搭建财务管理综合信息平台推进机关事务管理科学化

——机关财务集中管理综合信息平台建设初探

 

 

●周郁鹏 孙跃进

 

 

机关财务集中管理综合信息平台，是一个网络化、一体化的计算机综合管理信息系统，它借助计算机网络和现代信息技术，使各项财务、统计和经营信息得到充分优化和共享，形成适应机关事务管理部门特点的管理监控方式。上级部门能实时的查阅下级单位的预算执行情况、资金运用情况、经营指标完成情况以及其他各类财务、经营数据，并进行对比分析。有利于提高管理的及时性、有效性，强化财务管理的计划、控制、监管的职能。

 

一、“平台”开发的必要性

 

机关事务管理工作的主要职责是为机关顺利、高效地进行各种职能活动提供后勤保障。工作内容比较多，所属单位和部门也比较复杂。浙江省机关事务管理局现有直属经营单位15个，下属单位包括2、3级单位约50余家。截至2005年，全局总资产合计69．9亿元，经营服务范围涉及餐饮、旅游、饭店、通讯、煤气供应、汽车修理、物业管理、物资贸易等。由于局属单位数量众多，行业复杂，管理难度大，现有的人工管理模式难以适应，迫切需要有一套计算机管理信息系统把所有单位的资产、财务以及经营信息统一起来，及时掌握各种不同经营范围、财务核算方式单位的计划、预算、经营、利润等指标完成情况，为提高管理水平和实现科学决策提供技术支持。

 

 

二、“平台”开发的可行性

 

1．人员条件

该“平台”是利用计算机网络技术进行开发和应用的，所以对单位的财务和其他管理人员的计算机操作水平有一定的要求。浙江省机关事务管理局近年实施了会计电算化建设，大多数局属单位已应用了财务软件，财务人员都进行了计算机培训，能运用计算机进行会计电算化和办公自动化运作。2001年在局属单位中开发、推广了“计算机财务、统计计算机信息系统”，采用电子数据方式上报各类会计、统计报表；为推广信息技术手段和计算机财务管理打下了一定的基础。

2.环境条件

（1）随着现代网络通讯及计算机技术的发展，改革开放的日益深化，对机关事务管理的会计电算化程度的要求日益提高，传统手工作业方式已经成为影响和制约工作顺利开展和有效履行财务监督、管理职责的桎梏，必需采用计算机信息网络技术，建立适应机关事务管理工作特点的核算、管理模式，以提高工作效率和工作质量。

(2)领导的支持与重视是做好“平台”开发、推广工作的关键。浙江省机关事务管理局的信息化建设得到了各级领导、有关部门的高度重视和有力支持。2006年已完成全局的电子政务系统，为财务集中管理信息平台系统的开发应用提供了基础。浙江省机关事务管理局财务集中管理信息平台系统项目的预算已经通过可行性论证，列入2007年计划。

 

 

三、“平台”开发的思路与特点

 

该“平台”采用先进的信息化技术和管理理念，通过改进管理流程，提高管理水平，实现财务、经营、统计信息管理信息化、现代化。在该“平台”上集成了各种财务、经营、计划、统计、管理、制度、报表等综合信息，实现资源共享。可以全面提升机关事务管理水平，是实现科学管理，优化资源配置的有效工具。

根据调研和初步需求分析，“平台”主要有以下几方面特点和功能：

(1)该“平台”的设计、开发应具有适用性，既符合国家统一的财务、会计制度的要求，又适合机关事务管理部门各种不同的财务、经营管理方面特点和管理模式。通过该“平台”应能掌握机关事务部门财务、经营等方面的运行情况，健全财务监督，为机关事务管理工作的正常、有序运行，提供有力的技术支持。

(2)“平台”能将各种财务、统计、经营、管理的数据信息有机的集成起来，实现基于该“平台”的集成应用功能和各类数据、信息资源的实时共享。

(3)“平台”采用集中管理的模式，下属单位能远程登陆，主管部门能实时监控。从单位的财务、会计系统数据库中调用数据，通过自动计算、汇总、分析后发布至领导查询模块，能实现各子系统间的无缝连接。上级部门通过授权，可以直接动态的查询各种基础经营、财务信息，包括各单位的各种账、表、凭证等，为主管部门监督控制提供可靠的依据。

(4)该“平台”系统的总体设计以主管部门为管理主体，以强化财务管理的预算控制职能为目标，形成以资金、预算和经营信息处理为主线，以监管和控制为重点，以核算和监督为依托，从而达到“事前预测、事中控制、事后分析”的科学管理模式。

通过这个“平台”，能有效的进行经营分析、资金监控、项目管理，充分了解和掌握机关事务管理各部门、各个不同侧面的财务、统计、经营、服务、基建等预算和执行情况，从而有利于主管部门制定正确有效的管理决策和措施。

(5)“平台”采用先进的“平台／部件”技术，通过系统接口，可以连接、开发、部署和运行各单位的各种不同的业务部件。也可以在“平台”上添加和摘下各个系统部件。方便了用户的维护和二次开发，提高了运行效率。

(6)“平台”按一个平台、一套产品、一组软硬件环境的原则设计开发，通过计算机网络提供各单位使用。从而降低了管理成本，避免在计算机财务管理信息系统上的重复投入。

 

 

四、“平台”开发的风险与对策

 

1．硬件风险与规避。由于该项目涉及到各种财务会计数据，与一般的管理信息系统相比，对系统和相关软、硬件的可靠性、安全性要求比较高。在系统设计中，拟采用小型机作为系统服务器，通过局电子政务的内部网络，采用防火墙、软硬件结合的身份认证技术等，消除安全风险；在设计时，同时也采用VPDN技术，组成虚拟网络，作为后备，在网络出现故障时，可以通过电信线路进行数据通讯，以保证数据的畅通。

2.软件开发困难与规避。

“平台”的开发和应用涉及到单位(部门)财务核算和经营管理的各个方面，涉及面广、信息来源复杂、专业性强。如何将财务会计专业的专业语言和各级领导和管理人员的实际需求转换成计算机软件开发的技术术语，使所开发的计算机系统能完全满足财务部门和其他管理人员的需要，使系统能达到正确、完整、有效、方便使用的设计要求，需要有综合性的专业技术人员参与开发和推广工作。

 

 

五、“平台”开发方式的调研

 

根据目前机关事务管理部门的经营、财务管理体系的实际情况，“平台”项目的开发可以分模块，分类型，分步骤推行。在模块设计方面先建立门户网站和综合数据库、开发数据库管理系统、会计处理、财务分析、电子报表和领导查询系统；第二步开发各种辅助数据库、资产管理、预算管理系统等。

在局属单位中推行财务集中管理综合信息“平台”时，可以根据对财务和经营管理信息迫切性的先后要求，先在经营单位中推行、第二步再在预算拨款单位推行。在经营单位中还可以先选择部分管理比较规范，软、硬件条件比较完善，经营管理模式比较类似的单位，如饭店进行试点，取得经验后，再在全部经营单位推广。

（作者单位：浙江省机关事务管理局）