机关事务数字化管理探究

　　 文/张鹏

　　  

　　数字化管理是机关事务工作现代化转型的重要支撑，国家国防科技工业局机关服务局持续开展数字后勤的探索和实践，运用大数据、云计算、物联网、互联网+、人工智能等新一代信息技术，解决后勤建设分散、集约化程度不高等共性问题，兼顾国防军工安全保密要求，实现后勤管理从传统型向现代型的数字化、智能化模式跨越，全面提升后勤服务质量、管理水平和工作效率。 

　　  

　　建设原则 

　　安全先进原则。围绕服务保障现状及需求，利用新一代信息技术，为后勤工作降本增效；根据国家有关要求及军工行业特点，在跨网信息传递、数据分级分类等方面，通过管理创新确保后勤服务保障“数字底座”的安全可靠。 

　　平台设计原则。按照DevOps开发运维一体化平台设计思路，自上向下开展数字后勤系统的设计、建设和运行管理，构建统一支撑体系，打造平台化管理模式和流程优化联动机制；利用信息资源规划方法，梳理和整合现有信息基础设施，融合各类系统、程序、设施设备、传感器、智能设备及相应的数据资源，在盘活存量数字资产基础上稳步提升增量数字资产。 

　　数据驱动原则。利用大数据分析、数据挖掘等技术架构，借助定义好的数据分析模型，发现其中潜在的、深层次的、有价值的信息，抓住内在关系、解决关键问题，推动决策机制从流程驱动向数据驱动转变；以数据融合为基石，推进后勤服务模式向数字后勤、智慧后勤模式嬗变。 

　　模块渐进原则。依据整体规划、分步实施、重点推进、注重实用的建设目标，结合既有资源和自身条件，采用模块化渐进化建设方式“小步快跑”，提高建设成效、控制风险，科学实现信息化建设的迭代完善。 

　　  

　　系统架构 

　　遵循“统一接入、两层融合、多维应用、灵活终端”的思路，构建数据物联/互联接入、基础设施平台、大数据层、应用层、展示层的系统架构，并提供认证管理、安全审计、数据管理、容灾备份等功能，实现后勤运行系统、管理系统和业务保障系统的集成协同。 

　　统一接入实现后勤管理的“一网联动全局”，整合连接各个系统、程序、设备设施的子系统，帮助构建标准化、灵活、开放的平台数据汇聚层，实现“设备全感知、数据全接入、一网全可管”的底层架构，为数字后勤管理奠定坚固的基底。 

　　通过数字后勤平台实现各分散子系统的融合。建立数字后勤平台时集成既有的系统设备，实现智能数据采集、分析和管理，最终实现数字化、科学化、智慧化管理。通过数字后勤平台实现数据的融合。各应用平台积累了大量数据，却未能充分发挥价值，数字后勤平台可通过微服务、微应用，建立业务中台和数据中台，促进数据融合，形成知识图谱，推动后勤业务的智能化管理和数据的高效应用。根据后勤管理需求和各个业务领域管理模型，制定不同的软件子系统和功能模块，完成对设备/系统、安全保障、节能降耗、工作流、人员资产等核心内容的管理。通过分析海量数据，变被动服务为主动服务，提高后勤服务满意度。应用层采用“松耦合”的模块化结构，根据平台建设规划和进度，不同阶段投入不同功能模块组合，各个模块既相互独立又无缝连接。 

　　基于不同使用者和场景，设计灵活、可视化的终端，包括智能管理终端、智能应用端、大屏端等。智能管理终端通常为电脑端，突出安全性、稳定性及易操作性；智能应用端为手机App、小程序等，突出便捷性与服务性；大屏端则主要实现数据的可视化，实现数据的整合，展示数字智能决策。智能管理终端是平台的核心，集成各个场景系统，如楼宇自控、能耗管理、运营管理及安防管理等系统，实现后勤工作的智能管理。通过数据挖掘分析提供决策支持，提升后勤工作的数字化、智慧化管理质效。智能应用端适用于移动作业场景，包含工作审批、故障报修、运行监测、工单流转等，提供有针对性、快捷的场景服务，降低工作强度和人员成本。大屏端是智能应用端和智能管理终端的可视化出口。机关服务的各个场景可通过数字孪生技术或建模技术得到实景展示，可视化管理系统综合展现各项关键数据并进行监测管理。中控系统是整个大屏幕显示系统的操作中心，集中控制系统设备。智慧后勤的数据可制作成可视化图表，实时投放到大屏，辅助智能化决策。 

　　  

　　应用服务 

　　资产管理。完成从配置、计划、采购、调拨、处置等资产全生命周期的管理，包括资产的增减、变更、审批等管理功能，监管资产的入库与出库，实现资产的盘点、盘活、保值、增值等目标。 

　　设备和系统管理。具备后勤保障中的设备、系统的集中检测、监视和综合管理等功能。通过物联接入，统一监测控制设备和系统，实现安全联动；对接运维保养等工作流程，通过监测数据和预警报警信号，自动运行维修工单推送、维修过程监控、维修效果评价等闭环管理程序；自动分析挖掘设备和系统运行数据，优化运行策略和方案，充分发挥设备和系统性能，提升运行效率；自动推送保养工单，变救火式运维为预防式运维，提升设备和系统运行的安全性，降低故障率和运维费用。 

　　安全保障。实现安防、周界报警、消防、门禁等安保系统的统一流程处理，提高安全保障水平；提供紧急预案设置、模拟演练及紧急情况下的跨系统间自动联动、联控等功能，增强应急处置能力。 

　　工作流程管理。规范日常办公、维保、绿化、会议室使用等工作流程，实现工作内容自动提醒、流程监控、流转记录、远程无线办公等功能，推动管理科学化、标准化、精细化。 

　　人员管理。根据管理标准为后勤人员建立标准化档案，对一线专业人员进行备案，考核履职情况，根据考核结果调整薪酬等，充分调动后勤人员的服务积极性和主动性。 

　　  

　　智慧赋能 

　　高质量的后勤服务需要及时分析运行、服务和管理数据。收集由系统汇聚的海量多源异构数据，经过智能处理，结合各个业务领域模型发现规律，作为领域决策的依据，提升数据效益。 

　　机器赋能。配置嵌入式传感器和智能感知设备，赋能楼宇自控、安防管理、运营管理和能耗管理系统，使其成为具备视觉、听觉、触觉的“有机生命体”。设备具备信息数据感知能力，及时采集、处理数据，完成智慧响应和决策，并通过创新技术应用程序适应不断变化的后勤管理场景。 

　　系统赋能。通过大屏实现系统集成，“一键式”调动后勤管理，节约人工成本，提高劳动生产率。通过与机器赋能相结合，实现“感知+调控”的全方位自动化智能管理场景，集群部署保证管理流程的顺畅和完整，提升工作效率。 

　　数据赋能。数字后勤整合多源异构数据，通过分析数据设计知识图谱，实现“数据赋能+提质增效”。系统集成后利用信息技术提升数据深度分析的能力，感知数据及时分析处理形成有价值的规则和知识，通过深度学习提升自我学习和思考能力，实现多元化的智能管理场景。智能管理终端、智能应用端、大屏端是数据池来源，通过反哺应用，形成一个循环的数据生态体系，利用新技术演进成知识图谱，不断优化后勤管理平台。 

　　人工智能赋能。深化人工智能技术应用，推动智慧后勤不断迭代升级。利用人工智能技术，构建智能化的管理场景，实现人工智能技术在后勤管理的多场景智能化应用。坚持将深度自主学习作为后勤管理发展的核心理念，通过数据积累、分析，不断提升运转能力，夯实人工智能与业务深度融合的发展基础，发挥人工智能对核心业务的促进作用。 

　　  

　　建设展望 

　　数字后勤是新一轮信息技术发展与现代管理模式相结合的产物，一方面，协调后勤保障的人、财、物、信息等各类资源，实现后勤保障服务从经验管理向现代科学管理转变；另一方面，通过互动收集意见反馈，形成统计分析数据，实现管理层对后勤服务的指导和调整，最终实现人本化服务。 

　　规范后勤管理制度，提高工作效率。数字化建设推动后勤管理制度程序化，成为强制的、必须执行的规则，通过监督考核用数据说话，实现了制度面前人人平等。应研究制定数字后勤建设的标准体系、评价体系和审计监督体系，建立数字后勤项目风险与效益评估机制，定期公布重点建设任务进展情况，并纳入年度绩效考核。 

　　明确岗位职权，强化服务意识。通过系统的规范管理明确后勤各服务岗位的责权关系，与考核挂钩，形成岗位责、权、利一一对应的关系，不仅规范了操作流程管理，同时也让责任人具备主动意识，工作的响应速度和效果明显提升，服务质量得到改善。 

　　构建信息渠道，及时解决问题。数字后勤建立有效沟通平台，各部门可通过系统实时追踪办公进度，管理者可及时了解办公及后勤动态信息，第一时间掌握需求，及时沟通解决问题。 

　　共享信息资源，规避决策风险。数据汇总统计由计算机完成，大幅提升了效率和准确率，节约了管理成本。通过系统实现数据共享，管理人员可以根据各自权限自主分析经营数据，与基层直接沟通交流，避免了决策的盲目性和风险性。 

　　实现人财物规范化管理。数字后勤建设从内部解决管理漏洞和盲区，规范管理流程，使人财物处于全面受控状态。后勤管理数据可以随时调出查看，形成可比较的历史记录，管理更加科学规范。 

　　及时成本核算，增强调控能力。通过实行严格的成本管理，各级管理人员全面了解机关服务经营情况，有的放矢地开展工作，增强调控能力，盘活资产效能。