机关财务出纳“四化”工作法

卜龙华

    从事机关财务出纳工作以来，我形成了现金收付电算化、余额核对实时化、业务处理口诀化、单据流转分类化的“四化”工作法，有效地降低了出错率，较好地保障了资金支付的安全和需要。

    一、现金收付电算化

    现金是出纳管理的重点。根据账户管理的要求，单一账户的现金要单独存放。由于管理账户太多，逐个存放现金并按账户进行报销结存，不利于实操。虽然报销的单位多，涉及的账户多，但动用的现金总量有限。为此，我把库存现金进行了“非常用现金”与“常用现金”的分类。“非常用现金”通常用的时候少，是个死数，存放在大保险柜中；“常用现金”相对量少，好清点，存放在小保险柜中，利于日常报销时使用。同时，我学习银行的现金盘点法，编制了现金实时余额电子表，对于“常用现金”按照面值的不同进行数量管理和统一核算。当发生现金收付时，由现金实时余额表自动生成每笔收付款后的库存现金余额，以及不同面值现金的剩余数量，节省了日常盘点的时间，满足了出纳随时进行现金盘点的工作需要。

    二、余额核对实时化

    出纳管理需要日清月结、定时核对。如果合计各账户现金余额的时间相对较长，就会影响工作效率的提高。为此，我建立了多账户集中现金电子日记账，去掉了手工账本，减少了一道手续，节省了大量时间。以前手工记账时，合计各账户现金余额既费时，又容易出错，现在各账户现金余额自动生成，既省时又准确。同时，我把现金电子日记账与实时余额表形成一一对应关系，实现了现金收付的同时，各账户余额实时反应，确保了现金总库存与各账户余额的总和一致。这样做，有利于出纳与审核进行实时对账。以前，因出纳与制单记账时间、顺序不同步，对账中存在的差错查找起来很困难。现在，只要从账务系统里调出电子表格账单，与现金日记账的电子表格账单进行排序校对，利用公式很容易找到差错所在。

    三、业务处理口诀化

    出纳工作要求细，细到任何一个数字都不能错。由于单位多、账户多、收付形式多、时间紧、手续繁杂等业务特点，稍有不慎，就会形成资金收付不成功，对内新增工作量，对外影响资金使用。这些年，我通过不断总结业务规律，形成了较多的业务处理口诀，如支票汇付三分开、本地同行进三联、本地他行进二联、京外统统电汇单，支票收讫不要急、先看时间有几天、再看填写是否全、背书印章要盖全，支票支付九个字、一单二户三支付令、四收五钱六本登记、七核八章九领签字，现金收讫五步走、一验真假数、二要用手数、三对缴款单、四要先入账、五是开收据，现金付讫喊出来、哪个单位哪个人、多少钱要当面清等等。有了这些口诀，我在实际工作中坚持读一遍、做一遍、查一遍，保证了业务处理质量。

    四、单据流转分类化

    出纳岗位由于经手的单据类别多，报销凭单量大，容易造成各类单据混放、互串，单据流转不及时等问题。为此，我对单据进行分类细化处理，定制了单据存放箱，将支票借据、银行单据、报销凭单进行分柜、分单位管理。以前不分开保管时，撤销支票借据要在一堆借据里查找，每一次撤销都要全部查找一遍，单笔业务占用时间多。现在分单位分类放置后，解决了单据混放、互串的问题，在10秒钟以内就能完成撤销支票借据的工作，大大减少了查找时间，又方便又快捷。
                                                                          （作者单位：国管局财务司）