机关事务房产管理信息化建设基础信息统计方法探析

　　 文/马存新

　　机关事务房产管理信息化建设是落实机关事务标准化信息化建设要求的重要举措，对于提高房产管理效能具有重要意义。做好基础信息统计工作的目的是摸清房产存量底数、使用现状、存在问题，是解决房产超标违规、闲置浪费、配置低效的基础保障，需要采取规范、标准的数据采集方式，以满足业务工作需求为基础，以简单、实用、高效为方向，以绩效原则为标尺，精准开展房产信息统计，做到制度精练、内容明晰、指标量化、管理标准、流程细致，保障数据的规范使用和高效利用。 

　　明确房产台账的主要内容 

　　房产信息统计要重点体现实物台账信息，主要描述清楚房产基础情况，包括是整体房源还是零散房源、院落和楼栋数量、建筑面积数量、使用面积数量、楼层分布、房间分布、功能类型、使用单位分布情况等；房产使用情况，包括在用、出租出借、闲置情况，以及超标违规、安全隐患、债权债务情况等；房产管理情况，包括权属、配置、维修、处置情况等。因此，房屋基础信息统计应以准确建立实物资产账为目标，以院落即同一地址的若干楼栋的集合为基础，以楼栋即房屋的主体为核心，以楼层至房间即房屋的最小单元为支撑，采取递进方式逐层建立院落台账、楼栋台账、楼层台账和房间台账，并通过将使用单位采取全部精准数据链接到房间的方式，建立使用单位台账，精准描述房产所有基础信息。在配套房产台账信息采集上，可采用三维建模，通过手机、智能手机云台、专业激光3D相机、全景相机、手持激光扫描仪等设备，自主对房屋建筑等资产进行3D建模，并通过系统自动导入、存储，在系统中随时浏览查询，辅助了解资产的外观及使用情况。在院落地图上直观展示房屋的楼层信息，用户可以通过在线CAD绘图服务，对房屋在线进行图纸绘制并展示，绘制结束后可以保存系统。 

　　理顺与财务账的对应关系 

　　在建立基础信息实物账的同时，房产信息系统要着重解决实物账与财务账的对应逻辑关系问题，逐步解决财务资产登记不规范、不全面、不准确的问题，为“账账相符”提供支撑保障。实物账以房产台账形式体现，重点描述房产的现有状态，财务账以资产卡片形式体现，重点描述财务入账的基本情况。资产卡片由于财务入账方式原因，同时存在楼栋整体入账、局部入账、未入账等多种情况，还有多处房产记入同一财务账的情况，因此房产台账与资产卡片存在一账对多卡、多账对一卡、多账对多卡等多种可能性。因此，在两账对应的功能设计上，应当允许双方采取较为灵活的对应方式，在房产台账上可以链接一个或多个对应资产卡片，在资产卡片上也可以链接一个或多个对应院落、楼栋。在具体对应方式上，应当以房产台账的房间作为资产卡片的对应基础，通过明确资产卡片与房间的强关联关系，精准把握房屋资产卡片对应的是整栋楼的资产账还是局部房间的资产账，清晰展现楼栋、院落的全面对应关系。 

　　房产台账与土地的逻辑关系也涉及财务账问题，主要是有的土地在财务入账时登记到无形资产账中，有的仅作为房产财务账的部分信息登记，还有未入账的情况，因此可以将所有土地以资产卡片方式进行全面登记，并分别标记为入土地财务账的土地、入房产财务账的土地和未入账土地3种类型。考虑到土地对应房产存在一地对多房的情况，因此在具体对应单元上，应当以房产台账的楼栋作为土地卡片的对应基础，明确土地卡片对应的是哪些楼栋，并通过建立对应关系，从而全覆盖掌握房屋院落中土地分布情况。 

　　摸清权属登记的基础信息 

　　权属管理是房产管理的基础，特别是办公用房权属统一登记工作更是依赖于精准完成权属登记信息采集。房产权属基本信息应当属于房产台账的重要组成部分，在以往的信息系统建设实践中发现，直接进行权属信息台账登记，由于存在多处房产共用同一权属证书的情况，会造成权属信息重复；同时，由于信息登记的规范性差异，极易导致总量不准，权属信息依附台账也不便于对权属登记的重点管理。考虑到权属登记的重要性和复杂性，应当建立独立的功能模块，对现有的不动产权登记证、房屋产权证、土地使用权证三类权属登记证书，建立完整的权属登记信息库，实现全口径登记分类。在摸清底数后，应当将权属登记信息逐个关联到房屋台账的楼栋，从而完成未进行权属登记房产的排查、应当登记到机关事务管理部门名下或主管部门名下但仍登记到本单位或下属单位名下房产的排查，并以此为据有针对性地开展权属登记工作。 

　　完善使用信息的数据采集 

　　房屋现状信息的特点是相对稳定，例如房产的建筑面积和使用面积在一般情况下不轻易发生变化，但使用信息的特点不同，它因管理情况的变化存在动态性变更的特点。因此对使用信息的登记可通过独立的登记模块，再链接到房产台账的楼栋台账，实现在不影响楼栋信息的基础上，使用台账实时可改、动态更新。在使用信息统计内容上，重点是对出租出借状态房屋和闲置状态房屋进行登记。对于出租（借）的，应当统计出（借）的用途、承租（借）方、租（借）的起始和终止日期、租金情况、是否上缴财政，通过信息采集可掌握出租（借）是否符合政策，是否保障国有资产收益等。对于闲置的，应当重点统计清楚闲置原因、闲置面积，为房产的分类处置利用提供基础依据。对于人员使用问题，应当结合单位和人员级别自动匹配控制标准，通过链接到房间信息自动分配使用面积，以标准和使用面积的对应实时动态掌握规范使用情况。在掌握个人使用情况的基础上，还应该对单位的规范使用情况进行掌握，遏制未经批准改变功能、租用借用、出租出借、违规占用等各类问题。同时，对存在的房产安全隐患要重点登记隐患类型，分清结构隐患、设备隐患或消防隐患等，明确隐患部位是局部还是整体，具体在哪个部位，是否进行了安全鉴定，以及鉴定等级等，并及时采取措施逐步消除和化解隐患，保障房产安全使用，坚决防止事故发生。对于债权债务问题要重点登记债务纠纷类型和历史沿革，为有针对性收回权益、化解债务，逐步解决历史遗留问题，防止国有资产流失提供保障，也为闲置资产处置利用扫清障碍。 

　　掌握管理导致的台账变动 

　　房产管理可分历史管理事项和新增管理事项，对于历史管理事项多以档案形式进行记录，通过文字、图片、图纸、原始扫描件等用以佐证，新增管理事项体现在系统建成后的对于房产的全生命周期管理。由于管理与台账信息紧密相关，为保障台账与管理实时联动，应当将台账作为新增管理事项发起的基础，在办理业务时先选择台账，并明确系统业务与台账的逻辑关系，保障台账数据在业务办理后及时更新。第一类是台账整体变更，可由系统根据业务自动建立或消除，但需要业务单位进行确认把关。主要是办完调剂业务的，调剂调入方应办理台账调入，调出方办理调出；办完置换业务的，置换方应消除现有房产台账，建立置入房产台账；办完租用和建设业务的，单位应建立租用和建设房产台账；办完拆除和拍卖业务的，单位应消除现有房产台账。考虑到机关事务管理部门管理的集中办公区房产一般是局部房源调剂利用，业务办理后仅需变更使用单位台账即可。第二类是台账信息变更，应自动实现房产台账相关信息的返写。主要是权属登记、转换用途、出租、维修等业务完成后，房产台账对应的信息应自动发生变更，保障及时准确、动态更新。 

　　优化基础信息的查询分析 

　　优化查询分析设计，以简洁的系统界面，实施标准流程完成信息采集后，通过数据分析、汇总、比对，为管理工作提供更为直观和便捷的手段。查询要全口径全范围，在各个功能模块设立信息查询功能点的基础上，注重打通业务束缚，形成专有查询分析中心，形成完整的数据展示窗口，使业务处理更灵活、信息查看更全面。对于基础台账的查询，既要有现有情况的查询，还要有历史情况的查询，对于业务办理的查询，既要有办结状态的查询，还要有办理推进情况的查询。在统计分析上，应当注重形式多样化、便捷化、实用化。 

　　可采用专题图表方式，以院落、楼宇为单位，按照房产的使用情况采用图表方式直观地反映出房产管理使用情况，可采用数据大屏方式，对办公用房管理情况“一屏汇聚”、动态展示，全面反映办公用房的使用情况、管理状态以及潜在趋势。可采用以图管房方式，依靠地理化信息系统进行房产信息查询，系统调用相关属性数据，通过直观展示，为办公用房的管理和决策提供有力支持。同时，应当建立与电脑端配套的移动应用系统，实现移动查询，随时随地掌握房产管理动态。 

　　当前，房产信息系统建设信息化随着大数据、云计算、物联网、区块链、人工智能等先进技术手段发展正在加快迭代更新，数字化、智慧化进程不断加快，同时房产管理业务发展也为信息化发展提出了新要求，在探索优化房产基础信息统计的过程中，需要注重功能优化、程序简化，不断总结已有经验，持续改善工作方式方法，为标准化、规范化开展房产管理提供扎实保障。