人工智能技术赋能新时代办公室工作的思考

　　 文/邹柳炘

　　人工智能技术的快速发展，正在深刻影响社会生活各方面，也为新时代办公室工作的创新变革带来新的契机。习近平总书记指出，新时代办公厅工作要“坚持守正创新”。新时代背景下，如何在守正的基础上做好创新，积极探索人工智能赋能办公室工作的应用场景，找到两者之间的融合点并探索其实现路径，正成为办公室工作亟待解决的全新课题。 

　　准确把握办公室职能作用与人工智能的融合点 

　　习近平总书记强调，新时代办公厅工作要“围绕中心、服务大局，有效发挥统筹协调、参谋助手、督促检查、服务保障等职能作用”，为办公室的工作指明了方向，提供了根本遵循。办公室作为综合办事机构，肩负着特殊重要职责、发挥着特殊重要作用。思考和探索人工智能赋能办公室工作，最首要的是准确把握办公室职能作用与人工智能的融合点。 

　　从20世纪50年代起源至今，人工智能取得了图像识别、声音识别和自然语言识别等诸多关键技术突破，特别是近年来基于生成式人工智能、大模型等技术的ChatGPT、DeepSeek、无人驾驶等应用一次次展示出其强大的数据处理、自动化流程优化、自然语言交互和智能决策支持能力，人工智能技术完成了从识别和感知客观世界到能像人类一样生成和创造的质的飞跃。人工智能技术优势与办公室工作需求高度契合，能够为实现新时代办公室工作的高质量发展提供技术支撑。从政治引领层面，运用人工智能工具进行信息筛选、政策解析，可以保障政治学习的及时性与精准性，确保上传下达过程中政治立场坚定、方向不偏。从业务提升层面，通过人工智能挖掘过往公文案例、比对流程数据、构建优化模型，可以提升工作效率。从协调沟通层面，通过人工智能分析跨部门协作数据，能够提供精准策略，强化综合办事能力。从服务保障层面，通过人工智能精准“翻译”基层和员工诉求，可以实现标准化、高效化回应，确保服务质量和效率。 

　　探索人工智能赋能办公室核心职能的实现路径 

　　在明确融合方向的基础上，紧紧围绕办公室四大核心职能探索人工智能赋能的实现路径，构建“需求牵引—技术适配—措施保障”的赋能体系，通过人机协同打造工作新范式，真正将人工智能的技术优势转化为办公室工作的实际效能。 

　　统筹协调方面，从人工到智能重构资源调度。做好办公室工作，发挥中枢的承上启下、沟通内外作用，履行好统筹协调的“职”与“责”。从一定意义上讲，办公室中枢作用发挥得好与坏，协调与服务职责履行是否到位，将直接影响整个组织的工作效率和工作质量。传统模式下，统筹协调工作包括会议组织、任务分配和资源调配等，高度依赖办公室工作人员的责任心、组织和沟通能力，容易出现多头协调不畅、资源错配、进度失控、效率低下的问题。引入人工智能后，可以充分利用智能助手，快速协调各方时间，自动发送会议或活动邀请，实时生成记录和纪要；跨部门协作时，借助大数据打破信息孤岛，自动生成精细任务计划，精准派遣适配人员，避免“大材小用”或“小材大用”；还可以优化资源调度，实时追踪任务进度，提升协作效率，保障工作顺利推进。 

　　参谋助手方面，从经验到数据驱动决策支持。办公室是决策参谋部门，要具备敏锐的洞察力和扎实的信息分析能力，为领导及时提供决策建议和风险评估，还要具备沟通协调能力和良好的综合文字水平，确保决策执行顺畅与高效。传统模式下，提供决策多倚重工作人员经验，主观性强、风险高，容易出现信息滞后和不准确的情况。引入人工智能后，办公室工作向智能化方向转型，打造智能数据分析平台，使之成为办公室的“最强大脑”，将政策研究、行业动态、经营数据、财务状况、过往案例尽收囊中，通过深入挖掘数据背后的价值，一键检索为领导提供精准、全面的信息支持，推动经验决策向数据智能决策转变。 

　　督促检查方面，从人工到自动赋能精准督导。督促检查是组织推动重点工作、落实重大决策的重要抓手。实践工作中，往往通过督查督办工作机制，跑好抓落实的“第一棒”，对纳入重点工作的事项及时分解、跟踪进展，适时催办确保落实。传统模式下，督促检查工作往往依赖于人工巡查或抽查，虽引入了信息化手段，但实际操作仍是清单式地进行信息传递和协同督办，效率低下且无法全覆盖。引入人工智能后，以技术驱动的“人工智能+人工”督办模式，能够实现数据实时采集、任务全程跟踪、问题自动识别、风险精准预测和整改闭环管理，并对落实情况进行多维度的智能审核和效能评估，助力办公室工作人员专注于制度设计和绩效管理，推动督查督办由“走马观花”向“精准画像”转变，全面提升督查督办的科学性、精准性和实效性。 

　　服务保障方面，从被动到主动构建智能服务体系。服务保障做得好不好是衡量办公室工作的根本标准，传统模式下，服务保障常常滞后于需求，响应速度慢且难以满足个性化诉求。引入人工智能后，打造智能后勤管理系统，能够推动工作效率与满意度双重提升。 

　　面临的挑战与应对策略 

　　人工智能技术的融入无疑极大提升了办公效率，但也伴随着诸多复杂的风险，如统筹协调时责任归属难以确定、参谋决策中存在数据偏见问题等。应对的关键在于建立规则，以制度明确人工智能在新的工作模式中人与人、人与机器的责任边界，防范工作人员作为人工智能“使用者”与“监管者”双重角色中的避责问题；围绕人工智能预测、模拟决策结果开展研讨，打破人工智能在参谋决策时遵循数据层面的路径依赖。 

　　随着人工智能技术在办公室工作中的应用越来越广泛，数据安全问题日益凸显。办公室涉及大量敏感数据，在智能设备和软件交互中，数据容易泄露或被篡改，应对的关键在于“防”。要建立健全数据安全管理制度和流程，明确使用权限和责任分工；加强员工数据安全培训和教育，以案示警增强防范意识；采用先进的加密技术和访问控制手段筑牢技术屏障，定期进行漏洞扫描和安全监督。 

　　办公室工作人员的传统技能逐渐被替代，数字化转型需求迫切。一方面，数字化技能鸿沟横亘眼前，工作人员难以驾驭复杂的智能工具；另一方面，人们对技术过度依赖将缺乏创新思考能力，导致人工智能技术的应用效果不佳。应对的关键在于推动培训与激励，构建分层分类培训体系，新手学基础操作、进阶者探算法原理、骨干钻研创新融合，提供与岗位适配的培训；完善激励机制，将技能认证、创新奖励与晋升挂钩，激发员工学习动力；培养人机协作思维，保持开放、创新和自主的心态，将人工智能作为提升工作效率和质量的助手。 

　　人工智能技术正在深刻改变着传统的工作模式，从“人找信息”到“信息找人”，从单一任务执行到多任务协同。办公室工作人员亟须找准人工智能技术赋能业务的“路”与“桥”，及时更新知识结构和专业技能，掌握人工智能工具的使用方法，提升数据分析、文档处理和任务管理等专业能力，激发创新力探索新的工作模式，将技术红利转化为履职能力，以新质生产力推动办公室工作高质量发展。