着力“三强”监管质量 提升“三化”保障水平

杨同印  毛天鸣

    安徽省安庆市东部新城综合写字楼为市委市政府机关办公楼，驻有44家党政机关单位和78家政务服务窗口单位，人员近2000人。自2013年10月8日正式运营以来，安庆市市直机关事务管理局坚持“规范管理、品质服务”的工作理念，从制度建设入手，狠抓精细化管理，不断促进管理制度规范化、监管机制科学化、保障机制低碳化，实现了正常有序、安全高效运转的目标。
强化制度建设 推进管理规范化
    一是引进专业团队，构建管理网络。按照机关后勤服务社会化、市场化改革方向，通过公开招投标，择优引进合肥政文外滩物业管理有限公司，依托物业公司高素质的管理团队和先进的管理经验，对综合写字楼实施物业管理。同时以机关后勤服务中心人员为班底，设立大楼管理处，下设综合部、设备监管部、物业监管部，对物业公司各项具体服务项目实行监管。成立大楼管理委会，成员主要由入驻单位办公室主任组成，每半年或逢重大事项召开一次管理例会，对大楼管理工作提出意见建议，讨论形成决定议项。建立投诉监督机制，利用网络问政平台以及开展问卷调查，收集和整改服务和管理方面的问题，2014年收到的20余件投诉及有关建议全部办复。
    二是健全管理制度，以规管人管事。在大楼建设期间，抽调精干人员和物业公司技术骨干一起对大楼建筑设计与布局、各种设施设备的性能与分布、进驻单位的分配进行全面的掌握了解，准确把握好具体管理点。制定了大到机关工作人员自律公约，小至茶水间使用，涵盖安全、消防、人员、车辆及物品出入、用电、给排水、各种设施设备使用及维修等系列管理制度和规章，并连同会务服务办理程序、餐饮管理规定、入驻单位概况、电子票务、金融服务等各项综合服务，汇编成《服务指南》，作为规范性“楼规”下发各入驻单位遵照执行，一年来的运行中不断修订、补充和完善。
强化监管机制 推进管理科学化
    一是加快队伍建设，提高监管技能。注重加强大楼管理处工作人员的业务知识和岗位技能的学习培训，倡导并创建“学中干、干中学、缺啥补啥、勤于实践”的良好氛围，采取专题讲座、对口轮训、岗位练兵等形式强化训练，举办物业知识等各类培训10余次，有效地提高了员工的综合素质，使监管工作做到有的放矢。
    二是谋实管理方案，突出重点监管。针对大楼管理中的相关工作，制定了一整套《管理方案》，明确人员配备、人员职责、服务标准、工作流程等。在“出行”上，通过财政补给方式，实行机关人员乘公交车上下班，与市交通局会商制定《写字楼公交保障方案》，开通3条公交普线和5条高峰大站快线，并重点对“快线”加强安全正点管理，确保机关考勤纪律的执行。在“安保”上，制定《写字楼内部接访工作方案》及应急防控方案，建立与信访、公安、物业和入驻单位接访协调机制，将写字楼安全监控系统与市公安“警示网”交网，加强保安“入口关”防守，动态巡查及节假日安全检查，重点做好群访、异访人员疏通。
    三是实行量化管理，细化服务标准。每项工作监管人员根据所管理的项目，制定评分标准，量化工作内容，将管理项目进行分解，每天进行巡查，每月进行一次评分，对存在的问题提出限时整改意见。在设备监管方面将监管的内容分成6大项，细化成含有各项规章制度、设施设备管理使用、运行检修、故障申报维修、入驻单位内部装修等工程管理、入驻单位报修等情况内容25个小项。对食堂菜蔬供应监管要求10元套餐必须按4荦4素备餐，就餐人员根据个人喜好可选2荦3素，每道菜不少于150克。
    四是控好物管成本，有效使用经费。写字楼的物业费用结算方式实行的是成本加酬金制，在物业管理中，每笔发生的费用均由监管人员、监管部门、管理处三级认可，物业公司经货比三家后上报，经管理处同意后方可采购，大项目的采购甲方必须在现场，保证资金使用的合理性。物业的酬金在合同中专门作出明确要求：基准分值90分（满分100分），酬金系数为8%；考核分值每增加1分，酬金系数增加0.5%；考核分值低于基准分值每2分酬金系数减少0.3%。若两年合同期内不能创“省优”（因国家政策性影响除外），考核分值即使高于90分，酬金系数仍为8%；考核分值低于90分，按实绩考核结果确定酬金系数。
强化节能降耗 推进管理低碳化
    一是加大宣传力度，增强节能意识。充分利用电子显示屏、宣传栏、宣传展板等，不定期宣传节能常识和意义，适时组织能源紧缺体验和低碳出行，举办节能宣传周、废旧物品集中回收等活动，营造“人人关心、全员参与、处处全能”的良好环境。
    二是制定节能措施，深化项目落实。将写字楼列入申报国家级节约型公共机构示范单位，多次召开节能工作专题研讨会和推进会，制定了30多项节能措施，重点对机电设备、电器照明两大系统9个部位加强细化规定及管理，采取定时、间隔、减压、关闭等方式予以实施。同时设置计量分表，加大服务单位的使用计量和费用收取。通过公用电梯四层以下停开，非高峰时间段减少运行台数、设置夏冬季空调开启条件及温度。
    三是建立档案中心，实行集中管理。专门在写字楼一层建立了800平方米的档案管理中心，实行新区档案集中统一管理。其中库房面积600平方米，办公及档案查阅、信息化建设用房面积200平方米，温控、监控及相应的“九防”设施设备配套健全。档案中心不仅为各单位信息网管理、数据建设、资源数据化等工作提供了便利，而且使机关档案得到了很好的保管和保护。