提供一流服务 助力世界互联网大会

浙江省桐乡市机关事务管理局

    2014年11月19日至21日，由国家互联网信息办公室和浙江省人民政府共同主办的首届世界互联网大会，在浙江桐乡乌镇召开。这是我国首次举办世界性的互联网大会，近100个国家和地区的政府官员、国际组织代表、网络精英等多个领域的嘉宾以及工作人员近9000人参加会议。
    此次互联网大会规模之大、规格之高、参与人数之多，前所未有，被称为“互联网界的达沃斯论坛”。作为会务接待的主力军，桐乡市机关事务管理局充分发挥战斗堡垒作用，管理到位、保障到点、服务到人，赢得各方赞誉，彰显了桐乡市机关事务管理局敢打硬仗、能挑重担、保障一流的服务能力。

    提前筹划 充分准备

    按照总体部署，桐乡市机关事务管理局承担这次大会的会务接待工作。接到任务时，距大会开幕只有两个月，时间紧，任务重，桐乡市机关事务管理局马上召开动员会，组建会务接待工作小组，负责车辆调度、食宿保障、会场布置等大会筹备重点工作。
    准备工作千头万绪，管理局理清思路，紧抓迎送、会议、住宿、餐饮等关键环节，并梳理成工作手册，细化组织方式、工作内容和流程，做到人人有事做，事事有人做。从而形成了“日间积极筹备，夜间碰头完善”的工作机制，将会务接待工作做全做精做细。
互联网大会期间，迎送车辆的顺利调度是保障大会顺利召开的头等大事。为此，管理局摸清底数，通过挖掘市（县）二级机关车队资源，整合各规格车辆516辆作为嘉宾用车。统一对车辆进行检修，组织驾驶员进行专门培训、制作行车安全需知、规划行车路线，并全程配置移动WiFi，接入互联网。与会嘉宾人数众多，饮食习惯各有不同。管理局在定制菜单上，既突出地方特色，又兼顾国际习惯。一是为穆斯林嘉宾和患有糖尿病的嘉宾，专门安排相应菜单。二是剔除骨多、刺多、膻味重的食品，注重嘉宾饮食体验。确定“中餐西吃”和冷餐会等宴会形式，创新会务餐饮，并结合文化、习俗、饮食习惯、就餐环境等多种因素，将餐饮服务保障工作做到极致。特别是精心准备一个多月的欢迎晚宴，经过多次调整最终确定8道“乌镇船菜”，受到了嘉宾称赞。此外，就会议期间的嘉宾自助用餐，管理局建立工作微信群，定人蹲点及时反馈各用餐点情况，做到餐饮保障有条不紊。
    在住宿方面，会务接待组在筹备阶段做足功课，第一时间了解掌握景区内外各酒店的区域分布，房型大小等基本情况，在实际排房过程中，本着突出重点，相对集中，方便宾客的原则，统筹安排景区内外共2200多间房，为大会期间会务接待工作的有序进行提供了重要保证。会议期间，工作人员戚海斌了解到入住乌镇民宿的刚果网络信息中心主任戴维德，因不适应乌镇气候，急需添置衣服保暖，随即与志愿者陪同其前往濮院镇购买羊绒衫，及时解嘉宾之忧。

    周密部署 不出差错

    大会开幕之时，也是检验管理局备战60天成果的时候。管理局领导提出大会期间“激情72小时”的要求，既要鼓足干劲，激发活力，又要周密细致，沉着应对，确保会务接待工作万无一失。
    迎送嘉宾工作周全无误。从参会嘉宾机场接送环节做起，将服务台摆到了嘉宾下飞机、下高铁的地方，分别在上海浦东、虹桥机场，杭州萧山机场以及虹桥高铁等多个站点，与有关部门协调开通“绿色通道”。大会前夕，管理局还专门组织车辆保障相关人员对每一个接站点进行实地考察和对接，并且与机场就接站服务台、嘉宾接待、突发情况应急处理等服务细节进行了实地演练。嘉宾注册报到当日，管理局按照嘉宾航班信息，安排一对一志愿者服务，调动各类车辆近300多辆用于接送嘉宾，并且驻点提供全天24小时接待服务，协调省公路局给予参会嘉宾接送车辆免费通行待遇，极大地节约了办会成本，934名嘉宾无一例延误到会。
    会场保障万无一失。此次盛会包括开闭幕式及16个分论坛，还有中央领导、国信办、省市领导的大小会见30多场次，对此，会务接待组确定6个会场及10个会见室。大会期间，所有会场内灯光、音响及同传设备等均做出了具体布置。为防止出现纰漏，所有会议使用设备，均采用双备份，全力护航各项会议的顺利召开。

    形成合力 取得成效

    为期3天的会议，圆满落下帷幕，在中国互联网史上留下了浓墨重彩的一笔。本次会务接待工作，也为管理局提升会务接待水平，积累了经验，实现了服务能力的新突破。
    此次盛会中，全体会务人员树立大局观念和一盘棋思想，各负其责，分工不分家，加班加点，对交叉性工作加强沟通、相互衔接、相互帮助，确保各项工作高效率运转、高质量运行，圆满完成了筹备领导小组交办的各项工作任务。
    据统计，盛会72小时，管理局共统筹联动100多名会务接待组工作人员，接送嘉宾、记者等2000多人，调度车辆700多趟次，完成会务保障近50场次，安排客房2200多间，保障就餐33场次。
    这一系列的服务工作，体现了桐乡市机关事务管理局后勤保障的实力，也是对桐乡后勤保障队伍战斗力的最好检阅，在桐乡乃至全省会务接待工作中，创造了一个成功的范例。