注重优质高效 打造“满意会务”

杭州市拱墅区机关事务管理中心

    会议服务是机关形象的一个窗口，是机关事务工作的重要组成部分，展示着机关整体形象。近年来，杭州市拱墅区机关会务中心以“优质服务”为宗旨，树立三种意识，规范三段流程，做实三个服务，积极打造“满意会务”服务品牌，为机关干部职工提供了优质、高效的会务服务保障。

    一、树立三种意识

    一是树立责任意识。会务中心将各会议室划分区域，责任到人，落实到岗；全体工作人员坚持以高度的责任心、一丝不苟的态度、严谨细致的作风，认真保障每一次会议，实现“零距离服务”和“零差错服务”。二是树立服务意识。把提升服务质量作为一项常规要求，通过服务意识培训和业务技能培训，不断提高工作人员的服务意识和服务质量。三是树立全局意识。会务服务工作环环相扣，任何一个环节出了问题，或多或少都会影响到会议的正常进行，每一位会务工作人员必须树立起全局意识，做好各部门的协调配合。凡事以全局为重，做到各个环节有序衔接、顺利开展。

    二、规范三段流程

    一是规范会前筹备流程，确保会务工作有章可循。对照会务工作标准流程严格细致地做好会前筹备工作，准确掌握会议时间、规模、出席会议的对象等，严格按照会议要求布置会场，仔细检查会标、音响、投影等各种设施设备，保持设备的完好、有效，确保会议能够正常使用。二是规范会中服务标准，确保会议工作有条不紊。规范会务人员工作纪律，提早进入会场做好会务准备及引导服务工作，茶水服务时做到礼貌待人，态度诚恳，动作规范，时刻关注与会人员的需求，为他们提供周到、细致的服务。三是规范会后工作体系，不断提升会务工作水平。会议结束后及时清理会场，并按照会议规格、内容，对会议方案进行分类归档保存，建立完善会务服务台账。及时召开会务工作分析总结会，对会务服务中出现的各类问题及时梳理，认真分析典型问题和失误的原因，制定相应的改进措施。

    三、做实三个服务

    一是礼仪服务。会议服务是机关形象的窗口之一，通过现代礼仪培训，每一位会务工作人员都要做到面容整洁、衣着得体、和蔼可亲；举止上稳重端庄，风度自然，从容大方；语言上声音适度，语气温和，温文尔雅。二是细节服务。牢固树立“细节决定成败”理念，严格按照会议操作规程工作，按照要求布置会场，积极协调会议中的相关事宜，时刻关注与会人员的需求，注意细节，把握细节，把细小的事情做到位。三是周到服务。提倡“以人为本”的服务理念，强调想与会者所想，帮与会者所需，解与会者所难，努力提供方便于人、安心于人和为人解忧的各项服务措施，以用心、尽心、贴心，让与会人员称心。