试论实现档案信息化的必要条件和保障措施

● 车梅芳

    在知识经济时代，信息化建设已成为时代发展的主题，档案信息化建设也是大势所趋。《全国档案事业发展“十五”计划》已将其作为“十五”期间的奋斗目标和工作任务明确提出，但实现档案信息化不是一蹴而就的，必须具备一定的条件和保障措施。
    一、实现档案信息化的必要条件
    近年来，电子档案的出现，为档案事业的信息化建设注入了活力，但应清醒地认识到，在相当长的时间内，传统的档案工作仍将占主导地位，这是因为实现档案信息化必须具备一定的条件，首先要解决好四方面的问题。
     1.建立起统一的档案管理平台和网络系统。档案信息化的前提是实现档案系统的办公自动化和网络连接。随着办公自动化的逐步深入，政府上网工程如火如荼地开展着，许多部门系统都建成了自身的系统网和基层局域网，广大的档案工作者和利用者也期望着档案部门能够早日建起自己的系统主干网，实现档案系统内部的连接及与地区网、国内网和国际互联网的连接。只有建起具有高效管理和开发利用档案信息资源能力的档案网络管理系统，才能够实现档案信息从接收、整理、归档、著录、存储到开发利用的现代化管理。开发网络系统是一项庞大的复杂工程，技术要求高，业务涉及广，资金投入多，工作量大，因此应统筹规划，分步实施，还必须先解决好技术、人员和资金、设备等方面的问题。
     2.实现文档一体化管理。在档案系统内部实现统一的管理系统还不足以确保实现档案信息化，还必须实现文档一体化管理。当前，机关单位正在逐步推行办公自动化，计算机已广泛应用于现代办公管理，但在很大程度上，部门和单位的办公自动化仅局限于改变了传统的公文书写方式，而没改变传统的公文处理方式，即只用计算机起草或打印公文，而修改、签发、传阅等环节仍要靠人工来完成，这就直接造成档案的归档、交接仍要延续传统的模式，使档案的录入、格式转换、著录标引等工作仍需由档案部门来完成，这明显束缚着档案信息化的建设。要实现档案信息化，必须从文件材料的产生开始，就运用统一的计算机管理系统进行管理，完成撰写、签发、登记、发放、接收、归档、著录、检索、借阅、编研等文件处理和档案管理的全过程，使文件材料的公文处理与档案管理紧密结合起来，文书处理人员在处理完电子文件后，只需发一份给档案部门，通知档案部门接收或由档案部门定期下载录入档案数据库，即完成了档案的归档和交接手续，各部门的机关工作人员也可同时通过网络实现对这些档案信息资源的共享。
     3.搞好档案数据库建设。档案网络建设虽然复杂，但只要技术突破后建成了系统主干网，再在系统内推行起来就相对容易得多了，而要真正发挥出它的实际效用却并不容易。此时决定档案信息化水平高低的决定因素就是档案数据库的建设。档案数据库的规模和内容，决定着人们共享档案信息资源的能力和水平，有了一定的档案数据规模才能产生一定的使用效应，若数据库数据很少或空空如也，那整个系统只能成为摆设。数据库的建设应遵循四个原则：一是实用性，对馆藏的非电子档案，应先挑选常用的、急需的、珍贵的档案，通过扫描或录入等形式进行数字化处理，并按统一的要求进行著录标引或检索链接，满足各方面的需要。二是快捷性，对新形成的电子档案，档案管理人员应及时将其转换到数据库中，定期更新和充实数据库内容，并及时将已开放档案在网上公开。三是安全性，严格限定利用者的使用权限，建立起不同层次的数据库，实行档案全宗和密级双重控制管理，对未开放档案仅让有使用权的用户查阅和使用，并确保档案数据不被非法改写。同时，要及时将旧载体上的档案信息转换到新载体上，并进行刻录光盘、复制磁盘等备份处理。四是多样性，应不断地丰富档案数据的形式，不仅要有文字、图表方面的内容，还要有图片、录音、录像及多媒体等方面的内容。对于首长指示、名人字画、荣誉证书、合同协议、账簿凭证、实物档案等特殊载体档案，仍需保存原件。
     4.强化标准化建设。档案联网的前提是电子档案规范和格式的统一和兼容，要使电子档案能够超越操作平台、超越软件系统而被准确地识读，就要以统一而简单的标准格式存储数字档案，使其不依赖于原来的数据库，不受设备和软件频繁更新的影响，降低对设备的依赖性。对档案管理系统和网络系统，也要保证其能够正常升级，不能因设备和软件的更新而淘汰或重新更换原来的档案数据库，增加基层的工作量，影响档案资源的提供利用。应迅速研究出台相关的标准化规范，并在全国推广，杜绝重复性劳动的出现。目前，已有许多档案馆与软件开发商自行开发运行了档案管理系统和网络系统，由于互不通气，虽然著录标引方面大同小异，但具体的操作运行却各自为政，为全国统一的档案数据库建设和档案系统内的统一联网留下了隐患，有的档案馆数据库建设恐怕需要重新返工，既造成了人财物的浪费，又将影响档案信息化建设的进程和档案信息开发利用的效果。另外，由于经济条件的差异，各地的办公自动化建设也参差不齐，许多地方肯定仍会继续延用传统的档案管理模式，因此，推行档案信息化不能“一刀切”，要考虑到基层的实际，坚持两条腿走路，两种标准同步运行。