机关文印信息化建设实践研究

　　 文/许福成 杨凤琳

　　在国家治理体系和治理能力现代化的背景下，机关文印管理工作已从基础保障性、服务性等边缘职能，转向建设和支撑职能，是党政机关高效有序运行的重要保障。党的十八大以来，习近平总书记立足信息化发展大势和国内国际大局，明确提出“没有信息化就没有现代化”“以信息化驱动现代化”，深刻阐明了信息化在社会主义现代化建设全局中的重要地位和作用。做好新时代机关文印工作，必须用科技手段服务、推动、实现现代化，以信息化建设融入新发展格局，为更好服务党和国家中心工作、更好服务国家治理体系和治理能力现代化蓄势赋能。 

　　基于ISO9001认证的机关文印信息化建设实践 

　　ISO9001质量管理体系认证作为国际公认的质量管理标准，其核心在于通过持续改进的方式，确保产品或服务的质量满足顾客需求及法律法规要求。2024年3月，生态环境部机关服务中心将ISO9001质量管理体系认证引入机关文印信息化建设，拟通过标准化、规范化的管理流程，提高文印工作的规范性、透明度和可控性，提升整体服务效率与质量。中心编写了ISO质量手册和程序文件等标准文件，组织人员参加ISO质量管理体系培训。2024年4月，组织申报ISO质量管理体系资格证书，5月通过中国质量认证中心认证。 

　　——强化内部制度建设，保障高效安全。在ISO9001质量管理认证的过程中，强化内部制度建设是首要一环。中心依据ISO9001标准要求，对现有文印管理制度进行了全面系统梳理和评估，找出了制度中存在的不足和空白点。结合文印工作的实际需求和特点，制定完善《文印档案电传处保密工作守则》《涉密文件管理“十必须”》《保密工作“十不准”》等一系列管理制度，覆盖了文印工作全过程，加强了保密安全管理。同时，通过定期组织制度培训和考核，确保全体员工能够熟练掌握并严格执行各项管理制度，对制度执行情况进行定期检查和评估，确保制度落实。 

　　ISO9001质量管理认证强调过程管理，即对工作运转流程的规范。中心在认证过程中，引入先进的流程管理理念和方法，对工作运转流程进行了全面梳理和优化，确保每一项工作都能按照既定的流程和标准执行。通过制定详细的操作规程和作业指导书，明确了每个环节的具体操作要求和标准。此外，建立了流程执行监督机制，定期检查和评估流程执行情况。 

　　为进一步提高工作效率和质量，中心引入先进的信息化手段开展流程管理。通过建立文印管理系统，实现了对文件处理流程的全程监控和可追溯性管理，提高了工作效率，增强了管理的科学性和透明度。 

　　——加强质量监控，建立健全机制。ISO9001质量管理认证强调质量监控与持续改进的重要性。中心建立了完善的质量监控体系和持续改进机制，确保文印工作质量和效率不断提升。 

　　建立质量监控体系。通过设立专门的质量监控岗位，对文印工作的全过程进行实时监控和评估。同时，健全服务对象满意度投诉和反馈机制，及时收集和处理服务对象的意见和建议，以便及时发现问题并采取相应措施加以改进。 

　　建立持续改进机制。通过定期组织内部审核和管理评审等，对文印工作的质量和效率进行全面分析评估。在此基础上，优化工作流程、改进设备性能、提升员工技能。 

　　注重持续改进。通过建立持续改进的长效机制和激励机制，鼓励全体员工积极参与质量改进活动，形成全员关注质量、全员参与改进的良好氛围。加强与其他中央国家机关文印同行的交流与合作，借鉴和引进先进的管理理念和技术手段，不断提升自身的竞争力和服务水平。 

　　——优化干部队伍，提高专业能力。干部队伍是文印工作的核心力量，ISO9001质量管理认证要求注重干部队伍建设与优化，以提高整体工作效能和服务质量。 

　　注重人才选拔和培养。通过制定科学合理的人才选拔机制，吸引了一批高素质、专业化的人才加入文印工作队伍。同时，建立完善培训体系，定期组织职工参加培训和交流活动，提升专业素养和综合能力。鼓励职工自主学习和创新实践，不断提升自我价值和业务能力。 

　　注重团队建设和管理。通过建立完善的团队管理制度和激励机制，营造了团结协作、积极进取的工作氛围。鼓励团队成员之间相互学习、相互支持、相互协作。建立有效的沟通机制，确保团队成员之间及时交流信息、分享经验、解决问题。 

　　注重团队建设的稳定性和发展性。通过制定科学合理的职业发展规划和晋升机制，为文印团队提供了广阔的职业发展空间和晋升机会。注重职工心理关怀和人文关怀，关注其工作和生活状态，帮助他们解决实际困难和问题，提升团队整体能力。 

　　推进机关文印信息化建设的对策与建议 

　　提高政治站位，强化信息化意识。机关文印部门应深刻认识到信息化建设的重要性和紧迫性，提高政治站位，增强服务大局意识。通过日常机制化的培训和教育，使职工明确管理要求和建设目标。同时，管理人员应综合思考各种影响因素，与文印各岗位人员深入交流，了解意见和建议，共同推动信息化建设。定期开展培训，加强信息化技术应用，将后勤服务保障管理工作与现代信息技术相融合。加强从业人员培训，提升高级管理人员的宏观统筹能力、中层管理人员的管理理论和技能素养、基层技术人员的服务意识与业务能力，培育一支懂管理、懂业务、懂技术的专业队伍。 

　　深化标准化管理，加强系统创新研发。文印信息化建设工作应基于信息化总体框架，聚焦文印业务需求，与公文流转、电子公文远程传输等业务板块信息化并列，作为信息化总体顶层设计的组成部分予以推进，补齐文印信息化建设短板，将新功能运用嵌入已有的综合门户平台。在建设专网公文管理系统过程中，不断扩充系统功能，加快与其他业务系统衔接，全面发挥系统功能。坚持问题导向和需求导向，构建和完善大数据信息追踪查询系统，借助现代化技术和科技手段对专网公文管理系统进行创新，结合文印岗位工作特点，制定文印部门工作发展要求的管理方案，精准定位服务对象的现实需求，将文印管理工作落实到位，实现对机关不同群体的精准服务，实现高效完成重点工作任务的服务保障目标。如探索“互联网+文印服务保障”，整合收文登记、文件排版、公文校对、数码印刷、电子公文网传、纸质件发送和信息在线查询管理等资源，建设“智慧文印”综合管理服务平台，实现“一网式”集中管理、“一站式”精准服务。强化数据共享功能，在数据平台作用下，强化文印部门电子数据信息的传输和使用安全，推进数据共享和数据传输交互等环节的便捷操作，实现电子数据安全和文件运转安全，减轻文印人员工作负担。借助信息化技术，发挥技术优势，加强系统之间关联性，为各项工作有序进行提供支持。 

　　执行绩效监督机制，推动机关文印服务高质量发展。通过绩效评估，促使组织提高服务效率和效益，将评估结果作为完善管理工作的意见。要运用现代管理理论及其科学的方法、标准、效率、效益和效果等评估与管理，把考核指标同机关建设的标准化、信息化相结合，明确绩效管理评估指标，将个人工作完成情况、重点任务参与保障和服务事项等内容纳入绩效考核范围，为打造高质量机关文印管理提供保障。