数字赋能助力降本增效——以陕西省机关事务服务中心数字化改革为例

　　 文/任彬 吴文博 王益君

　　在党政机关习惯“过紧日子”的要求下，通过有效的管理和改革手段实现降本增效的目标，具有现实紧迫性。本文将深入分析陕西省机关事务服务中心在数字化改革中推动降本增效的举措，包括如何整合资源、提高服务质量、完善系统功能等，并从中提炼可供参考的理论与实践经验。 

　　理论框架 

　　本文基于TOE理论与耦合理论，从技术、组织、环境3个维度构建陕西省机关事务数字化降本增效理论分析框架。TOE理论，即“技术—组织—环境”理论框架，该理论提出了3类影响组织采纳与应用创新技术的因素，即技术因素、组织因素与环境因素。其中，技术因素主要是指信息系统领域的各类技术手段、技术的创新性、技术与组织的适配性等；组织因素涉及了组织的方方面面，主要包括组织资源、为达成目标的组织行为等；环境因素主要涉及政策环境、经济环境等。 

　　耦合理论中“耦合”作为一个源自物理学领域的概念，是指两个及以上系统（或运动方式）间彼此相互作用、影响乃至联合起来的一种现象，常被用来表征各子系统间良性互动下的一种相互依赖、协调、促进的互动关系。系统耦合理论打破了原有各子系统要素间相互独立的状态，通过功能耦合实现系统各组成部分的有机融合，进而形成新的结构功能体系。 

　　在技术维度上，数字化改革的主要推动力源自信息技术的飞速发展。陕西省机关事务数字化改革以“智慧+共享”模式，结合耦合理论创新出“智慧+共享”机关事务系统，这一系统有效简化了办事流程，减少了人员干预，促进了降本增效。在组织维度上，数字化改革要求机构内部的结构调整和流程再造，以更好地适应信息化管理的需求。在环境维度上，国家政策大环境、技术资源的丰富以及日常工作的迫切需求，促进了机关事务数字化改革的顺利推进。这3个维度相互协同，形成了内外兼修的改革驱动力，全面推动了陕西机关事务数字化改革。 

　　陕西机关事务数字化改革实践 

　　为全面贯彻落实党的二十大和二十届二中、三中全会精神以及习近平总书记关于机关事务工作的重要指示精神，陕西省机关事务服务中心着力建设智慧机关事务平台，以提升机关事务管理能力和服务水平。该平台建设秉持“统筹发展、数据驱动、共建共享、安全可控”的思路，运用数字科技手段，积极构建“1+1+2+3+N”智慧机关事务体系框架，打通数据壁垒，建设智慧机关事务服务系统与智慧机关事务管理系统两大系统，促进机关事务工作实现精细化管理、精准性服务。 

　　陕西省机关事务数字化“智慧机关事务平台体系架构”，其中，第一个“1”是编制一份建设规划。在《陕西省机关事务数字化建设规划》中，明确系统建设、数据规范和服务接口的建设标准，并从基本原则、主要目标、重点任务等方面细化建设内容，夯实机关事务数字化的基础。第二个“1”是打造1个大数据中心。通过数据采集、处理、存储及共享体系建设，打造安全稳定、海量存储、开放共享的数据中心，形成机关事务完整数据目录和核心数据库，实现对数据分布、动态变更等情况的追踪监控，提升数据质量。“2”是建设两个“智慧”平台，智慧机关事务管理平台和智慧机关事务保障服务平台。“3”是指移动用户端、PC管理端和大屏指挥端三端协同。“N”是建设升级N个业务子系统。 

　　智慧机关事务管理平台充分利用现有的软硬件基础设施，优化并整合资源，涵盖了资源统筹与内部管控两个模块。其中资源统筹模块包含公务用车管理系统、园区3D数字孪生系统、房地产信息管理系统、公共机构节约能源资源系统、住房管理系统、资产管理系统、机关事务大数据系统、机关事务指挥系统、项目管理系统等；内部管控模块包括办公自动化系统、内部资产管理系统、财务管理系统、门户网站管理系统、内部运行管理系统等。 

　　在公务用车管理系统方面，陕西省机关事务服务中心强化了日常使用管理，完善了数字化出行体系，提升了车辆综合使用效率，从而进一步节约了公务出行成本。系统优化了报表统计、自动巡检等功能，提升了系统的实用性和用户体验。此外，通过升级北斗定位设备，公务用车的里程、能耗、使用率等数据的统计更加精准科学，实现了降本增效的目标。同时，引入分时租赁与社会化租赁等用车模式，丰富了公务出行保障方式，全面推进平台的国产化适配进程，并通过信息安全等级保护测评，提高了平台的安全性。目前，公务用车实现“全省一张网”管理，全省39304辆公务用车运行监管良好，年度网上派车订单数达到103万单，车辆上线率达到了92%。 

　　在公共机构节约能源资源综合信息平台的升级方面，陕西省机关事务服务中心以碳达峰碳中和为目标，充分发挥党政机关在节能领域的示范引领作用，深入推进全省公共机构综合信息“一张网”建设。统一推广应用全国公共机构节约能源资源综合信息平台，按期统计、汇总、上报公共机构用电、用气、用水等情况，通过加强计量器具的配备，严格实行能源资源的分户、分类、分项计量，并利用物联网和无线网络等技术，实现了公共机构用电、用气、用水等能源资源的实时监控。平台不仅实现了能耗信息的自动采集、数据传输、统计分析和高耗能情况的诊断预警，还通过大数据技术分析各地区、各类型和各设备的节能降碳水平，显著强化了数据结果的应用能力，进一步实现了降本增效的目标。 

　　在协同办公板块建设方面，陕西省机关事务服务中心依托“秦政通”平台，构建了智慧办公自动化系统，现已上线收发文、信息发布、请休假、会议预订等9个业务流程和督察督办、流程代理等4个业务板块，涵盖日常办公、党务工作、公文审批、即时通信、视频会议、会场申请、档案管理、资产管理和业务学习等多项功能，全面提升了办公运行的数字化、智能化水平。通过加快一体化协同办公体系的建设，实现了机关内部“一件事”高效协同办理，优化了内部业务流程，增强了数字赋能效果，提高了办公效率。 

　　陕西省机关事务服务保障平台深入运用数字技术与互联网思维，创新机关事务服务模式，优化保障服务体验，实现管理与服务的高度协同与有机融合。其服务保障模块包含了智慧机关后勤服务及保障卡系统、园区安防保障系统、智慧物业服务系统、智慧食堂餐饮服务系统、智慧会务服务系统和智慧门诊医疗服务系统。 

　　在智慧食堂系统建设方面，引入了刷脸和刷卡功能，并提供了线上平台，干部职工可以实时查看各食堂的菜品和就餐拥挤度。此外，餐厅取消了传统排队机制，通过扫码点餐或使用智能震动牌来提醒用户及时取餐。在健康管理方面，智慧食堂利用数据驱动的决策支持功能，将健康数据与饮食选择精准匹配。基于个体健康状况的推荐机制，不仅提升了饮食健康水平，还减少了食品浪费。原材料采购过程已全面线上化，通过电子集采平台实现数据留痕，确保了采购流程的透明性和公开性。系统通过智能化策略优化了采购决策，从而有效降低了采购成本。设备升级方面，智慧食堂配备了智能秤，运用物联网技术，自动记录订单信息和物品参数，并实时回传数据，确保每个供货环节的精准性和可追溯性。 

　　中心还推广了一体化智慧安防体系，整合视频监控、门禁、报警及消防等应用系统，实现动态监测、智能预警和快速处置。访客管理方面，系统提供了便捷的预约记录、访客登记、访客列表和访客配置功能。访客预约记录模块允许访客进行预约，并支持管理员查看和审核预约记录，统计不同状态的预约数量。访客登记功能允许管理人员录入访客信息，支持二维码或身份证通行，批量导入、导出和删除数据，提高了访客信息管理的效率。访客列表集中展示预约和登记的访客信息，实时更新统计数据，并支持数据导出。访客配置功能允许设置访客在拜访时间内的通行次数，实现灵活管理且减轻工作人员负担。