办公家具采购要更好满足不同办公需求

　　 文/王勇刚

　　2016年，财政部、国管局等五部门出台《中央行政单位通用办公设备家具配置标准》，对办公设备家具配置品目、配置数量上限、价格上限、最低使用年限和性能要求等作了明确规定，为中央行政单位采购通用办公设备家具提供了依据和遵循。各部门、各单位认真贯彻执行，加强预算控制，遏制了任性购买，有效降低了行政运行成本。但在办公家具的规格、样式、工艺、颜色等方面，配置标准和中央预算单位政府集中采购目录都未作出具体要求。从精细化、适用性、经济性角度考虑，中央国家机关通用办公设备家具采购配置工作可以进一步优化，推动节约行政开支、改善办公条件，维护政府的良好形象。 

　　2014年，国家发展改革委、住房城乡建设部对《党政机关办公用房建设标准》进行修订，提出每间办公室的面积大小要和使用人员数量、级别相对应。在满足办公需求的前提下，如何更好地利用空间有限的办公室，关键在于优化家具配置。按照规定，每人至少可标配一组文件柜、一组书柜、一套办公桌；每间办公室可配置一组更衣柜以及沙发、茶几等家具。文件柜、书柜为固定形式家具，更衣柜、办公桌则属于定制化产品；各类柜子的主要功能是收纳，办公桌则兼有办公和收纳两种功能。因此，办公桌是最适合的优化对象。采购的办公桌一般包含主桌、副台和三屉推柜3部分，副台、三屉推柜在物品收纳上与柜子的功能存在交叉，经济性不够。在空间利用上，过多的家具将占用更多办公面积，导致空间局促狭窄。精简办公桌的收纳部分，可以达到优化配置目的。 

　　当前，人民群众的需求从“有没有”向“好不好”转变。在机关办公家具采购配置中，“好不好”并非指豪华，主要体现在功效上，即功能上更加强大全面，更高效地满足不同办公需求。一是确保功能完备。随着信息化水平提高，同时部分岗位有保密需要，一般需配置两套电脑设备。但在实际采购工作中，未充分考虑这一需求，另外一套电脑只能随意摆放或通过增添家具摆放，造成线路凌乱、办公环境无序。在定制办公桌时，各单位应充分考虑实际使用情况。二是更加机动灵活。一方面要注重人文关怀，固定式办公桌不能升降，长时间伏案办公易造成颈椎、腰椎不适；另一方面要提升办公设备的灵活性，固定式会议桌看似庄重实则笨重，一旦安装完成很难移动，室内布局难以调整，房间用途难以改变。综合以上两点，在不突破价格标准的前提下，应考虑采购带有升降和移动功能的办公桌，以及能折叠、易移动、好拼接的会议桌。三是不强求一致。同一类家具应考虑使用场景按需配置，以茶水柜为例，一般情况下办公室和会议室配置的规格相同，均选用双开门茶水柜，这两处的使用人数明显不同，普通办公室可缩减茶水柜的宽度改为单开门，也可以改成开放式茶水柜。 

　　配置标准明确提出家具要符合经典要求。在配置标准限价范围内，材质的选择空间不大，应从式样、做工、功能等方面重点考量。在具体操作上，采购诉求均通过采购文件表达，核心是两个方面：一是技术需求，主要包括家具种类、规格尺寸、功能结构、材料和工艺质量要求，以及家具式样参考图；二是评审标准，目前评分中家具设计效果部分分值占10%左右。由于各单位提供的家具式样图一般是参考图、示意图，部分采购人员把希望寄托在知名厂商中标并提供经典产品上。如何转变当前中央国家机关家具采购的被动局面，牢牢抓住采购主动权？重点是把参考图变成“施工图”，在需求调研阶段组成专业团队，集合各厂商的优点，设计出符合中央行政机关需求的经典家具式样，同时明确功能结构、材料和工艺质量等要求，打造成体系范式。这不仅可以避免家具的重复设计，有利于在系统、部门内推广应用，还可以在不同部门间调剂使用，提升资产使用效益。