院貌改造,为了把有限的资金用好用活,重点抓了物资采购工作。新落成4万平方米的工程实验楼,需新购置数千台套的仪器设备和办公家具,院里组成采购小组,按照质量可靠、价格合理、招标选购、与环境配套、让用户满意的原则,与8个用户单位一起,对北京和天津10多个工厂进行调研。从中选择8个厂家在实验楼内设置展台,组织用户单位的领导参观选样,用选票形式打分测评,选定办公家具的统一样式。先让用户单位与厂家商谈价格和质量,在得到较满意的价格优惠率后,再由采购小组出面谈判,又使厂家再次降价,得到更为满意的效果。这次用户单位选择较多的“百鹭”公司产品,它的一般让利幅度是3%,各用户单位谈判的结果是6%,采购小组中供应部门的同志提供出家具市场的行情、厂家的成本、利润等计算方法和相关资料,再与“百鹭”公司谈判,结果谈到双方都可以接受的10%的优惠率才正式签约。这次严格按制度集体评议、统一采购,虽然涉及20多个所、处级单位的大额采购,却没有发生一起质量索赔问题,原预计支出480万元,实际支出仅395万元。三、有利于发挥供应部门积极性。院大报告厅需增配“同声传译”设备,用户单位自己经过市场调查后,申报150万元。院里组成的采购小组,先后走访了中国藏学研究所、中国科学会堂、原广播电视部等单位,同时与索尼公司、西门子公司、菲利浦公司的产品进行比较,并向多家公司询价,在确保质量的原则下集体选中菲利浦公司产品。谈判时因市场调查工作充分,技术业务熟悉,几个回合下来价格优惠率由3%迅速提到13%,最后以20%优惠率签约,设备的技术性能由“模拟传输”提高到“数字传输”,达到国际先进水平,节约经费37万元,“用买驴的钱买了个大骡子”,外方被小组如此了解市场而震惊。